De som har till uppgift att upprätta avtal känner igen frustrationen över att slösa tid på att få all nödvändig information innan ett avtal upprättas. Både advokatbyråer och bolagsjurister har klienter som behöver avtal - kunder till advokatbyrån eller personer i företag som förlitar sig på företagets juridiska avdelning för sina avtalsbehov.

Ta emot information från kunder

Chansen är stor att om du är i den här båten så kanske du använder ett Word-dokumentformulär som du skickar ut och hoppas att kunden ger dig allt du behöver. Inte bara måste allt fyllas i utan också allt som klienten har lagt till måste vara korrekt. Om du måste gå tillbaka till dem för att få mer eller korrekt information slösar alla mer tid (och pengar) som kunde ha använts till annat juridiskt arbete.
Det är rimligt att säga att det här sättet att samla in information är ineffektivt. Även om du får allt du behöver från kunden när du begär informationen, blir det ändå en del dubbelarbete eftersom den mottagna informationen måste skrivas in på nytt i det avtal du håller på att skapa.

Hur M-Files Ment kan hjälpa till

Tack och lov är "Word-dokument"-metoden för att samla in information på väg ut. Det finns ett bättre sätt att göra det på - ett sätt som gör det möjligt för kunden att lägga till information i ett elektroniskt formulär som sedan automatiskt läggs till direkt i ett utkast till avtal. Med andra ord kan du generera dokument direkt från kundens inmatningar och ändå ha full kontroll över den version som faktiskt skickas ut med M-Files Ment 's client-facing Link.

Effektivisering av processen

När du skickar länkar till dina kunder kan din process se ut ungefär så här:

1. Advokaten ska skriva ett avtal och behöver information från klienten.
2. Advokaten öppnar M-Files Ment och skapar en länk till frågeformuläret för klienten - detta kan vara en delmängd av alla frågor som behöver ställas för att skapa avtalet, bara de som klienten behöver svara på.
3. Advokaten mejlar länken till klienten.
4. Klienten öppnar länken och fyller i frågorna i ett mobiloptimerat, elektroniskt formulär och skickar tillbaka det till advokaten.
5. Advokaten får ett meddelande om att svaren har fyllts i av klienten och kan sedan granska klientens svar och även lägga till annan information i frågeformuläret efter behov.
6. Advokaten skickar in frågeformuläret och skapar det första utkastet till avtal. Så enkelt är det!

Viktiga fördelar

Link erbjuder följande fördelar:

1. Klienten fyller i den begärda informationen elektroniskt direkt i frågeformuläret M-Files Ment , vilket gör det möjligt för advokaten att granska svaren och lägga till det som behövs för att utforma avtalet enkelt och utan dubbelinmatning.
2. Fälten i frågeformuläret som skickas till klienten kan begränsas till de uppgifter som du vill att de ska fylla i och kan även innehålla vägledning - vilket innebär att mindre tid behöver läggas på att be klienten att ändra eller lägga till information.
3. Tiden för avtalsskrivning minskar - när klienten har fyllt i sitt frågeformulär bör advokaten ha allt de behöver för att skapa ett första utkast till avtal, vilket effektiviserar den övergripande processen.
4. Den här sista fördelen kan inte underskattas. Sätt dig in i din klients situation: Kommer de att vilja ladda ner en bilaga, byta namn på den, fylla i den, spara den och skicka tillbaka den i dag och ålder? Förmodligen inte. Det är mycket enklare att skicka kunderna en länk som gör det möjligt för dem att enkelt fylla i frågeformuläret och skicka in det. Det kommer att göra deras liv enklare och de kommer att uppskatta det.

Upptäck mer

Se M-Files Ment i aktion. Kontakta oss idag för att lära dig mer om de olika plattformarna och hur de kan vara till nytta för dig.