Papirløs dokumenthåndtering

Future of Work krever papirløs dokumenthåndtering

Fremveksten av digitale teknologier har gjort det papirløse kontoret til en sann mulighet. I tillegg til å spare penger og redusere karbonavtrykket ditt, kan eliminering av papirdokumenter dramatisk forbedre produktiviteten, sikkerheten og samsvaret.

For å virkelig gi slipp på papiret, trenger du imidlertid et overlegent papirløst dokumenthåndteringssystem. Riktig teknologi vil gjøre det enklere å digitalisere dokumenter, holde dem sikre, sørge for at de er enkle å finne, og gjøre det mulig for medarbeiderne dine å dele dem på en trygg og kontrollert måte med kunder, partnere og kolleger.

Som en intelligent informasjonshåndteringsløsning, M-Files leverer alle funksjonene du ønsker fra en papirløs dokumenthåndteringsløsning. Fra å samle data og bryte ned informasjonssiloer til å automatisere arbeidsflyter og redusere forretningsrisiko, M-Files strømlinjeformer bedriftens dokumentadministrasjon og forbedrer i stor grad hvordan du gjør forretninger i en digital verden hvor du kan jobbe fra hvor som helst.

Industri-seksjon-bilde-1-beskåret

Fordelene med et papirløst kontor

Overgang til et papirløst system kan være en utfordring. Å rekonfigurere papirbaserte arbeidsflyter og forplikte seg til å følge ny praksis tar tid og engasjement. Men med den riktige dokumenthåndteringsløsningen (DMS), vil fordelene med et papirløst kontor gjøre all innsatsen din verdt.

Kostnadsbesparelser

På et papirløst kontor vil du selvsagt spare på kostnadene for papir, blekk, lagring og utskriftsutstyr. Men du vil også spare penger ved å gjøre det enklere for arbeidere å finne og dele filer, og ved å strømlinjeforme innsatsen for sikkerhet og samsvar.

Strammere sikkerhet og enklere etterlevelse

Digitale dokumenter kan beskyttes med mye sterkere sikkerhetstiltak som kryptering og tilgangsbegrensninger. Og det er mye enklere å lage et samsvarsrevisjonsspor for tilgang til og endringer som er gjort i digitale dokumenter.

Enklere tilgang

Digitale dokumenter er lett tilgjengelige fra hvor som helst, når som helst, på praktisk talt alle enheter. Denne bekvemmeligheten resulterer i raskere forretningsprosesser, bedre samarbeid og mer produktive arbeidsdager.

Automatisk oppbevaring og sikkerhetskopiering

På det papirløse kontoret trenger du ikke lenger å lage fysiske sikkerhetskopier av dokumenter eller bekymre deg for hvor lenge disse boksene med poster skal oppbevares eller når de skal makuleres. Ved å automatisere oppbevaring og sikkerhetskopiering kan du spare tid og penger samtidig som du lar IT-administratorene fokusere på andre oppgaver.

Redusert karbonavtrykk

Å eliminere bruken av papir, blekk og tonere kan ha en betydelig innvirkning på karbonavtrykket ditt.

Fordel-Reduser-Bedriftsrisiko-800

Hvordan automatisere arbeidsflyter

For å støtte papirløs dokumenthåndtering, M-Files gjør det enkelt å automatisere dokumentarbeidsflyter som øker produktiviteten og eliminerer manuelle feil. Med M-Files Arbeidsflytmotor, du kan lage tilpassede arbeidsflyter basert på eksisterende manuelle forretningsprosesser. M-Files kan automatisk lage oppdrag for kollegaer og følge opp for å sikre at ting er i rute. M-Files bruker metadata-tagger for å lede hvert dokument gjennom stadiene i en arbeidsflyt, og oppdaterer automatisk metadata når filen flyttes fra et utkast til skjema gjennom gjennomgang, et kommentarstadium, godkjenning og signatur.

Å aktivere dokumenter som kan signeres elektronisk kan bidra til å akselerere arbeidsflyten. Med M-Files ' elektroniske signeringsfunksjoner, kan du tillate hvem som helst å signere et dokument fra hvor som helst på jorden på en sikker og kontrollerbar måte. M-Files verifiserer ektheten til signaturen, lagrer umiddelbart de signerte dokumentene i henhold til retningslinjer, og starter arbeidsflyter som støtter arkivering og gjenfinningsregler.

