Vilka är de värsta delarna av din organisations mardrömmar om "manuell dokumentutformning"? Kanske är det de sekretessavtal som du önskar vore automatiserade eller de databehandlingsavtal som du måste skriva innan nya tidsfrister träder i kraft. De goda nyheterna? Det finns ett bättre sätt - ett automatiserat sätt. Men vad är det du behöver tänka på när du tittar på dokumentautomatisering för första gången?

Hur mycket kostar det (och på vilka grunder)

Varje dokumentautomatiseringsverktyg har olika prismodeller, men de flesta är baserade på användarlicenser - du köper tillgång till plattformen för X antal användare. Dessa användare kan ha olika åtkomsträttigheter - admin, skrivskyddad osv. Det kan vara så att det finns rabattnivåer efter att ha erhållit X antal licenser. Faktum är att även om det är lätt att sälja in den här modellen så hjälper den inte riktigt den köpare som vill vara innovativ.

Om köparen till exempel måste köpa enligt en användarlicensmodell kommer det förr eller senare att uppstå en konflikt mellan att experimentera med nya användare vid utrullning och att behöva betala för fler licenser. Detta kommer att göra saker långsammare om den person som har till uppgift att rulla ut alltid måste återspegla att licenserna används.

De personer inom en organisation som behöver övertygas innan de använder det behöver fortfarande tillgång till det även om de inte använder det omedelbart. På papperet kommer det att se ut som pengar som inte spenderats väl, eller så skulle de inte vara en bra kandidat för att köpa fler licenser.

Men om det finns hinder i vägen kommer de inte ens att kunna logga in, än mindre förespråka användningen inom sina egna team. Att inte ha tillgång är en enkel ursäkt för dem som inte är intresserade av att ändra på hur de gör saker för närvarande!

Sättet som M-Files Ment erbjuder sina tjänster på är olika. Med de flesta abonnemang erbjuder vi obegränsat antal standardanvändare så att det kan skalas så snabbt som möjligt genom att ge tillgång till dokumentgenerering till så många människor som möjligt. Detta skapar utrymme och tid för innovation med olika grupper av användare, tryggt i vetskapen om att du inte behöver presentera ett business case för varje ny licens!

Gör den allt jag vill att den ska göra?

Alla dokumentautomatiseringsverktyg är olika, men utgångspunkten för dem alla är densamma - de kan ta ett dokument, lägga till datapunkter och villkorlighet till det och låta en användare generera det snabbare än de skulle kunna göra manuellt.

Allt utöver det är det som skiljer publiken åt. Vissa kan vara mer användarvänliga, vissa kan ha unika integrationer, andra kan ha mer unika sätt att utnyttja data. Det är viktigt att fastställa vilka krav du har innan du börjar titta på tekniken.

Att lockas av verktyget med den största funktionaliteten kan låta underbart - men om du knappt använder det betalar du över oddsen för något du egentligen inte behöver. För att ge en grafisk designanalogi - det är som att köpa Photoshop och behöva få någon utbildad på det när allt du behövde var Canva.

Kraven kommer att vara subjektiva och specifika för din egen organisations behov. När det gäller funktionalitet gäller dock att ju mer komplex lösningen är, desto mer utbildning kommer att krävas för att använda den. Mer utbildning innebär förmodligen också högre kostnader. Mer komplexitet kommer förmodligen att innebära en långsammare utrullning eftersom det tar längre tid att utnyttja den fullt ut och kan kräva nischade (och dyra) resurser.

M-Files Ment har utformats så att användarvänlighet är av största vikt, vilket gör det lätt att skala upp för både mallförfattare och standardanvändare. Det finns också en fyra veckor lång pilot där vissa av mallarna kan automatiseras och författarna utbildas, vilket gör det möjligt att få avkastning på investeringen på mycket kort tid. När pilotprojektet är avslutat är det möjligt för advokater eller andra användare att själva skala upp utan stöd.

Hur implementerar jag det?

I ena änden finns det företag som sköter automatiseringen åt dig och bara ger dig tillgång till frågemallarna via en portal. De lägger ut automatiseringen av mallarna på leverantören, men det sker till priset av en ganska dyr prenumeration (som du sannolikt kommer att vara beroende av eftersom du inte äger mallarna).

Den andra änden av detta spektrum kan beskrivas som "full kontroll" - du har tillgång till plattformen och kan skapa mallar från den, men du får skapa dem själv. Inom detta spektrum kommer du att ha plattformar som är lätta att implementera och de som är svåra att implementera. Ett enkelt verktyg är en plattform utan kod eller med låg kod. Ett svårare alternativ kommer sannolikt att omfatta verktyg som kräver mer omfattande och mindre intuitiv taggning som mer liknar kodning.

I den enklare delen av skalan kan den ideala lösningen tas i bruk snabbt och enkelt, vilket innebär att den blir lättare att skala upp och att människor snabbare får ut värde av den. Klumpigare lösningar kräver sannolikt ett beslut om att skaffa lämpliga resurser eller vidareutbildning för att få folk att komma igång. Om du måste ägna mycket tid åt utbildning och att lära dig behärska plattformen är risken stor att utrullningen kommer att gå långsammare.

Hur underhåller jag den efter att den har implementerats?

En annan fråga som bör ställas varje gång. Helst ska du ha full kontroll över dina mallar så att du kan underhålla dem när det behövs nya standardformuleringar eller ändringar i lagar och förordningar. Du bör överväga vem som ska underhålla mallarna efter att de har tagits i drift - om det är en juridisk resurs eller advokaterna själva.

Denna fråga kommer sannolikt att besvaras av hur lätt det är för den relevanta underhållspersonalen att ta till sig dokumentautomatiseringsverktyget. En advokat kommer t.ex. inte att underhålla sina egna mallar om han eller hon måste ägna dagar eller veckor åt att lära sig verktyget på bekostnad av sin debiterbara tid. Så återigen kan detta vara en fråga om huruvida du behöver ta in en resurs för att kunna utföra underhållet eller om du måste upphandla konsulttjänster för att utföra underhållet.

Som tur är har M-Files Ment utformats för att klienterna snabbt ska kunna ta till sig verktyget och använda det. Advokater kan därför underhålla sina egna mallar utan behov av ytterligare resurser, vilket är en stor kostnads- och tidsbesparing.

Upptäck mer

Se M-Files Ment i aktion. Kontakta oss idag för att lära dig mer om de olika plattformarna och hur de kan vara till nytta för dig.