. Doritos och Taco Bell. Samarbeten leder till banbrytande, kreativt arbete. Men nästa omvälvande samarbete kommer att ske mellan människor och robotar - närmare bestämt AI-chattbottar.

Framtiden för samarbete är nära kopplad till integrationen av artificiell intelligens (AI) och informationshantering. Enligt en rapport från MIT Sloan Management Review och Boston Consulting Group är företag som lägger vikt vid samarbete mellan AI och mänskliga medarbetare mer framgångsrika.

AI kan användas för att förbättra teamsamarbetet genom att effektivisera processer, ge nya insikter och öka produktiviteten. AI-teknik kan t.ex. integreras med applikationer för affärskommunikation, som verktyg för teamsamarbete och enhetlig kommunikation, för att öka medarbetarnas produktivitet, spara tid och förbättra det övergripande affärsflödet.

En sak är klar: Framtiden för effektivt samarbete kommer att vara sammanflätad med AI och informationshanteringssystem. Genom att utnyttja AI kan företag förbättra samarbetet, effektivisera processer och öka produktiviteten.

Arbeta med AI

Experter inom olika yrken är fascinerade av de möjligheter till automatisering av kunskapsarbete som AI-chattbottar som Chat GPT erbjuder. Dessa verktyg drivs av stora språkmodeller (LLM) och kan fungera som värdefulla samarbetspartner.

Medarbetare kan be AI-chattbottar att snabbt hitta information som finns lagrad i företagets kunskapsbas eller i offentliga dataset genom att använda ett enkelt, promptbaserat användargränssnitt. De kan också använda AI-chattbottar som kreativa samarbetspartner som ger förslag och bollar idéer.

Samarbete mellan medarbetare och AI är inte det enda sättet som avancerad teknik påverkar framtidens sätt att arbeta. AI-driven informationsautomatisering och automatisering av affärsprocesser kommer att omforma alla roller på kunskapsdrivna företag.

Kunskapshantering och artificiell intelligens

När World Wide Web dök upp på 1990-talet var det många som förväntade sig att det skulle förändra sättet vi samarbetar på. Även om innovationer på internet har bidragit till att samarbetet har förbättrats under årens lopp saknar medarbetare fortfarande ett heltäckande verktyg för att minska de manuella arbetsuppgifterna.

AI kan användas för att förbättra sökfunktionerna i system för kunskapshantering, så att användarna snabbare kan hitta relevant information genom att utnyttja sammanhang, synonymer och användarens preferenser. Dessa förbättringar förbättrar inte bara produktiviteten, utan uppmuntrar också till kunskapsdelning.

Dessutom revolutionerar generativ AI (GenAI) kunskapshanteringen genom att skapa nytt innehåll, t.ex. text, bilder och videor, baserat på information från ett träningsdataset. AI-tekniken tar också itu med moderna KM-utmaningar genom att göra innehåll lätt att upptäcka och dela. Genom att integrera AI och maskininlärning i ett system för kunskapshantering skapas intelligenta sökningar, vilket leder till ökad produktivitet och förbättrar hur innehållet används.

AI och KM är den perfekta samarbetsduon - AI kan användas för att förbättra sökfunktionerna i system för kunskapshantering medan GenAI revolutionerar kunskapshanteringen genom att skapa nytt innehåll baserat på information från ett träningsdataset.

Den digitala omvandlingen har visserligen flyttat vissa processer till molnet, men medarbetare lägger fortfarande för mycket tid på att mata in, underhålla, ändra och söka efter information. De arbetar också i datasilor och ägnar uppskattningsvis 12 timmar i veckan åt att söka efter information.

Ett system för kunskapshantering, i kombination med AI-lösningar, river ner silor och automatiserar manuella processer som lätt blir fel och som slösar bort tid. Branschledande system för informationshantering eliminerar informationskaos genom att automatiskt organisera data oavsett var den finns.

Effekterna av dokumenthantering och informationshantering

Kunskapsarbete måste ge tillgång till rätt information vid rätt tidpunkt. Information lagras i allmänhet som dokument, och de flesta organisationer lagrar kritiska dokument i en mängd olika system, t.ex:

• Arkivering
• Applikationer
• Delade filer
• ECM-system
• CRM-plattformar

Ett intelligent dokumenthanteringssystem bringar ordning i kaoset. Med hjälp av maskininlärning skapar systemet smarta kopplingar mellan kunskapsinnehåll oavsett var det finns i en organisation och taggar dokument med metadata. Med ett sådant system kan medarbetarna hitta information genom en enkel sökning i stället för att behöva veta exakt var den finns.

Utmaningar och lösningar för samarbete

Framtidens arbete ser lovande ut – med bättre samarbete och mindre stress. Här är några sätt som AI och automatisering kommer att skapa mer integrerade informationsmiljöer.

Skapa dokument

Att uppfinna hjulet på nytt varje gång en medarbetare vill skapa ett nytt dokument är motsatsen till bästa metod för dokumenthantering. Programvara för dokumentautomatisering gör det enkelt för medarbetarna att skapa och använda mallar för enskilda eller flera dokument. Dessa verktyg som inte använder kod kan hjälpa även icke-tekniska användare att skapa avancerade mallar på några minuter.

Hitta dokument

Utan ett robust system för dokumenthantering är innehållskaos oundvikligt. AI för kunskapshantering organiserar dokument och hjälper medarbetare att enkelt hitta och använda information i rätt affärssammanhang.

Arbetsflöden för dokument

Att lämna över filer till olika intressenter är vanligt i de flesta företag. Att hantera processen manuellt är slöseri med tid för medarbetarna och kan leda till flaskhalsar. AI-drivna, robotiserade verktyg för processautomatisering kan i stället samla, lagra och återskapa användarnas arbetsflöden. Och medarbetarna kan fokusera på det som är viktigt och jobba smartare.

FRÅGOR OCH SVAR

Vilka är fördelarna med informationshanteringssystem?

Informationshanteringssystem sparar tid för medarbetarna och minskar felen i samband med manuella processer genom att automatisera insamling, delning, underhåll, lagring och hämtning av affärsdata. Det gör att medarbetarna kan ägna mer tid åt kreativa och problemlösande uppgifter.

Vad är knowledge workflow management?

Programvara som hanterar arbetsflöden fångar upp och automatiserar återkommande uppgifter bäst när de förstärks med AI.

Många arbetsflöden handlar om att dela, redigera och godkänna dokument. När en användare skapar ett dokument skannar AI dokumentinnehållet för att styra arbetsflöden och ange behörigheter. Programvaran delar sedan automatiskt dokumentet med lämpliga personer.

Programvaran automatiserar uppgifter genom hela arbetsprocessen. När någon slutför sin uppgift aviserar programvaran andra intressenter och påminner dem om att slutföra sina uppgifter. Det sparar tid för alla inblandade.

Hur automatiserar du ett dokument?

Programvara för dokumentautomatisering är det snabbaste och enklaste sättet att automatisera skapandet och hanteringen av dokumentmallar. AI-verktyg tar det ett steg längre och lär sig mer om organisationen och dess arbetsflöden när användarna använder programvaran. Verktyg för dokumentautomatisering ger proaktiv information och förslag på hur dokumenten ska sorteras. De förbättrar också den automatiska klassificeringen av dokument och funktionerna för dokumentsökning.