Allt arbete är kunskapsarbete i någon mån. Men det finns stora skillnader i vilken förkunskap och erfarenhet som krävs för att utföra olika arbetsuppgifter. Med uttrycket ”knowledge work” brukar man avse arbete som till största delen utförs enbart med tankearbete och kreativitet. Genom att satsa på ”knowledge work automation” och AI kan man göra dessa medarbetare mer effektiva så att de slipper alla uppgifter där de inte använder sin tid och kompetens på bästa sätt.
I genomsnitt ägnas 3,28 miljarder timmar varje dag åt arbete som inte är värdeskapande, räknat på en miljard kunniga människor som arbetar 8 timmar om dagen. Bryter vi ned den siffran innebär det att du som läser den här texten lägger drygt tre timmar om dagen på arbete som lika gärna skulle kunna automatiseras. Det kan handla om allt från att skriva e-postmeddelanden och se till att lagar och regler efterlevs till att formulera kontrakt och lägga scheman.
Industrin automatiseras – varför inte informationshanteringen?
Möjligheterna att automatisera kunskapsarbete stavas främst AI och de helt nya arbetssätt som följer av att använda artificiell intelligens.
– Om vi jämför med hur arbetet effektiviserats inom exempelvis tillverkande industri är det riktigt frustrerande att vi hanterar information så manuellt som vi gör. Bara att hitta rätt information kan ta åtskilliga timmar av vår arbetsdag och då skulle ett mer automatiserat kunskapsarbete göra stor skillnad. Förutom att göra oss mer produktiva skulle arbetet dessutom bli mycket mer stimulerande när de upprepade och trista uppgifterna automatiseras, säger Per Löjdahl på M-Files.
Per Löjdahl fortsätter med att konkretisera vinsterna med ett mer automatiserat kunskapsarbete:
· Undvik informationskaos – ordna dokumenten så att medarbetarna enkelt kan hitta och använda dem i rätt sammanhang
· Öka effektiviteten och minska risken för fel – automatisera all dokumenthantering, från att skapa och samarbeta till att godkänna dokumenten
· Minska affärsrisker – automatisera åtkomst, dela och samarbeta externt på ett säkert sätt och skapa tydliga verifieringskedjor
En marknad som väntas växa enormt
Marknaden för automatisering av kunskapsarbete förväntas växa mycket starkt. I en rapport från
McKinsey uppskattas det potentiella marknadsvärdet ligga mellan 5,2 och 6,7 biljoner dollar (1 biljon = tusen miljarder). Och då omfattar den uppskattningen bara en tredjedel av det globala antalet ”knowledge workers”.
En oberoende studie av Forrester Consulting visar samtidigt kostnadsbesparingarna och affärsfördelarna med en plattform för automatiserad dokumenthantering. Enligt
rapporten har kunder som använder M-Files plattform under en treårsperiod fått 294 procents avkastning på sitt kapital (Return on Investment) samtidigt som de eliminerat informationskaos.
Forresters studie visar flera mätbara fördelar för företag som använder M-Files tillsammans med Microsoft och andra applikationer, till exempel:
• 50 procent bättre sökning efter dokument och information. Avancerade sökfunktioner och en metadatabas gör att medarbetarna snabbt kan hitta dokument och eliminera informationskaos. Integrering med Microsoft och andra program gör att man också kan söka effektivt i hela sitt system, vilket gör verksamheten mer effektiv.
• 65 procent snabbare arkivering av dokument. M-Files gör att man på ett snabbare och bättre sätt kan arkivera sina dokument med hjälp av automatisk metadatataggning och filnamn, allt samtidigt som det helt integreras med Microsoft-program som SharePoint, Word och Outlook.
• 70 procent effektivare arbetsflöden. M-Files leder till mer effektiva och precisa processer med automatiserade dokumentflöden för att skapa, samarbeta och godkänna dokument. Nyckeln är att automatisera alla processer och ta hand om versionskontroll i Microsoft Word och andra applikationer – och det gynnar både de som arbetar på egen hand och i team.
Den automatiska hanteringen av dokument gör också att man lättare kan leva upp till myndighetskrav, öka säkerheten och minska tidsåtgången för revisorer med 20 procent.
