En pilot är ett projekt som gör det möjligt för en organisation att bedöma om en programvara uppfyller verksamhetens krav genom att använda tekniken för ett visst användningsfall och mäta dess framgång. Det brukar vara en föregångare till en bredare utrullning av tekniken och syftar till att utvärdera ett användningsfall innan man investerar tid och resurser i ett mer omfattande förändringsprojekt.

Viktiga fördelar

En pilot ger företaget en förståelse för:
- Den process som krävs för att införa tekniken,
- Hur utbildning kommer att genomföras för användarna,
- Processen för felavhjälpning och support,
- Hur tekniken kommer att underhållas,
- Vilka problem som kan uppstå så att lärdomar kan tas tillvara för framtida användningsområden.

M-Files Ment Pilot

M-Files Ment erbjuder piloter för de kunder som vill skaffa ett abonnemang men som vill försäkra sig om att det uppfyller deras krav innan de gör det. Det är ganska vanligt att våra kunder tar en pilot på 1-2 månader så att verksamheten och deras användare snabbt kan komma igång, samtidigt som de drar nytta av M-Files Ment support och ledarskap för att framgångsrikt leverera kundens första mallar. När piloten har slutförts bör kunden vara i stånd att gå vidare till en mer omfattande utrullning.

Komponenter i M-Files Ment pilot

Det här är några viktiga överväganden kring pilotprojektet M-Files Ment :

Målsättning

Varje kund kommer att ha olika syn på vad de hoppas uppnå genom att använda M-Files Ment - i stort sett uppdelat på vilken typ av organisation de är (intern eller advokatbyrå) och om de använder det för intern effektivitet eller en mer strömlinjeformad process för kundkontakter.

I vilket fall som helst kommer vi att arbeta med kunden för att förstå vad de vill uppnå genom att införa M-Files Ment , och vi kommer att fastställa några framgångsmått så att de enkelt kan avgöra hur framgångsrik piloten är.

Här är några exempel på pilotprojekt som vi har genomfört tidigare:
- Implementering av anställningsavtal inom en advokatbyrå så att byrån kunde upprätta dem snabbare och ge bättre service till sina klienter;
- Implementering av Widgets (länkar till automatiserade mallar) så att kunden kunde tillhandahålla prenumerationer via en betalvägg på sin webbplats;
- Automatisering av NDA och SCC internt så att icke-juridiska användare kan skapa dessa själva med begränsat juridiskt stöd.

Tidsplan

Detta kommer sannolikt att bero främst på målet, men också på kapaciteten och engagemanget hos personer inom kundens organisation. Vi strävar efter att slutföra pilotprojektet inom fyra veckor - vilket ger en större språngbräda för att automatisera framtida användningsfall och i slutändan få värde så snabbt som möjligt.

Vårt huvudsyfte är att sammanföra människor inom kundens verksamhet för att göra det enkelt att använda M-Files Ment och för att göra det möjligt för användarna att generera levande dokument på snabbast möjliga tid. För att detta ska kunna ske inom så kort tid som fyra veckor krävs naturligtvis begränsade förseningar från kundens sida under hela processen, t.ex. för att slutföra juridiska prejudikat, få godkännanden osv.

Leveranser

I slutet av pilotprojektet ska kunden:
- Ha upp till tre mallar automatiserade och klara att användas (vilket ger avkastning på investeringen direkt efter pilotprojektet);
- ha gett relevanta användare tillgång till de automatiserade mallarna;
- förstå hur de själva kan automatisera mallar - vilket gör att kunden kan skala upp dokumentautomatiseringen själv med begränsat stöd;
- Vara redo att lansera M-Files Ment med andra användningsfall inom organisationen;
- Förstå vilken M-Files Ment support som finns tillgänglig och hur den kan utnyttjas.

Team

Piloten är ett projekt som leds av M-Files Ment och som innehåller viktiga intressenter från kunden. Det bör innehålla alla de intressenter som implementeringen kommer att påverka för det användningsfall som implementeras. Det kan också vara fördelaktigt att involvera andra inom organisationen som M-Files Ment implementeringen sannolikt kommer att påverka i framtiden, så att de också kan dra nytta av pilotupplevelsen.
När det gäller pilotprojekt eller implementering av teknik är det viktigt att de inblandade är engagerade och redo att genomföra förändringar inom organisationen. Bristande engagemang innebär sannolikt att pilotprojektet kommer att ha begränsad framgång när det gäller införandet. Men med tanke på att M-Files Ment piloter är så korta, fyra veckor, tror vi inte att detta kommer att vara ett problem.

Kostnad

Pilotprogrammet medför en kostnad, men den kommer sannolikt att vara mer överkomlig än någon annan pilot av en liknande produkt där ute. Kostnaden är värd det - den kommer att ge avkastning på investeringen på snabbast möjliga tid och ge energi till utrullningen av M-Files Ment inom kundens verksamhet, vilket kan utnyttjas för ytterligare användningsfall.

Om pilotprojektet syftar till att lansera en prenumerationstjänst för dokumentgenerering kommer kostnaden för pilotprojektet sannolikt att kompenseras av senare intäkter från prenumerationer.

Upptäck mer

Se M-Files Ment i aktion. Kontakta oss idag för att lära dig mer om de olika plattformarna och hur de kan vara till nytta för dig.