Lokal dokumenthantering kontra molnbaserad dokumenthantering... plus ett tredje hybridalternativ. Vilket är bäst för din organisation? Ingen tvivlar på att företag i allt högre grad har flyttat sin information och ibland även sin arkitektur till molnet. I slutet av 2020 förväntas 83 procent av företagens arbetsbelastningar hanteras med molnbaserad databehandling och lagring. Ändå har vissa organisationer stannat kvar med sina on-premise-lösningar. Andra har tagit ett steg tillbaka för att ompröva sin snabba rusning till molnet på grund av oro för säkerhet och kontroll. Ta en stund att jämföra molnlösningar med lokala dokumenthanteringslösningar för att förstå vilken som bäst uppfyller dina behov.

Lokala dokumenthanteringslösningar kontra molnbaserade lösningar

För att komma igång kan du titta på denna jämförelse på hög nivå mellan lokala lösningar och molnlösningar:

Lokal dokumenthantering

I allmänhet motiverar dessa faktorer företag att behålla lokal programvara:

• Organisationen har redan lokal, äldre programvara som verkar tillgodose deras behov.
• Organisationen har problem med molnsäkerhet, kontroll, tillgänglighet och efterlevnad av regelverk.
• Compliance-standarder kräver att organisationen behåller vissa data lokalt.

Lokala dokumenthanteringssystem kräver att företagen installerar licensierad programvara på sina egna datorer eller i sitt eget nätverk. De är också helt ansvariga för att upprätthålla aktuella versioner, och vissa programvaruleverantörer kan ta ut extra avgifter för uppdateringar. Förutom att bara köpa mjukvarusystemet behöver organisationen också hårdvara för lagring och bearbetning, och de måste också betala för att driva den hårdvaran.

Lika viktigt är att företagen måste se till att både deras data och programvara skyddas mot en mängd olika säkerhetshot och fysiska hot mot datorer, nätverk och databaser. För att hantera alla dessa uppgifter behöver organisationer med lokal dokumenthantering IT-anställda som underhåller hårdvara, programvara, data och säkerhet.

Vanligtvis kommer allt ansvar för att vara värd för lokala system att lägga upp till större bördor för arbetskraft och budgetar. Detta val säkerställer dock att organisationen behåller den största kontrollen över sin information. De kan försäkra sig om att hanteringen av system och data sker i enlighet med unika policyer för styrning. Företag i branscher med strikta regler eller särskilt känsliga system kanske föredrar att personligen ta hand om den här uppgiften.

Även med den extra bördan kanske vissa företag inte har något val. Regelefterlevnad kan kräva att viss information lagras och krypteras lokalt. För dessa organisationer kan en hybriddistribution vara ett bra alternativ. Hybridlösningar erbjuder det bästa av två världar. Hybridlösningar kan erbjuda kontroll, efterlevnad och hantering av etablerade register lokalt, samt den flexibla användarupplevelse som medarbetarna söker i sitt dagliga arbete genom molnbaserade applikationer. En hybridinfrastruktur eliminerar också behovet av datamigrering, vilket gör det möjligt för organisationer att behålla äldre innehåll där det är.

Dokumenthantering i molnet

Till skillnad från dokumenthantering på plats kommer molnbaserade dokumenthanteringssystem att ta ansvar för installation och underhåll av systemet. Dessutom kommer detta tredjepartsföretag att tillhandahålla hårdvara för bearbetning och lagring, inklusive underhåll, nödvändiga uppgraderingar, fysiska platser och verktyg. Även om molnet kräver att man anförtror data till en tredjepartsleverantör kan många molnföretag ta ansvar för säkerhet och säkerhetskopior.

Vanligtvis betalar företaget helt enkelt en periodisk avgift som kan variera beroende på deras användning eller antalet konton de behöver. Organisationer kan i allmänhet också skala upp eller ner efter behov, så att de bara kan betala för vad de behöver. Det är svårare att göra med en lokal lösning. För det mesta kräver dokumenthantering i molnet inga kapitalutgifter för programvara, hårdvara eller IT-talanger. Molnsystem erbjuder ofta också fjärråtkomst från en mängd olika enheter, så de kan ge mer flexibilitet än lokala system.

Är lokal, molnbaserad eller hybrid dokumenthantering bäst för ditt företag?

Cloud computing har blivit alltmer populärt på grund av dess stora fördelar. Det kan underlätta arbetsbelastningar och budgetar för företag. Dessa fördelar har drivit på förutsägelser om att molnindustrin kommer att växa till en marknad på 300 miljarder dollar nästa år.

Riskhanterare anser dock fortfarande att obehörig åtkomst till känslig eller reglerad information är ett stort problem. Just tillgängligheten som gör det möjligt för användare att logga in från avlägsna platser kan tyckas vara riskabel. Men för dem som inte är skyldiga att ha lokal lagring bör det räcka med en högkvalitativ molnleverantör som kan tillhandahålla säker autentisering.

Vanligtvis kan även de mest riskbenägna företagen hitta molnleverantörer som tillhandahåller den säkerhetsnivå de behöver. Eftersom större molnleverantörer har som affärsidé att driva dessa system har de faktiskt mer resurser och bättre kontroller än vissa med andra prioriteringar. Det är sant att ett antal företag fortfarande kan välja att prioritera sin information efter känslighet och leta efter en hybridlösning som gör det möjligt för dem att behålla den kontrollnivå de behöver genom att köra vissa system lokalt och andra i molnet.

Även om det inte finns ett rätt val för alla företag är det troligt att molntjänster kan gynna åtminstone vissa aspekter av din dokumenthantering. Molntjänster är alltid uppdaterade och uppdateras automatiskt, vilket alltid ger den mest moderna och säkra upplevelsen med minsta möjliga underhållsinsats för kunden. Organisationer kan alltid komplettera molnlösningen med lokala servrar på plats och även migrera lokala arkiv till molnet och vice versa.