I mars 2020, i början av den globala covid-19-pandemin, fann sig anställda i nästan alla branscher plötsligt tvungna att arbeta på distans på obestämd tid. Distansarbete hade länge setts som arbetets framtid, men få hade kunnat förutse att denna "sköna nya värld" skulle komma så snabbt som den gjorde.

Tillsammans har vi lärt oss en hel del under de senaste åtta månaderna, men en av de absolut viktigaste är att det faktiskt är bra att arbeta hemifrån på många sätt.

Även om det är helt sant att alla inte älskar tanken på att arbeta på distans, är det många som gör det - till den grad att få ser fram emot att saker och ting "återgår till det normala", när den dagen äntligen kommer. Av alla de lärdomar som vi har dragit under COVID-19:s tid på distans finns det några som verkligen är värda att titta närmare på.

En dedikerad arbetsyta är av yttersta vikt

Att arbeta hemifrån ger dig mycket mer frihet än på ett traditionellt kontor, men en av de viktigaste lärdomarna vi har dragit efter att ha arbetat hemifrån i nästan åtta månader är att du fortfarande behöver NÅGON typ av utrymme som du kan kalla ditt eget under hela dagen.

Oavsett om det är ett helt rum i ditt hus som du omvandlar till ett hemmakontor eller ett specifikt hörn av ditt matsalsbord, det spelar faktiskt ingen roll - att skapa din egen dedikerade arbetsyta hjälper dig att komma in i tankesättet för det kritiska arbete du utför dagligen. Om du går upp på morgonen och arbetar var som helst i ditt hem är det svårt att mentalt förbereda sig för den kommande dagen. Du kommer sannolikt att förhala mer än du skulle vilja och du kommer också att vara mycket mer benägen att distraheras.

Med en särskild arbetsyta kan du göra den mentala förändringen på morgonen när du övergår från personlig tid till "arbetstid". Dessutom kommer detta att vara viktigt i slutet av dagen av motsatt anledning - om du har ett dedikerat utrymme där du fysiskt kan resa dig upp och lämna, kommer du att ha lättare att övergå tillbaka till det personliga tänkesättet. Du kommer att vara mycket mindre benägen att så att säga "ta med dig jobbet hem", även om det bokstavligen är vad vi alla gör nu.

Informationshantering är en nödvändighet, nu mer än någonsin

En annan viktig lärdom som vi har dragit under distansarbetets era har att göra med vikten av en nyckellösning som kommunikations- och samarbetsverktyg. Det viktigaste verktyget för att möjliggöra distansarbete är dock ett intelligent informationshanteringssystem som bör finnas i hjärtat av varje organisation.

Datasilos är alltid en fara för det moderna företaget - punkt slut. Om informationen är instängd och inte kan röra sig fritt från en avdelning till en annan får inte de personer som behöver den för att fatta bättre och mer välgrundade beslut tillgång till den, vilket skapar negativa ringar på vattnet i hela företaget. Det faktum att alla nu är så utspridda när de arbetar hemifrån förvärrar bara problemet, vilket gör kommunikation och samarbete till en kamp i uppförsbacke under de bästa av dagar.

Med en plattform för informationshantering som M-Files försvinner däremot många av dessa farhågor. Det spelar ingen roll var något lagras - om det är på en nätverksenhet, i molnlagring eller någon helt annanstans - människor kommer att kunna hitta det med en Google-liknande sökning och relevanta resultat. Det spelar inte ens någon roll var dessa människor befinner sig, om de är hemma eller fortfarande kommer till kontoret. De har tillgång till den information de behöver, när de behöver den, så att de kan ägna mindre tid åt att jaga efter den och mer tid åt att använda den på rätt sätt.

Kommunikation är och kommer alltid att vara kung

På tal om kommunikation, en annan värdefull lärdom som hemarbete har gett oss är att vi har ett behov av att hålla kontakten med varandra nu mer än någonsin. Kommunikation är inte bara en viktig ingrediens i ditt företags produktivitet, utan också en viktig del av den organisationskultur som du har arbetat så hårt för att bygga upp från första början.

För att hålla människor engagerade när de arbetar hemifrån måste du avsätta tid för videokonferenser. Avsiktlig kommunikation är en absolut nödvändighet - både för att se till att folk kollar in allt det viktiga arbete de gör och för att de ska kunna se varandra och påminna sig själva om att de är en del av ett mycket större team än vad det ibland kan kännas som under dessa förhållanden.

Att bryta sig loss från 9-till-5-jobbets slit

Slutligen, en läxa som vi alla har lärt oss under COVID-19-eran är att termen "arbetsdag" inte riktigt betyder vad den brukade göra längre. Borta är de dagar då arbetet uteslutande var begränsat till ett 9-till-5-schema. Det här är sannolikt en av anledningarna till att hemarbete inte är för alla - förutom att sakna den personliga interaktionen på ett kontor har många människor svårt att hantera den brist på struktur som distansarbete medför.

Men för många andra människor kunde denna frihet från traditionella "kontorstider" inte ha kommit vid en bättre tidpunkt. Vi kan verkligen vara så produktiva som vi behöver vara när vi VILL vara det - vilket ger oss en ny möjlighet att framgångsrikt upprätthålla den värdefulla balansen mellan arbete och privatliv som alltför många människor har förlorat ur sikte under årens lopp.