Den här artikeln är en av fyra delar i en serie som presenterar verkliga användningsfall för informationshanteringslösningar som M-Files. Kolla in de andra tre här:

• Delning av information och dokument med kunder
• Identifiering av interna intrång
• Granskning och godkännande med fyra ögon

Du kanske blir förvånad över att en av de mest meningsfulla, långsiktiga och positiva förändringar som du kan göra i ditt företag är direkt kopplad till något som många av oss förmodligen tar för givet: elektroniska signaturer.

Enligt en nyligen genomförd studie har införandet av e-signaturer gjort det möjligt för 92% av finansinstituten att minska antalet skanningsfel i sina arbetsflöden. Ytterligare 66% av dem kunde avsevärt minska antalet saknade filer och därmed förbättra datakvaliteten.

En annan nyligen genomförd studie visade att företag i alla branscher sparar mellan 55% och 78% i genomsnitt när de går över till elektroniska signaturer från papper - med hänsyn tagen till sådant som material, administration och prenumerationskostnader.

Men den kanske viktigaste statistiken av alla är följande: att få ett undertecknat dokument på det gammaldags sättet - dvs. via en papperskopia - tenderar att ta cirka fem dagar i genomsnitt. Tiden för att få en elektronisk signatur?

Cirka 37 minuter. 

Att erhålla signaturer är en viktig del av affärsverksamheten - oavsett vilken bransch du är verksam inom. Ändå är det många som har problem med denna till synes enkla process och som får betala enorma kostnader på grund av det.

Med rätt informationshanteringssystem som M-Files kan du dock göra det hela enkelt, smidigt och effektivt. Du kommer att kunna använda teknik för att stödja och stärka dina arbetsflöden, vilket gör att du kan fokusera mindre på den administrativa sidan av ekvationen och mer på att bygga ett framgångsrikt företag, precis som det borde vara.

M-Files Om att skicka och signera dokument elektroniskt

Sammantaget är M-Files ett verktyg som är utformat för att eliminera besvären, kostnaderna och till och med säkerhetsriskerna i samband med pappersbaserade och manuella processer för godkännande av dokument.

Alla företag, oavsett storlek, har dokument som kräver underskrifter för att kunna verkställas. Detta kan inkludera, men är absolut inte begränsat till, saker som kontrakt, inköpsorder, avtal och mycket mer. För alltför många företag där ute är detta fortfarande en manuell process som sker antingen via e-post - eller ännu värre, på utskrivna papperslappar som tar sig från person till person i en process som är ineffektiv och utmattande.

Varje gång ett dokument byter ägare finns det en möjlighet att det går förlorat. Det är en möjlighet att ett misstag begås som gör att processen börjar om från början igen. Det är en chans att olika versioner kommer ut i världen samtidigt, vilket förvirrar processen avsevärt.

Oavsett om ett objekt försvinner, skadas eller hamnar i konflikt med en annan version är det två saker som gäller: en enorm mängd tid går till spillo och den operativa risken ökar långt utöver vad du borde behöva hantera.

Rätt plattform för informationshantering, som M-Files, kan dock tillämpa ett enkelt arbetsflöde på dessa dokument och förbättra situationen dramatiskt efter driftsättningen. Med hjälp av M-Files kan du hantera hela gransknings-, godkännande- och e-signeringsprocessen från början till slut - allt i en enda auktoritativ version.

Sammantaget går processen till ungefär så här:

1. Skapa. Dina användare skapar ett dokument - oavsett om det är ett kontrakt, en inköpsorder, ett leveransavtal eller något helt annat.
2. Meddela, granska, godkänna. Sedan tilldelar de ett arbetsflöde till det - meddelar parter och gör det tillgängligt för potentiella granskare och godkännare. Det kan vara andra medarbetare, organisationsledare eller till och med externa källor som kunder, beroende på situationen.
3. Signera. Därefter integreras M-Files med alla större leverantörer av programvara för e-signaturer för att utföra e-signaturer.
4. Butik. När alla parter har skrivit under finns den enda, korrekta versionen av dokumentet tillgänglig på M-Files och arbetet kan fortsätta i oförminskad takt.

Och allt detta samtidigt som du slipper alla frustrerande manuella processer och pappersdokument på vägen.

Enligt samma studie som nämnts ovan kostar det bokstavligen 55% mindre att förbereda ett dokument och få människor att underteckna det elektroniskt i motsats till att göra det via papper. Det låter kanske bra, men glöm aldrig att det finns en rad misstag som du kan göra som absolut kommer att äta in den avkastningen på investeringen.

Detta är en stor del av anledningen till att en intelligent plattform för informationshantering som M-Files är så kraftfull i första hand. Inte bara kan M-Files hjälpa dig att bygga bättre arbetsflöden kring routing och signering av dokument, men det gör också dessa effektivitetsvinster tillgängliga på ett sätt som flyter fritt över hela ditt företag också. Människor som behöver tillgång till det signerade dokumentet för att göra sitt jobb kommer att ha det på några ögonblick.

Allt detta för att uppnå det viktigaste målet av alla: att låta dina användare fokusera mindre på tidskrävande administrativa uppgifter så att de kan ägna mer uppmärksamhet åt ditt företag, som det ska vara.