Naturligtvis har covid-19 hamnat högst upp på allas läppar i dessa dagar. För dem som inte är direkt drabbade är det förmodligen att undvika andra människor som har haft den mest dramatiska inverkan på deras liv. För att motverka den snabba spridningen har myndigheter, skolor och företag uppmanat så många som möjligt att stanna hemma. Samtidigt innebär en väl genomtänkt digital arbetsplats att många medarbetare kan utföra sitt arbete även om de inte går till jobbet.

Vad behöver företag för en digital arbetsplats?

Allt eftersom krisen har fortskridit är det lätt att se att vissa företag hade förberett sig för en digital arbetsplats bättre än andra. Google och många andra stora teknikföretag hade till exempel redan en stark kultur av distansarbete, så förändringarna kan knappt påverka kontinuiteten i verksamheten. Samtidigt kanske du har sett nyhetsrapporter om att flera stora organisationer, inklusive stora banker och till och med den federala regeringen, var tvungna att kämpa med ökad nätverksbelastning, förhindra säkerhetsproblem och ta itu med andra problem.

Som namnet antyder är en digital arbetsplats beroende av teknik. Samtidigt handlar det inte bara om att ha teknik, utan också om att använda den bästa tekniken och de bästa affärsprocesserna för att göra det möjligt för medarbetarna att arbeta hemifrån. Vissa traditionella företag försöker fortfarande hitta de bästa sätten att göra det möjligt för sina anställda att arbeta på distans.

Enligt Association for Intelligent Information Management(AIIM) är det bästa sättet att välja rätt lösningar för en digital arbetsplats att börja med att svara på dessa tre grundläggande frågor:

• Vilken information kommer medarbetarna att behöva för att utföra sina jobb?
• Var lagras denna information för närvarande?
• Kan medarbetarna komma åt lagringen på distans och på ett säkert sätt?

Förbereda företagskulturen för det nya normala med anställda som arbetar hemma

Även om det har blivit allt vanligare att arbeta hemifrån i vissa branscher har mer traditionella företag inte alltid hängt med i utvecklingen. Traditionalister kanske har trott att det leder till slöseri med tid på grund av distraktioner om man låter medarbetarna arbeta hemifrån. Det är sant att streamingtjänster, sociala medier och till och med kylskåpet kan locka vissa människor bort från sina jobb.

Många studier har dock visat att stora företag faktiskt har haft produktivitetsökningar och andra fördelar när de anställda kan utnyttja mer flexibla arbetsplatsalternativ. Andra fördelar brukar vara lägre personalomsättning, färre sjukdagar och bättre arbetsmoral. I undersökningar säger en stor majoritet av de anställda att de skulle föredra åtminstone vissa möjligheter att arbeta hemifrån, och de kan till och med byta högre lön mot mer flexibilitet. När arbete hemifrån har blivit det enda alternativet för många företag är det viktigt att betona fördelarna med en digital arbetsplats för att främja acceptansen.

Företagen kan behöva ta fram nya standarder för att säkerställa att medarbetarna följer styrnings- och säkerhetspolicyer. Särskilt för mindre företag är ad hoc-lösningar - som fildelning och kommunikationsverktyg - ofta lockande och enkla alternativ till att investera i ny infrastruktur. Implementeringarna stödjer dock inte alltid de övergripande affärsmålen. Istället kan de förvärra problemet med skugg-IT, där anställda använder spridd programvara och enheter som IT-avdelningen inte vet något om och definitivt inte kan administrera eller säkra på ett effektivt sätt.

Vilken är den bästa tekniken för en digital arbetsplats?

Rätt verktyg för att möjliggöra en digital arbetsplats kan hjälpa dig att uppfylla kraven från dagens hemarbetande kunder och till och med att blomstra i framtiden. Tänk på dessa aspekter av nya verktyg för att säkerställa att de kommer att gynna ditt företag nu och i framtiden:

Digitalisera så mycket som möjligt

Det är hög tid att skanna och lagra så många pappersdokument som möjligt. Naturligtvis bör du ha ett bra dokumenthanteringssystem, så att medarbetarna kan hitta all information de behöver för att göra sitt jobb.

Automatisera affärsprocesser

Även här kommer smarta verktyg för informationshantering att automatisera vanliga affärsprocesser. På så sätt kan du effektivisera arbetsflödena och minska risken för fel.

Hitta de bästa lösningarna för fjärråtkomst

Vanliga hemanslutningar kanske inte ger tillräcklig säkerhet för känsliga applikationer. Fundera också på vilka verktyg som kan ge dig den säkerhet du behöver. Tänk på att cyberbrottslingar vet att många företag har vänt sig till lösningar som Zoom och Dropbox, och de riktar in sig på dem.

Din effektiva digitala arbetsplats hjälper dig med mer än bara dagens problem

En effektiv digital arbetsplatslösning kommer att hjälpa ditt företag att blomstra under den nuvarande situationen och långt in i framtiden. En intelligent produkt för informationshantering som M-Files gör det enkelt att tagga dokument för sökningar. Systemet kan också hitta dokument som lagras var som helst och inte bara i ett centralt arkiv. Automatiseringsfunktioner hjälper till att skapa arbetsflöden, spåra historik och fånga upp fel vid datainmatning. De bidrar till att förbättra effektiviteten, möjliggöra bättre beslut och göra revisionen till en barnlek. Dataägare kan lägga till regeluppsättningar som bara tillåter specifika personer olika typer av åtkomst till säkra dokument också.

Med molnkapaciteten hos M-Files har våra kunder gjort en enklare övergång till distansarbete utan att behöva lägga till extra nätverk, lagring eller annan infrastruktur bara för att hantera en ökning av antalet distansarbetare. Du kan ge dina anställda möjlighet att utföra sina jobb mer produktivt än någonsin tidigare när de arbetar hemma eller återvänder till kontoret.