Av: Ville Somppi, Vice President, Professional Services Solutions, M-Files

Enligt en ny Global IT Survey* som genomförts av M-Files använder nästan 70 procent av dagens professionella tjänsteföretag dokument- och innehållshanteringssystem. Dokumenthanteringssystem kan bidra till att göra dokument lätta att hitta, hantera och använda - vilket ökar produktiviteten och minskar frustrationen.

Men ofta blir professionella tjänsteföretag alltför bekväma med den standardiserade, förinstallerade Microsoft -lösningen, SharePoint, och glömmer att ställa frågan: Är SharePoint verkligen rätt lösning för våra behov?

Utmaningar med att hantera information med SharePoint

De flesta organisationer förlitar sig på Microsoft 365-sviten, helt enkelt för att när du köper dina grundläggande Microsoft Word-, Excel- och PowerPoint-program ingår de andra programmen i samma prenumeration. Och Microsoft -lösningarna är för det mesta bra - verktygen är lätta att använda direkt och kräver inte mycket installation eller utbildning.

Men i takt med att dessa produktivitetsverktyg fortsätter att förbättras och blir allt enklare att använda, blir utmaningen att effektivt hantera den resulterande produktionen allt mer akut. Riskerna för dokumentspridning, information i silos och bristande efterlevnad ökar i takt med att det blir enklare för alla medlemmar i organisationen att snabbt skapa, duplicera och dela innehåll.

Begränsade möjligheter till efterlevnad

Lägg till ett stort tjänsteföretag med mer krävande behov, och det är då de verkliga problemen börjar. Exempelvis arbetar tjänsteföretag ofta inom reglerade branscher med strikta regler för datasekretess och lagring. Även om Microsoft kan ha funktioner i premiumabonnemangen för att stödja vissa av dessa krav, är det mycket få företag som är skickliga på att använda dessa funktioner. Och om någon till exempel investerar i arkivhantering vill de ha ett verktyg som är avsett för det.

Fördelarna med ett dedikerat dokumenthanteringssystem (DMS)

Den andra stora utmaningen med att använda Microsoft applikationer för informationshantering handlar om att Microsoft inte fokuserar på att organisera data. Information på Microsoft 365 sprids mycket lätt över personliga OneDrive-konton, Teams och mappar. När du skapar nya dokument och sparar dem på Microsoft 365 är det inte lätt att veta var varje del av informationen ska hamna. Och eftersom det vanligtvis inte finns några regler för var informationen ska lagras, försvinner den ofta - vilket leder till dubblering och en mardröm för versionshanteringen. Blanda in äldre nätverksenheter och andra affärsapplikationer som CRM, och du får ett fullständigt informationskaos.

Förbättrad organisations- och sökfunktionalitet

Moral av historien? Bara för att SharePoint är gratis när du köper Microsoft 365, betyder det inte att det är din bästa lösning för dokumenthantering. SharePoint kan sannolikt inte anpassa sig till dina förändrade affärsbehov utan att investera kraftigt i utvecklare för att modifiera eller lägga till - en ohållbar lösning som leder till missnöje.

Faktum är att M-Files 2022 Global IT Survey visade att endast 35,6 procent av de som arbetar med professionella tjänster var mycket nöjda med sin lösning för dokument- och innehållshantering.

Förbättrade funktioner för efterlevnad och säkerhet

Lösningar som är specialiserade på informationshantering, t.ex. M-Files, är särskilt utformade för att förbättra kunskapen hos medarbetarna, öka enhetligheten, minska antalet fel och förbättra personalens upplevelse.

M-Files gör det möjligt att kategorisera information på ett smidigt sätt och enkelt tagga den för sökning, samtidigt som affärsregler och säkerhetspolicyer upprätthålls. Det utnyttjar metadata för att förbättra organisation, sökning och delning av dokument för att automatiskt lära sig och hjälpa till att tagga dokument, så att anställda kan fokusera på verkligt arbete.

Sömlös integration med Microsoft 365

Och det bästa av allt? M-Files integreras sömlöst i Microsoft 365-sviten och erbjuder ett effektivare sätt att lagra information i olika arkiv. Våra kunder säkrar sina informationsprocesser och säkerställer efterlevnad utan att göra avkall på produktivitetsfördelarna med sin Microsoft 365-investering.

M-Files: Din perfekta partner för informationshantering

Trettiotre procent av de tillfrågade tjänsteföretagen i M-Files 2022 Global IT Survey uppgav att deras organisationer förlitar sig på integrationer mellan olika system. Detta bekräftar behovet av dokumenthanteringsplattformar som enkelt kan integreras med dagens ledande plattformar för digitala arbetsplatser, så att medarbetarna kan utföra det dagliga arbetet med hjälp av sina föredragna applikationer.

Lås upp effektivitet och efterlevnad med M-Files

Professionella tjänsteföretag som använder M-Files i tillägg till Microsoft 365-sviten:

• Lös utmaningen med silad information och versionshantering
• Automatisera processer som fångar upp hela dokumentets livscykel - med hänsyn till nya intressentgrupper - utan att duplicera innehåll
• Upprätthålla en informationshanteringsstruktur som tjänar hela organisationen och kan utvecklas med förändrade krav
• Säkerställa efterlevnad av krav på indexering, utbildning, bevarande och andra krav på dokumenthantering
• Säkra information med dynamiska åtkomsträttigheter på dokumentnivå som möjliggör granskningsbar tillfällig åtkomst utan att kopiera innehållet
• Undvik dubbelarbete och "skugginnehållshantering" med hjälp av samarbetsverktyg
• Integrera med affärsapplikationer utanför Microsoft :s ekosystem för att koppla samman och berika dokument med deras motsvarigheter i databaser (t.ex. dokumentation av byggnationer med relevanta ERP-taggar)

Är du redo att effektivisera dokumenthanteringen och säkerställa efterlevnad? Boka en gratis demo eller starta en kostnadsfri testperiod idag!

*I 2022 års M-Files Global IT Survey tillfrågades respondenter i Nordamerika, Västeuropa och Asien och Stillahavsområdet inom branscher som vetenskaplig/teknisk konsultforskning, finansiella tjänster, investeringstjänster och förmögenhetsförvaltning, managementkonsulting och redovisning.