Compliance, Governance, and Oversight Council uppskattade att många stora företag spenderar över 34 miljoner dollar på att lagra och skydda data som de utan problem skulle kunna radera. Den här typen av värdelös information kostar naturligtvis inte bara pengar att behålla. Den kan också sakta ner kritiska affärsfunktioner och utsätta företag för ännu dyrare hot.

Den här typen av överflödiga, föråldrade och triviala data har till och med en lämplig akronym nu. Den kallas ROT. De flesta företag kan hitta ROT på sina gemensamma servrar, på medarbetarnas enheter och till och med i molnet. Om du kan spara miljoner eller till och med flera tusen dollar per år genom att rensa upp data är det ett projekt värt att överväga.

Vad är datarot och varför är det skadligt?

Naturligtvis måste företag hålla fast vid en del gamla data som de inte kommer åt så ofta. De kan behöva den för revisioner, regelefterlevnad eller för att den kan ha ett affärsvärde senare. ROT hänvisar inte till den typen av information. En bra planeringsprocess för att eliminera värdelös data säkerställer dessutom att värdefull information förblir skyddad. En bra plan bör innehålla en prioritering av olika typer av dokument för att säkerställa att alla typer får det skydd de behöver. Med en sådan plan kan man eliminera värdelöst bagage och skydda värdefull information på ett ännu bättre sätt.

För det mesta kostar ROT inte bara extra pengar att lagra och skydda, även om det verkligen är en viktig faktor. Tänk på dessa fem sätt som lagring av värdelös data kan hindra din organisation:

• Ytterligare kostnader för infrastruktur och support: Självklart måste ditt företag betala för att lagra och skydda data som det inte kan använda och som kanske till och med medför ytterligare risker.
• Förseningar vid begäran om verkligt värdefull information som kan fördröja viktiga svar eller beslut: Minskning av ROT kan trimma databaser och påskynda handläggningstider.
• Svårigheter att visa att man följer reglerna och att svara på förfrågningar om bevisupptagning: Återigen gör den här typen av värdelösa uppgifter det svårare att få fram värdefull information.
• Större risk för intrång eller kompromettering på grund av sämre hantering: Mycket ofta existerar ROT eftersom ingen tar ansvar för den, så det är mindre troligt att den skyddas. Även om informationen inte är till hjälp för organisationen kan en del av den ändå vara till nytta för hackare.
• Potential för ökat ansvar: Registren kan vara föråldrade för organisationen och förvaras bortom gällande regler, men ändå vara skadliga i händelse av stämningar.

Utarbeta en plan för borttagning av datarot

Ditt företag har inte samlat in all denna dåliga data på en dag. Du kanske till och med stöter på motstånd från anställda som inte vill ta sig tid eller har olika åsikter om uppgifternas potentiella värde. Som de flesta värdiga ansträngningar kan det krävas lite ansträngning och samarbete för att ta bort den. Du kan motivera din noggranna plan för att ta bort dataskräp genom att visa hur dina ansträngningar kommer att spara pengar åt företaget, minska hoten och göra det lättare att skydda de dokument som du behöver.

Övervinna motstånd och få till stånd samarbete

Överväg att inkludera dessa förslag i din plan för att undvika att behålla data utan värde nu och i framtiden:

• Fundera över vilken typ av information du sparar: Som Association for Intelligent Information Management (AIIM) föreslår bör du överväga olika sätt att undvika att samla in överflödig och trivial information över huvud taget. Om du har en affärsmässig anledning att samla in information av lågt värde kan du kanske arkivera den för att minimera lagrings- och säkerhetskostnaderna.
• Förlita dig på en central datalagringsplats: Ett centralt datalager kommer att minska redundansen dramatiskt. Det bör också förhindra att varje användare behöver underhålla sin egen information. Det i sin tur minskar risken för fel och föråldring.
• Använd tekniken för att hjälpa till: Bra datahanteringssystem kan hjälpa till att rensa ut dålig, överflödig eller gammal information med hjälp av sofistikerade sökfunktioner och automatiserade funktioner. Med rätt teknik kommer det inte att krävas så mycket manuellt arbete för att förebygga och minska ROT.
• Fastställ och kommunicera rätt policyer: De flesta företag kan inte kontrollera alla anställdas handlingar med hjälp av programvara. Medarbetarna måste förstå fördelarna med att minska data-ROT och hur de ska följa dina ansträngningar.

Strategier för att minska och förhindra datarot

Liksom de flesta andra föroreningskällor rensar ROT sällan upp sig själv. Naturligtvis kommer problemet bara att bli värre om du inte vidtar åtgärder för att minimera det nu. Under tiden kan dina dåliga, föråldrade eller duplicerade data kosta din organisation miljontals dollar och göra den sårbar för hot. Dina ansträngningar bör börja med att få till stånd ett samarbete, prioritera information, tydligt fastställa fördelar och naturligtvis kommunicera fördelarna.

Börja nu: Fördelarna med att ta itu med datarot

Genom att ta itu med datarot kan din organisation spara betydande summor pengar, minska riskerna och förbättra den övergripande effektiviteten. Genom att implementera en robust strategi för datahantering kan du säkerställa att värdefull information skyddas samtidigt som du eliminerar den onödiga bördan av ROT.

Är du redo att sluta slösa pengar på datarot? Boka en gratis demo eller starta din kostnadsfria testperiod idag!