Innehållshantering och kundupplevelse är oupplösligt sammanflätade. Om du hanterar dokument för nästan vilken konkurrensutsatt bransch som helst måste du veta hur mycket kvaliteten på utgående kommunikation påverkar kundinteraktionen. Men i denna tid av personliga meddelanden och varierande regelverk utmanas du förmodligen av ständiga förändringar. När du måste hantera innehållsgodkännanden, redigeringar och flera versioner med äldre innehållshanteringssystem eller ännu värre, e-postbilagor, har du förmodligen redan börjat möta varje förändringsdirektiv med en känsla av rädsla.

Ännu värre är att ändringar av element som logotyper eller juridiska ansvarsfriskrivningar kan påverka dussintals dokument och leda till oavsiktliga konsekvenser och till och med oförutsedda fel. När även viktiga ändringar är svåra att hantera, saknar du dessutom möjlighet att gå vidare med konkurrenskraftiga marknadsföringstaktiker som avancerad personalisering och automatiserad marknadsföring. Det är dags att överväga att vidta åtgärder för att förbättra dina arbetsflöden för att minska din börda och förbättra ditt innehåll.

Förbättrad innehållshantering och kundupplevelse i fyra steg

Som leverantör av intelligenta plattformar för informationshantering har vi stor erfarenhet av att hjälpa våra kunder att omforma sina dokumenthanteringsprocesser. Vi tyckte att de fyra stegen för att förbättra innehållshanteringen på Document Strategy var en bra och kortfattad beskrivning av det arbete som de flesta av de företag vi arbetar med har dragit nytta av - och vi ville sammanfatta dem här för dig. Samtidigt vill vi ge vår egen syn på en bra strategi för att förbättra innehållshanteringen för de flesta organisationer.

Rent hus

De flesta företag kan minska sin börda när det gäller innehållshantering om de rensar upp i sina lager av äldre innehåll. Du kan ta bort eller arkivera föråldrad information och konsolidera dubbletter. När du sorterar igenom dina lagrade delar kan du också hitta äldre kommunikation som inte förmedlar företagets nuvarande budskap eller varumärke eller som till och med har blivit felaktig och vilseledande för kunderna. Du kommer inte bara att behöva hantera färre artiklar, du kan också minska lagringsbehovet och påskynda bearbetningen. Viktigast av allt är att du ser till att din organisation bara släpper ut rätt information.

Naturligtvis kan ditt företag ha tusentals dokument. Med gamla verktyg för innehållshantering kan den här uppgiften verka enorm för ett etablerat företag. Det är därför du bör förlita dig på intelligenta och moderna verktyg som kan göra en stor del av jobbet när du snabbt vill sortera igenom mängder av innehåll. Dokumenthanteringsplattformar som bygger på artificiell intelligens kan snabbt skanna av ditt informationsekosystem och erbjuda metadataförslag baserat på vad som faktiskt finns i dokumentet. Det gör processen med att städa huset extremt snabb och effektiv.

Förbättra budskapet

När du ändå håller på att städa kan du lika gärna inreda om. Eftersom du förlitar dig på utgående dokument för att betjäna dina kunder kan du se till att alla befintliga dokument fortfarande överensstämmer med ditt nuvarande varumärkesbudskap och betjänar kunderna väl. Som ett exempel, Forrester att företag som lyckades förbättra utgående kommunikation för att förbättra kundupplevelsen fick ökade intäkter och ökad varumärkeslojalitet, mål som alla organisationer har.

När du sorterar igenom företagets dokument bör du också se till att alla dina meddelanden fortfarande är korrekta, relevanta och inriktade på det aktuella budskap som du hoppas kunna förmedla om ditt varumärke. Att nämna fördelarna med ökad kundnöjdhet och intäkter kan också hjälpa dig att motivera kostnaderna och ansträngningarna för ditt projekt för din ledningsgrupp.

Uppgradera tekniken för att förbättra affärsprocesserna

Som vi diskuterade i ett tidigare inlägg om problemet med e-postbilagor, förlitar sig vissa organisationer fortfarande på fruktansvärt föråldrad teknik för att dela dokument för redigering, godkännande och granskning. Om alla intressenter har sin egen kopia av ett dokument att redigera blir det otroligt svårt att samarbeta om ändringar och det är troligt att det uppstår misstag och missförstånd. Många äldre system fungerar inte mycket bättre än e-postbilagor när det gäller att dela innehåll.

När du har ett system som gör delning och versionsspårning effektivt får du dessutom mer tid över att fokusera på viktiga detaljer som dina meddelanden. Med rätt teknik kan du förbättra arbetsflödena och minska arbetsinsatsen, eliminera misstag och förbättra samarbetet.

Utnyttja kraften i dina andra kundhanteringssystem.

Din organisation använder säkert redan ett CRM -system för att spåra och hantera kommunikationen. Dagens avancerade system erbjuder dig funktioner för schemaläggning, avancerad personalisering och maskinintelligens för att förbättra alla aspekter av försäljning, marknadsföring och kundservice. Du bör också veta att dagens personaliseringsfunktioner gör mycket mer än att bara infoga kundnamn och adresser; de kan till och med justera grafik och hälsningar, baserat på en kunds profil eller plats.

För att dra full nytta av dessa avancerade funktioner måste du se till att ditt content management-system antingen har denna möjlighet eller är integrerat med den sofistikerade programvara du redan har. Därför lanserade M-Files nyligen M-Files för Salesforce, som kopplar samman all affärsdata med Salesforce-innehåll för att presentera relevant information i det välbekanta Salesforce-gränssnittet. Ladda ner infografiken här.

Så här börjar du förbättra din organisations innehållshantering

Företag som gör ett bra jobb med att hantera innehåll får automatiskt en konkurrensfördel. Det bör vara lätt att motivera alla åtgärder som vidtas för att uppmuntra samarbete, minska arbetsbördan, spara tid och förbättra intäkterna. Naturligtvis behöver du rätt system för innehållshantering för att förbättra delning, intelligent integration och lagring. Vi tar gärna tillfället i akt att diskutera din unika organisation och hitta enkla lösningar på komplexa problem.