M-Files : Et smartere papirløst dokumenthåndteringssystem

M-Files er en skybasert, intelligent informasjonsadministrasjonsløsning som tilbyr overlegne verktøy for papirløs dokumenthåndtering. Med M-Files , kan dine ansatte enkelt digitalisere papirdokumenter og få tilgang til digitale poster fra hvor som helst, uansett hvor de er lagret eller i hvilket format. I tillegg, M-Files automatiserer dokumentarbeidsflyter og gjør det enklere å administrere dokumentets livssyklus.

Konverter papir til digitale filer

M-Files Optical Character Recognition (OCR)-funksjoner lar deg søke og hente informasjon fra skannede dokumenter, noe som gjør dem enklere å organisere, lagre, administrere og hente.

Lagre og hent dokumenter raskere

M-Files organiserer dokumenter med en mappeløs løsning støttet av robust automatisering. I M-Files , hvert dokument er merket med metadata om hva som er i dokumentet, hvem som har opprettet det, hvem som trenger å se det, og mye annen viktig informasjon. For å finne en fil trenger du ikke lenger å vite hvor den ble lagret. I stedet kan du legge inn noen få detaljer om dokumentet i M-Files søkefeltet og koble til informasjonen din med bare noen få klikk.

Eliminer datasiloer

M-Files ' AI-drevet teknologi finner og kobler sammen dokumenter som finnes i hele organisasjonen i forskjellige systemer, depoter, nettverksmapper, plattformer, applikasjoner og enheter. I stedet for å flytte alle disse dokumentene til et sentralt depot, M-Files lar hvert dokument stå på sin plass samtidig som det gir en enkelt visning av all informasjon i organisasjonen. Som et resultat kan du enkelt bryte ned informasjonssiloer og få tilgang til ethvert dokument på sekunder.

Oppbevar dokumenter trygt

M-Files gir automatiserte, rollebaserte brukerrettigheter som gjør det enkelt å kontrollere hvem som har tilgang til filer. Tillatelser endres automatisk når det er endringer i organisasjonen eller arbeidsgruppene.

Unngå versjonshodepine

M-Files ' Papirløs DMS-programvare beholder én definitiv versjon av hvert dokument, slik at du aldri trenger å bekymre deg for at flere versjoner sendes frem og tilbake. For å samarbeide om en fil, del ganske enkelt en lenke til den autoritative versjonen med kolleger, kunder og partnere. Flere brukere kan redigere og gjennomgå dokumenter samtidig.

Integrere M-Files med favorittverktøyene dine

M-Files integreres enkelt med de fleste vanlige bransjeapplikasjoner og produktivitetsløsninger. Det betyr at medarbeiderne dine kan dra nytte av kraften til M-Files ' papirløse dokumenthåndteringsfunksjoner uten å måtte lære et nytt verktøy eller logge på en ny plattform. Fra Microsoft 365, SharePoint og Teams til Salesforce og Google Workspace , M-Files lar deg få tilgang til dokumentene dine med applikasjonene du bruker hver dag.

I tillegg, M-Files integrerer data på tvers av alle systemene dine for å eliminere datasiloer. Enten dokumentene dine er lagret i nettverksmapper, eldre ECM-løsninger eller på individuelle enheter, får du én enkelt visning av innholdet ditt som gjør det enklere å organisere, administrere og sikre det papirløse kontoret ditt.

Fordel - Eliminer informasjonskaos

Hvordan M-Files muliggjør effektivitet for virksomheten din?

Raskere søk

Det du trenger, når du trenger det. Det er veien M-Files fungerer. Raskt, enkelt og intuitivt.

Lær mer

Kjennskap

Du kan bruke de daglige favorittverktøyene dine, for eksempel MS Teams eller Salesforce for å administrere dokumentene dine.

Lær mer

Enkelt samarbeid

Del innhold sikkert, og medforfatter dokumenter samtidig – uansett hvor du jobber.

Lær mer

Strømlinjeformet daglig arbeid

La M-Files foreslå koder for dokumentene dine og legg til arbeidsflyter for raskere behandling.

Lær mer

Fordel-Reduser-Bedriftsrisiko-800

Hvorfor velge M-Files ?

M-Files er valget av tusenvis av organisasjoner i mer enn 100 land over hele verden. Med M-Files , får du alle fordelene med smart automatisert informasjonsadministrasjon fra dag én, uten hodepine av et kostbart og tidkrevende datamigrasjonsprosjekt. M-Files automatiserer dine dokumenttunge arbeidsflyter på en enkel og effektiv måte slik at informasjonen din kan fungere for deg i stedet for omvendt. Fra enkel dokumenthåndtering brukssaker til sofistikert arbeidsflytautomatisering, M-Files støtter forretningsprosessene dine og lar deg få mer verdi fra investeringene dine i informasjon.