Att ha full kontroll över sina dokument kräver en effektiv, kraftfull och flexibel plattform. Fler och fler kontor i INFICON-koncernen implementerar M-Files – och i Linköping märker de redan stor skillnad.

– En tydlig översikt och smidig tillgång till vår information gör oss redo att möta de växande krav som ställs på vår verksamhet, säger Patrik Kaliff, vd.

Den schweiziska, börsnoterade koncernen INFICON tillverkar bland annat utrustning för läcksökning och täthetskontroll för ett brett spann av kunder inom bil- och kylindustrin, energisektorn samt halvledarindustrin. Enheten i Sverige är specialiserade på instrument för detektion av naturgas och vätgas. I 20 år har de på kontoret i Linköping hanterat sina dokumentrevisioner, attestflöden och produktionsdokumentationer i ett system som hjälpt dem utföra sina jobb – men inte mycket mer än så.

– Vi kände att vi kommit till vägs ände i det systemet och började under förra hösten kika runt på system som inte bara kunde samla dokumenten vi har, utan även användas som ett verktyg att växa vidare med. Det tog tid att behöva söka runt efter dokument utan kontroll över var information sparats ner från olika håll. Vi ville kunna styra våra processer och inte bara reagera på dem i efterhand – vilket vi såg att en 360-vy av våra besläktade dokument kunde hjälpa oss med, säger Patrik Kaliff, vd.

Från USA till Åland och Linköping

Kollegorna på INFICON i Syracuse USA hade implementerat M-Files för att underlätta dokumenthanteringen, något som kom fram när Patrik pratade med kollegorna på Åland. De var själva i startgroparna att byta till plattformen tillsammans med IT-partnern Columbus, vilket gjorde att även Linköping valde att ta steget.

M-Files är en metadatadriven dokumenthanteringsplattform som hjälper företag att organisera, hantera och koppla ihop besläktad information, alltid med compliance och säkerhet som genomgående ledstjärnor i tjänsterna. Ville Somppi, Vice President för Professional Services på M-Files, berättar att plattformen fungerar som en sökmotor.

– När du lägger upp ett nytt dokument kan du tagga det med kontexten, exempelvis kundnamn, stad eller ämne, vilket gör att det blir sökbart för samtliga medarbetare som tillåts åtkomst.

Ger enkel åtkomst

Henrik Vennerberg, Produktions- och kvalitetschef på INFICON i Linköping, har tidigare arbetat med en mängd olika dokumenthanteringssystem. Han berättar att han har ett stort förtroende för de konsulter från Columbus som hjälper INFICON med implementeringen och att de har gett företaget mycket bra input på hur de behöver arbeta för att nå bästa effekt. En av funktionerna som han uppskattar med M-Files är plattformens webbportalsfunktion, som gör det möjligt att dela dokumentation med underleverantörer under ett projekt – en process som tidigare varit betydligt mer komplicerad.

– Förr har vi behövt sätta upp en server på plats och rodda med brandväggar och uppdateringar, vilket har begränsat oss till att enbart kunna dela dokument till ett fåtal leverantörer under samma period. Med M-Files kommer vi kunna skicka en länk som underleverantören loggar in via och sedan får tillgång till de dokument som behövs. Efter projektets avslut stängs åtkomsten av, vilket gör att vi kan säkerställa att enbart de som ska ha tillgång till viss dokumentation faktiskt har det.

När implementationen av M-Files är klar och medarbetarna kommit i gång att arbeta i det berättar Henrik att han ser fram emot att se hur hela arbetsflödet effektiviseras för att spara tid och pengar – men han berättar att det största syftet för INFICON är att få ett verktyg som förenklar det dagliga arbetet, ökar tillgängligheten till information och effektiviserar deras processer.

– M-Files kommer till skillnad från i dag ge oss möjlighet att starta parallella arbetsflöden där man slipper vänta på att andra inblandade personer ska bli klara med dokument som de sedan måste skicka vidare. Vi kommer att kunna spara ner dokument offline, vilket är bra för de som reser mycket. Nu blir det möjligt att följa våra flöden i telefonen.

Inga hinder i vägen

Patrik Kaliff ser ljust på en framtid med M-Files.

– Vi som företag har vuxit starkt och vi vill fortsätta att växa ännu mer. Det ställer krav på det vi arbetar med, och sättet vi gör det på. Vi måste ha god spårbarhet, en korrekt dokumentgodkänningsprocess och transparens gentemot kunder och leverantörer. Dokumenthantering blir en allt större del av vår arbetsvardag, därför behöver flödet vara sömlöst. När vi inte sitter i ett system som begränsar vårt arbetssätt ser vi inte några hinder mellan oss och fortsatt tillväxt.

Läs mer om M-Files här