Traditionella digitala arkiveringssystem hanterar information genom att imitera den "gamla tidens" mappar och skåp som fortfarande används på många pappersbaserade kontor. Det innebär att medarbetarna måste komma ihåg eller gissa var saker och ting finns lagrade. Att försöka hitta rätt information blir en tidskrävande och produktivitetshämmande aktivitet för de flesta anställda och företag.

Branschanalytiker har undersökt ineffektiviteten med mappbaserad lagring. Gartner hävdar att yrkesverksamma i genomsnitt lägger 18 minuter på att hitta ett dokument. IDC har summerat den tid som går till spillo på dessa sökningar och uppskattar kostnaden till 19 732 dollar per informationsmedarbetare och år.

Mapplösa lagringsmetoder uppstod ursprungligen som ett svar på efterfrågan på effektivare alternativ för hantering av informationstillgångar. Idag ger dokumenthanteringslösningar som bygger på en metadatadriven metod en mängd fördelar jämfört med besvärliga mappbaserade system och system. Med metadata kan alla dokument eller informationsobjekt intuitivt klassificeras och hanteras baserat på "vad" det är och "var" det är lagrat.

Kraften i metadata

Vad är metadata?

Metadata, som ofta definieras som data som beskriver data, har funnits i tusentals år. I antikens Grekland fäste bibliotekarier taggar i slutet av skriftrullar, vilket gjorde det möjligt att hitta rätt skriftrulle utan att behöva rulla upp och läsa skriftrulle efter skriftrulle. Idag gör metadata det möjligt att organisera och visa digitalt innehåll baserat på vad det är istället för var det har lagrats.

Hur fungerar metadata?

I hjärtat av en modern dokumenthanteringslösning finns en tagg (eller flera taggar), även kallad attribut, som kopplas till ett dokument eller informationsobjekt när det skapas. Listningar kan sedan använda dessa metadata för att snabbt och dynamiskt hämta all relevant information. Dokument, eller vilken informationstillgång som helst, kan "hittas" i många olika vyer eller sökningar utan att data dupliceras. En vy är helt enkelt en dynamisk produkt av metadata snarare än en statisk plats eller behållare som i sig klassificerar data. Resultatet är snabbare tillgång till exakt det innehåll som användarna letar efter.

Fördelar med metadatadriven dokumenthantering

Snabbare informationshämtning

Denna framåtblickande metod för att mer effektivt organisera och hitta information välkomnas av många branschanalytiker och experter. Enligt Gartner"låser metadata upp värdet av data". I företagets Hype Cycle for Content Management, 2014, konstaterar analysföretaget att "Repository-arkitekturer kommer att övergå till en metadatacentrerad, virtuell vybaserad metod ... Varje användare kommer att ha preferensmetadata som är associerade med innehållet, vilket möjliggör kontextuella vyer." De förklarar också att innehållshanteringslösningar baserade på metadata "kommer att möjliggöra mer flexibilitet och kontextuellt relevant information. Sök-, metadata- och regelmotorer kommer att hämta innehåll från många olika platser och applikationer."

Förbättrat samarbete och ökad flexibilitet

Effektiv metadatahantering förändrar dramatiskt hur företag kan använda information. Genom att utnyttja kraften i metadata kan organisationer öka effektiviteten. Metadata och de dynamiska, intuitiva vyer som blir följden undviker tidskrävande sökningar i mappar och förbättrar dessutom:

• Samarbete - Företagsomfattande vyer kan införas och delas mellan funktioner och avdelningar.
• Flexibilitet - vyerna kan anpassas efter individuella behov eller teamets behov.

Förbättrad säkerhet och efterlevnad

Förutom att spara tid och öka effektiviteten förbättrar metadatacentrerade dokumenthanteringslösningar säkerheten. Metadata gör det möjligt att basera åtkomstregler på dokumentets klass, arbetsroll, plats eller nästan vilket annat attribut som helst som definieras av företaget, till skillnad från mappbaserade miljöer där varje fils åtkomstbehörigheter ärvs från mappen den finns i.

Förenklad eDiscovery & Retention

eDiscovery och lagringspolicyer - Innehåll kan läggas på is och lagringspolicyer kan fastställas baserat på dokumentegenskaper, istället för att behöva låsa stora mapphierarkier. Detta resulterar i bättre efterlevnad och mer optimerade datalager.

Framtiden för filhantering: Omfamna metadata

Fördelarna med metadata sträcker sig över varje informationstillgångs hela livslängd. Metadatabaserade regler kan införas för att effektivisera replikering mellan primär- och katastrofåterställningsplatser samt för att automatiskt hantera långtidsarkivering av anläggningstillgångar.

Metadata utgör en spännande möjlighet att spara tid och införa en mer intelligent metod för filhantering. Som hörnsten i en dramatiskt effektivare grund för ett modernt digitalt arkiveringssystem hjälper metadata organisationer att få slut på innehållskaoset och införa metoder som ökar produktiviteten, säkerheten och smidigheten i verksamheten.

Är du redo att skippa mapparna och ta kontroll över dina dokument? Boka en gratis demo eller starta din kostnadsfria testversion idag!