Arkivbehandling

Forbedre arkivbehandlingen med automatisering

Forretningsposter spiller en viktig rolle i å dokumentere organisasjonsaktiviteter. Fra finansielle poster til kontrakter og korrespondanse, poster er vanligvis informasjon som må oppbevares i en periode for å tilfredsstille juridiske, økonomiske, regulatoriske eller organisatoriske retningslinjer.

Effektiv arkivbehandling sikrer at informasjon er lett tilgjengelig, sikker og begrenset til autoriserte brukere. Men ettersom volumet av en organisasjons poster vokser eksponentielt i dagens datadrevne forretningsmiljø, kan effektiv administrasjon av disse postene bli en betydelig utfordring.

M-Files automatiserer journalhåndtering for å sikre god styring, forenkle overholdelse, øke effektiviteten og frigjøre administratorer til å utføre flere verdiøkende oppgaver.

Industri-seksjon-bilde-1-beskåret
Fordel-Reduser-Bedriftsrisiko-800

M-Files tilbyr en omfattende arkivbehandlingsløsning som gir organisasjoner flere fordeler og muligheter:

  • Forbedret effektivitet: Automatiser arkivbehandlingsprosesser, reduser manuelle oppgaver og frigjør tid til flere verdiøkende aktiviteter.
  • Forbedret overholdelse: Hjelper organisasjoner med å oppfylle juridiske, økonomiske og regulatoriske krav ved automatisk å oppdage og administrere sensitiv informasjon.
  • Økt sikkerhet: Bruker kryptering i bedriftsklasse og dynamiske tillatelser for å sikre at bare autoriserte brukere kan få tilgang til, redigere eller dele poster.
  • Strømlinjeformede arbeidsflyter: Automatiserer dokumentarbeidsflyter, og sikrer at poster håndteres konsekvent og effektivt.
  • Bedre tilgjengelighet : Gir en 360° visning av poster, noe som gjør det enkelt å finne og få tilgang til dokumenter fra hvilken som helst enhet, når som helst.

Evner

  • Automatisert overvåking : Overvåker for brudd eller uautoriserte endringer i poster og genererer ytelsesrapporter.
  • Metadatatagging: Bruker AI til å foreslå metadataegenskaper, noe som gjør dokumenter enklere å finne og organisere.
  • Duplikatdeteksjon: Identifiserer og flagger dupliserte dokumenter for å unngå redundans.
  • Livssyklusadministrasjon : Automatiserer livssyklusen til poster fra opprettelse til avhending, inkludert flagging av elementer for sletting.
  • Integrasjon: Kobler til ulike forretningsplattformer og depoter, slik at poster kan forbli i de originale systemene mens de administreres sentralt.

M-Files ' intelligent informasjonsadministrasjonsplattform sikrer at poster er sikre, lett tilgjengelige og administreres effektivt, og hjelper organisasjoner med å forbedre produktiviteten og samsvar.

Hvordan automatisering kan forenkle arkivhåndtering

Ved å automatisere arkivhåndtering med en løsning som M-Files , kan bedrifter oppnå flere kritiske mål.

Oppdager PII

Filer som inneholder personlig identifiserbar informasjon er underlagt mange juridiske og forskriftsmessige krav. Ved automatisk å gjennomgå alle depoter og eldre mapper, M-Files kan identifisere og flagge dokumenter som inneholder sensitiv informasjon, og bidra til å forbedre overholdelse og redusere risiko.

Overvåking for uvanlig aktivitet

M-Files kan automatisk overvåke for brudd eller uautoriserte endringer i en post. M-Files sikrer også poster med tilpassede tillatelsesregler som gjør det lettere å forhindre et potensielt brudd.

Ytelsesovervåking

M-Files kan automatisere overvåking og rapportering av arkivbehandlingsaktiviteter gjennom hele livssyklusen til dokumenter. Rapporter kan genereres automatisk for å detaljere hvilke poster som har blitt kastet og hvor andre poster er i dokumentets livssyklus.

Finne og slette unødvendig innhold

M-Files kan bidra til å eliminere trivielle data ved å oppdage hvilken informasjon som er viktig og hvilken som ikke er det. M-Files kan også oppdage og varsle brukere når et dokument som er i ferd med å bli lagt til et IT-system er et duplikat av noe som allerede er lagret.

Sletting av unødvendige filer

M-Files kan flagge elementer for sletting som skal gjennomgås manuelt eller automatisk slette poster basert på en forhåndsdefinert livssyklusarbeidsflyt.

Merking av filer med metadata

M-Files ' AI-aktivert teknologi kan analysere dokumenter og foreslå metadataegenskaper, noe som gjør filer enklere å finne og organisere.

M-Files -funksjoner-dashboard-skjermbilde

Ta tak i utfordringer med postbehandling

Finn ut hvordan organisasjoner kan sentralisere poster

Fordel-Reduser-Bedriftsrisiko-800

M-Files : intelligent informasjonshåndtering

M-Files leverer en løsning som løser alle utfordringene med arkivhåndtering i bedrifter og offentlige etater. M-Files hjelper bedrifter med å opprette smarte forbindelser på tvers av virksomheten og automatisere kritiske prosesser samtidig som informasjonen holdes sikret og kontrollert.

M-Files ' AI-drevet system kobler sammen alle dokumenter og informasjon på hver forretningsplattform og depot i organisasjonen, og analyserer dem deretter for å sette dem i kontekst. Med M-Files , trenger ikke poster å migreres til et sentralt depot. I stedet kan de fortsette å leve i hvilket system de ble opprettet eller opprinnelig lagret i – nettverksmapper, SharePoint, ECM-systemer, CRM plattformer, fildelingstjenester og andre forretningsplattformer og applikasjoner.

