Integration av programvara för dokumenthantering
Enterprise Software handlar om effektivitet. Olika lösningar måste kunna "prata" med varandra. Många affärsprocesser måste integrera eller interagera med data från flera olika programvaror. Kunskapsarbetare måste kunna slutföra dessa processer utan att behöva mata in eller formatera om data på nytt.
ERP, CRM och dokumenthanteringssystem
ERP-system (Enterprise Resource Planning ) är universella inom näringslivet, ideella organisationer och den offentliga sektorn.
Effektiva affärssystem hjälper kunskapsarbetare inom många olika funktioner, från redovisning till HR och upphandling. Affärssystem gör det möjligt för dem att arbeta smartare. Affärssystem har varit ledande drivkrafter för automatisering av affärsprocesser. Under de senaste 30 åren har de också varit en viktig faktor för digital omvandling och förbättrad effektivitet.
Populära affärssystem inkluderar:
- SAP
- NetSuite
- Microsoft Dynamics 365
Programvara för hantering av kundrelationer (CRM) är en annan vanlig informationsteknisk lösning. De hanterar kunddata för att stödja försäljnings- och marknadsföringsframgångar. De är en viktig drivkraft för automatisering av kunskapsarbete och informationsautomatisering i teknikstacken.
Populära CRM inkluderar:
- Salesforce
- Microsoft Dynamics 365
- HubSpot
- Måndag.com
Dokumenthanteringsprogram är vanliga i organisationer som har många dokumentcentrerade processer. Dessa organisationer inkluderar advokatbyråer, professionella tjänster och ingenjörsbyråer. Användningen av dokumenttyper varierar från Microsoft Word till CAD-dokument (Computer Aided Design).
Ett dokumenthanteringssystem (DMS) använder metadata för att göra det lättare för kunskapsanvändare att hitta, använda och dela dokument. Tänk på dem som digitala arkivskåp, men med fler funktioner. Dokumenthanteringssystem hjälper också till att automatisera arbetsflöden.
Integration av programvara för dokumenthantering: Överväganden och fördelar
Integration gör att data från ett program kan kombineras med data från andra program. Företagsledare ser dataintegration som en kritisk drivkraft för automatisering av information.
Varför är integration med andra plattformar så viktigt för dokumenthantering? För organisationer som använder sådana lösningar samverkar CRM, ERP och programvara för kunskapshantering på många sätt.
CRM-system producerar till exempel fler dokument än vad organisationerna kan spåra. Det kan handla om förslag, presentationer, kontrakt, inköpsorder och e-postmeddelanden.
CRM-system som Salesforce och Microsoft Dynamics 365 optimerar kontakthantering och rapportering. När det gäller dokumenthantering föredrar dock vissa organisationer en intelligent dokumenthanteringslösning som erbjuder konkreta fördelar utöver inbyggda funktioner för elektronisk fillagring.
Specialiserade lösningar, som molnbaserade mjukvarusystem för dokumenthantering, är ofta bättre lämpade för dokumentcentrerade processer. De använder en metadatadriven dokumenthanteringsmetod som ökar produktiviteten och eliminerar informationskaos.
Med kontrollfunktioner som granulerade behörighetsinställningar skyddar programvaran för dokumenthantering dokumentsäkerheten. Det hjälper också till med regelefterlevnad.
Integration av programvara för dokumenthantering med CRM
En enda affärsprocess kan använda flera olika programvaror. Grundläggande integrationer säkerställer att medarbetarna inte behöver mata in data på nytt när de rör sig mellan systemen. Överlägsna integrationer gör att användarna kan slutföra uppgifter i ett enda användargränssnitt. Detta skulle normalt kräva att man navigerar mellan flera olika appar.
Integrationer höjer nivån på alla organisationers granskningsprocess för dokumenthanteringssystem. Alla programvaruleverantörer av hög kvalitet bör erbjuda integration med en föredragen CRM.
Organisationer som använder Salesforce bör se till att innehållet i Salesforce enkelt kan hittas, nås och hanteras i hela det digitala dokumenthanteringssystemet. En sådan integration gör det enkelt att hämta dokument.
Framtidsinriktade organisationer bör se till att integrationerna fungerar i alla riktningar. End-to-end-lösningar för dokumenthantering gör det möjligt för användare att visa och ändra innehåll från ett system och med data från andra system och arkiv. Och detta bör ske inom Salesforce UI.
Integration av programvara för dokumenthantering med ERP
Precis som CRM-system är ERP-system ofta inte ett optimalt digitalt arkiveringssystem. Specialiserad programvara för hantering erbjuder ett komplett utbud av funktioner för dokumentkontroll.
ERP-användare som hanterar dokumentcentrerade processer bör se till att den programvara för dokumenthantering de väljer erbjuder integrationer på högsta nivå. På så sätt kan de använda dokumenthanteringslösningen för att lagra dokument för affärssystemet som avsett.
VANLIGA FRÅGOR
Vad har kunskapsarbetare att vinna på dokumenthantering?
Dokumenthanteringssystem ger minskade kostnader och ökad produktivitet för organisationer.
Dessutom sparar dokumenthanteringslösningar tid för medarbetare inom alla kategorier av kunskapsarbete. Kunskapsarbetare lägger mindre tid på vardagliga eller repetitiva uppgifter. Programvara för dokumenthantering minskar också antalet mänskliga fel. Detta frigör mer tid för att fokusera på tänkande på hög nivå och komplex problemlösning.
Vad är ett kontrollerat dokument?
Tillräckliga mekanismer för dokumentkontroll, t.ex. rollbaserade behörigheter, är en viktig säkerhetsåtgärd för att skydda känsliga dokument mot dataintrång. Programvara för dokumentkontroll säkerställer att endast behöriga användare har tillgång till alla filer. Hur gör man det? Genom att begränsa åtkomsten till dokument. Sådan åtkomst kan baseras på roller, grupper eller dokumentets metadataegenskaper.
Senaste artiklarna
Bläddra bland ämnen
Resurser
Sök
