Det är ingen hemlighet att banker och försäkringsbolag befinner sig mitt emellan flera samverkande disruptiva krafter. PricewaterhouseCoopers säger i sin artikel "Top financial services industry issues":

"Finansiella institutioner sitter i en rävsax. Gamla system, processer och relationer gör innovation extremt svårt, även om ny teknik ökar användarnas förväntningar och lockar till sig nya konkurrenter. Många företag kämpar fortfarande med att genomföra en digital omvandling, trots att deras framtida tillväxt kan vara beroende av det."

5 Statistik som avslöjar kaoset i informationshanteringen

Många av de omvälvande krafter som finansinstituten står inför skulle i sig vara tillräckliga för att skapa ett omvälvande tryck, men banker och försäkringsbolag står inför alla dessa krafter samtidigt:

• Gamla system för informationshantering som byggts upp under många år.
• Den massiva M&A-aktivitet som skedde i kölvattnet av kraschen 2008 - en aktivitet som skapade en enorm integrations- och rationaliseringsutmaning mellan dessa äldre (och ofta inkompatibla) system från olika företag.
• Stora äldre investeringar i "repository-centric" innehållshantering, med fokus på var ett dokument lagras snarare än vad det är.
• Ökande lagkrav som är direkt kopplade till hur information hanteras och av vem.
• Nya "FinTech"-konkurrenter (t.ex. Amazon, Alibaba, WeChat, Apple, Google) som försöker plocka ut särskilt lönsamma affärsområden från de befintliga aktörerna - och som kan byta ut äldre teknik mot modernare metoder.
• En ny generation av "digitalt infödda" bank- och försäkringskunder med helt andra förväntningar på kundupplevelsen än traditionella kunder.

Legacy-system och integrationsutmaningar

Detta bekräftas av en undersökning som AIIM genomfört bland chefer på 48 banker och försäkringsbolag:

• 91% av respondenterna svarade: "Vår strategi för informationshantering behöver moderniseras för att möta dagens problem."
• 93% säger att "digitalisering och standardisering av affärsinput är en av de viktigaste flaskhalsarna för digital transformation".
• 57% uppgav: "Min organisation är orolig för att vår affärsmodell kan komma att störas allvarligt under de närmaste 2 åren."

Silos av innehåll hindrar kundupplevelsen

Randy Bean, VD och managing partner för NewVantage Partners, beskrev dilemmat på följande sätt i Forbes: "I sin roman The Sun Also Rises från 1926 skapar Hemingway en träffande metafor för hur innovativ och störande förändring går till. När en person i romanen får frågan "Hur gick du i konkurs?" svarar han: "På två sätt, gradvis och sedan plötsligt.""

Ohanterade dokument sänker produktiviteten

Så hur ska en pressad chef inom finanssektorn ta sig an dessa otaliga utmaningar? Ibland är det bäst att börja en lång och komplicerad resa från början.

Deloittes Banking Outlook 2018 pekar på vikten av att maximera produktiviteten och effektiviteten hos kunskapsarbetare och att omfokusera deras insatser från rutinmässigt och repetitivt arbete till arbete som ger större värde: "[B]anker kommer sannolikt att behöva omorientera befintliga arbetsstyrkor så att de blir samarbetsinriktade och inkluderande, samtidigt som de ger dem mer integrerade medarbetarupplevelser - från rekrytering till pensionering - för att spegla den rikare kundupplevelse som arbetsstyrkan möjliggör."

Intelligent informationshantering: Lösningen

Här är två datapunkter från AIIM-undersökningar som kan hjälpa dig att fokusera på denna viktiga utgångspunkt - de verktyg som används dagligen av kunskapsarbetare.

I genomsnitt lagras 58% av det ostrukturerade innehåll och den information som används i affärssystem (t.ex. ERP, HR, Finance, CRM och Project Management) INOM dessa affärssystem (och är därmed inte tillgängliga för andra processer) I stället för i ett Content Management System.

Varför detta är viktigt: Många äldre system för innehållshantering utformades kring anpassade, verksamhetskritiska processer med stora volymer. Dessa system gjorde jobbet inom processen, men de var inte utformade för att enkelt integreras med andra centrala företagsapplikationer. De resulterande informationssilos som är bundna i applikationsspecifika arkiv för enskilda processer står nu i vägen för bankernas och försäkringsbolagens ansträngningar att omdefiniera sina affärsprocesser kring kundupplevelser.

Integration med centrala affärssystem

Ett viktigt krav för alla lösningar för intelligent informationshantering är att de ska vara lätta att integrera i de viktigaste affärsapplikationerna och levereras via innehållstjänster som kan anpassas till behoven i en viss process.

Automatisk organisering av metadata och innehåll

Nästan 50% av cheferna inom finanssektorn beskriver sin hantering av Microsoft Office-dokument (som Word, Excel och PowerPoint) som "kaotisk" eller "ganska okontrollerad".

Varför detta är viktigt: Äldre system för innehållshantering fokuserade på att på något sätt övertyga kunskapsarbetare om att lägga sitt arbete i "rätt" arkiv och att se till att de tilldelade rätt metadata längs vägen. Verkligheten inom bank- och försäkringsbranschen under det senaste decenniet - en historia om konsolidering och behovet av att få mer gjort med färre människor - gjorde denna förväntan helt orimlig. Följden blev att en stor del av de dagliga affärsdokumenten inte hanterades.

Kunskapsmedarbetare för digital omvandling

I den här miljön verkar det ofta omöjligt att bara hitta rätt dokument när det behövs. Var sparades den där filen? Vem redigerade den senast? Ett mer modernt sätt att hantera affärsdokument är att organisera innehållet utifrån vad det är snarare än var det är lagrat. Och att göra det på ett sätt som är begripligt för kunskapsarbetare i deras normala arbete, genom att automatiskt tilldela de metadata som behövs för att skapa ett ramverk för framtida AI- och maskininlärningsapplikationer.

Den digitala omvandlingen inom finansiella tjänster börjar med att göra livet enklare för kunskapsarbetare som blir alltmer överväldigade av den stigande strömmen av informationskaos ... och det innebär intelligent informationshantering.

Är du redo att övervinna informationskaoset och påskynda din digitala omvandling av finansiella tjänster? Boka en gratis demo eller starta din kostnadsfria test period idag!