For å gjøre det enkelt å visualisere og finne innhold på tvers av disse ulike systemene, M-Files organiserer poster etter "hva" de er i stedet for "hvor" de er lagret. M-Files merker hvert dokument med metadata som identifiserer relevant informasjon om det. Metadata kan inneholde informasjon om typen dokument, forfatteren og klienten eller prosjektet det er knyttet til. Det kan også inkludere datoer, fakturanumre og annen identifiserende informasjon, samt detaljer om arbeidsflyten dokumentet er en del av.

I tillegg til å gjøre det enklere å finne og lagre poster raskt, M-Files automatiserer mange aspekter ved å jobbe med dokumenter for å forbedre effektiviteten, nøyaktigheten og sikkerheten til journalhåndtering.

M-Files Fordeler

M-Files gir betydelige fordeler for administratorer som fører tilsyn med journalhåndtering.

Poster er lettere å finne

Med M-Files , administratorer har en 360° visning av poster og innhold og kan enkelt finne ethvert dokument, uansett hvor det befinner seg i et IT-miljø.

Ingen flere duplikater eller flere versjoner

M-Files beholder bare én definitiv kopi av hvert dokument, som brukere kan få tilgang til via en lenke. Denne tilnærmingen eliminerer behovet for brukere å lagre dupliserte dokumenter på sine personlige stasjoner eller enheter og unngår versjonshodepinen som oppstår når brukere sender e-postvedlegg frem og tilbake.

Få tilgang til enhver fil, når som helst, på hvilken som helst enhet

Med M-Files , poster er alltid tilgjengelige for autoriserte brukere via M-Files skrivebords-, nett- eller mobilklient. Ansatte som er ute av kontoret eller jobber eksternt, vil alltid ha tilgang til journalene de trenger for å få arbeidet gjort.

Strømlinjeform overholdelse

Ved å automatisere dokumentarbeidsflyter og gi et komplett revisjonsspor for tilgang og endringer i dokumenter, M-Files forenkler oppgaven med å administrere datastyring og overholdelse av retningslinjer og forskrifter betydelig.

Koble til alle data

M-Files gjør det enkelt å koble data i ulike systemer og siloer. M-Files kan til og med krype gjennom eldre systemer og arkiver for å finne og vise frem viktige dokumenter.

Oppbevar journaler trygt og sikkert

M-Files ' intelligent databehandlingssystem beskytter poster med kryptering i bedriftsklasse og bruker dynamiske tillatelser for å sikre at bare de rette personene kan se, redigere og dele informasjon.

Strømlinjeforme arbeidsflyter med automatisering

M-Files ' funksjoner for automatisering av arbeidsflyt gir større effektivitet, forbedrer nøyaktigheten og forenkler etterlevelse av journalhåndtering. M-Files bruker en posts metadata for å lede filen gjennom hvert trinn i en arbeidsflyt, ruter den automatisk til de riktige personene til rett tid og følger opp med påminnelser om oppgaver som skal fullføres. Metadataene på dokumentet oppdateres automatisk etter hvert som det beveger seg gjennom hvert trinn i arbeidsflyten, og varsler kan utstedes for administratorer når det er problemer eller potensielle flaskehalser som må løses.

M-Files ' arbeidsflytautomatisering bidrar til å sikre at prosessene utføres nøyaktig hver gang, og at dokumenter håndteres på en måte som er i samsvar med selskapets retningslinjer og regulatoriske krav. M-Files kan til og med erstatte punktløsninger som kontraktshåndteringsprogramvare ved å automatisere opprinnelse, gjennomgang, godkjenning og signering av kontrakter.

Fordel-Eliminer informasjonskaos

Hvordan M-Files muliggjør effektivitet for virksomheten din?

Raskere søk

Det du trenger, når du trenger det. Det er veien M-Files fungerer. Raskt, enkelt og intuitivt.

Lær mer

Kjennskap

Du kan bruke de daglige favorittverktøyene dine, for eksempel MS Teams eller Salesforce for å administrere dokumentene dine.

Lær mer

Enkelt samarbeid

Del innhold sikkert, og medforfatter dokumenter samtidig – uansett hvor du jobber.

Lær mer

Strømlinjeformet daglig arbeid

La M-Files foreslå koder for dokumentene dine og legg til arbeidsflyter for raskere behandling.

Lær mer

Fordel-Reduser-Bedriftsrisiko-800

Hvorfor velge M-Files For arkivbehandling

Tusenvis av organisasjoner i mer enn 100 land er avhengige av M-Files for effektiv og effektiv administrasjon av poster, dokumenter og informasjon. M-Files tilbyr fordelene med intelligent og automatisert journalbehandling fra starten, uten kostnadene og risikoen for en langvarig datamigrering.

M-Files er en svært tilpasningsdyktig bedriftsdataadministrasjonsplattform som kan tilpasses for ulike brukstilfeller. Med standard integrasjoner og APIer, M-Files integreres sømløst med eksisterende teknologier. Ansatte kan utnytte M-Files ' kraftige funksjoner direkte i deres daglige verktøy som Microsoft Teams, Office 365, Google Workspace , og Salesforce.

Enten distribuert i skyen, lokalt eller som en hybridløsning, M-Files leverer et omfattende utvalg av funksjoner og muligheter. Den støtter alt fra grunnleggende elektroniske dokument- og arkivstyringssystemer (EDRMS) til avanserte automatiseringsløsninger for arbeidsflyt, og hjelper bedrifter med å maksimere verdien av informasjonen og journalene deres.