Automatisering på arbetsplatsen innebär att datorer utför de typer av uppgifter som normalt kräver mänsklig inblandning, vilket frigör värdefull tid för levande medarbetare så att de kan fokusera på de saker som verkligen behöver dem. Dagens automationssystem utnyttjar artificiell intelligens och maskininlärning för att utföra allt från taligenkänning och översättning mellan språk till uppgifter som kräver visuell perception och mycket, mycket mer.

Men egentligen handlar fördelen här om mer än att bara låta medarbetarna arbeta "smartare, inte hårdare". Automatisering av arbetsplatsen eliminerar inte bara de manuella, repetitiva processerna - den eliminerar även de felbenägna processerna. Det handlar inte alls om att ersätta dina mänskliga medarbetare - det handlar om att stödja och stärka dem på ett sätt som gör att de kan göra ett bättre arbete varje dag, samtidigt som du får garanterade, upprepningsbara resultat med rätt lösningar för automatisering av arbetsflöden vid din sida.

Det är också något som påverkar alla avdelningar i ett företag: från personalavdelningen till kundsupport, ekonomi och så vidare.

Effekterna av automatisering på arbetsplatsen för personalavdelningen

Enligt en nyligen genomförd studie uppskattas det att varje gång du måste ersätta en anställd kostar det dig motsvarande mellan sex och nio månader av den lönen att göra det. Om du till exempel ersätter en anställd som tidigare tjänade 60 000 dollar per år kommer det att kosta dig mellan 30 000 och 45 000 dollar att fylla den positionen när saker som rekryterings- och utbildningskostnader redovisas.

Det är just den här typen av problem som automatisering av arbetsplatsen kan hjälpa till att lösa, eftersom företag redan har haft stor framgång med AI-aktiverade robotar som har förbättrat deras talanganskaffningsprocess avsevärt. En bot kan inte bara utbildas för att spåra upp värdefulla kandidater baserat på vissa nyckelord i både deras CV och i jobbeskrivningen som de ansöker om, utan de kan också hjälpa till att schemalägga intervjuer. Allt detta frigör faktiska personalresurser för att spendera mer tid på att arbeta en-mot-en med dessa kandidater, snarare än att vada genom massiva volymer pappersarbete i ett försök att hitta dem i första hand.

Bättre teknik, bättre kundservice

Kundservice har länge varit en av de viktigaste konkurrensfördelarna för de flesta företag, eftersom hela 42% av konsumenterna säger att de gärna betalar mer för en vänlig och välkomnande upplevelse. Ytterligare 52% säger att de skulle betala mer för en snabb och effektiv kundupplevelse, enligt samma källa.

Även detta är ett område som kan påverkas positivt av automatisering på arbetsplatsen, eftersom utvecklare uppskattar att upp till 80% av ALLA interaktioner mellan ett varumärke och en kund kan hanteras framgångsrikt via chatbots. Chattbottar utnyttjar den verkliga data som ditt företag redan skapar för att hjälpa kunderna att automatiskt hantera allt från fakturabetalningar till felsökning och andra kontoproblem, allt utan att behöva lyfta luren och ringa någon. Förutom att frigöra tid för mänskliga kundtjänstmedarbetare att fokusera på de frågor som faktiskt kräver deras omedelbara uppmärksamhet, men det är också ett bra sätt att sänka kostnaderna som sedan kan kanaliseras till andra delar av verksamheten där de kan göra mest nytta.

Automation inom finans

Automatisering kan också vara ett viktigt verktyg när det gäller hantering av finansiella processer - något som är en viktig orsak till stress för de flesta företag, oavsett bransch. Företag kan använda automatisering av ekonomiprocesser för viktiga uppgifter som kontoavstämning, journalanteckningar, upprättande av bokslut och mycket mer - allt på ett sätt som praktiskt taget eliminerar risken för mänskliga fel (och dyra bokföringsmisstag).

Men automatisering kan också användas för att automatiskt skicka ut fakturor till kunder efter att arbetet har utförts och för att regelbundet kontrollera att kunderna betalar så snart de kan. Varje minut som en anställd inte behöver spendera på att jaga en faktura är en minut som de kan fokusera på mer framåtblickande jobb för ditt företag. På samma sätt är detta också ett bra sätt att se till att dessa fakturor faktiskt betalas - vilket ger dig mer pengar i fickan på samma gång.

Driv automatisering på arbetsplatsen med M-Files

M-Files Arbetsflöden ökar produktiviteten genom att automatisera affärsprocesser. Vanliga affärsprocesser kan effektiviseras med automatiserade arbetsflöden - t.ex. godkännande av avtal, kontrollerat innehåll och fakturering - så att teamen kan arbeta med mer värdeskapande uppgifter. M-Files skickar automatiskt ett meddelande när det finns en uppgift som behöver behandlas.

M-Files övervakar automatiskt varje steg i affärsprocessen. Versionshistoriken för varje fil spårar alla steg i arbetsflödet. Organisationer kan revisionssäkra sin verksamhet samtidigt som de får full insyn i viktiga affärsprocesser.

Den långsiktiga effekten av automatiseringsrevolutionen

Sammantaget uppskattas det att hela 45 % av ALLA aktiviteter som utförs av mänskliga medarbetare på daglig basis faktiskt kan automatiseras med hjälp av teknik som redan är lättillgänglig. För att sätta det i perspektiv innebär det att man potentiellt kan spara upp till 2 biljoner USD i årslöner bara i USA.

Men återigen - anledningen till att automatisering på arbetsplatsen kan hjälpa alla typer av företag är inte att det kommer att ersätta dina mänskliga anställda med robotar. Istället handlar det om att se till att de mänskliga medarbetarna har tillgång till de verktyg de behöver för att kunna utföra sina jobb mer effektivt än någonsin tidigare.

Genom att använda teknik för att stödja dina medarbetare kan de utföra ett bättre arbete och skapa starkare relationer varje dag. De smarta varumärken som förstår detta och anammar automatisering på arbetsplatsen kommer snart att vara de som skapar en grund för framgång som kommer att hålla dem ett decennium eller mer framåt. De som inte gör det - som fortfarande tror att automatisering av arbetsplatsen är en trend - kommer snart att bli omsprungna av sina smartare konkurrenter.