Med utvecklingen av distansarbete och de ökande kraven på framåtblickande företag att digitalisera dokument och automatisera arbetsflöden, borde det inte chocka någon att fler organisationer outsourcar digital transformation till SaaS-leverantörer (Software as a Service) för att hålla sig smidiga i en störande värld. Och det är precis vad som händer, enligt en nyligen genomförd undersökning beställd av Konica Minolta.

Digital Transformation Survey, som genomfördes av Keypoint Intelligence och Konica Minolta , visade att mer än hälften av organisationerna har lagt ut åtminstone en del av sina arbetsflöden till SaaS-leverantörer. För mikroföretag kan drivkraften för att skapa transformation vara särskilt smärtsam med tanke på begränsade resurser, vilket gör outsourcing till ett behov - inte en önskan. Rapporten tillägger:

COVID-19-pandemin påskyndade många trender kring digital transformation och satte enorm press på företag att anpassa infrastrukturer för distansarbete och digitalisera sina arbetsflöden. Denna omvandling över en natt har orsakat en del smärtpunkter, särskilt bland mikroföretag och små och medelstora företag som inte var vana vid en infrastruktur för distansarbete och som redan hade ont om resurser och budget.

Framväxten av SaaS: Outsourcing för smidighet och effektivitet

Föga förvånande visade undersökningen att de svarande - 34 procent - var mest oroade över datasäkerheten. "Den plötsliga övergången till distansarbete och det ökade beroendet av digitala ramverk, i kombination med brister i infrastruktur och utbildning från anställda och företag om hur man hanterar nämnda arbetsflöden, skapade en atmosfär där brottslingar kunde frodas", konstaterade författarna till undersökningen. Faktum är att fyra år efter införandet av den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) 2018 uppgav mer än en fjärdedel av storföretagen och de små och medelstora företagen att efterlevnaden av reglerna fortfarande är en stor utmaning.

Säkerhetsfrågor adresserade: SaaS och dataskydd

Förutom att outsourca arbetsflöden outsourcar allt fler företag även datalagring. I kölvattnet av COVID-19-pandemin hade 72 procent anpassat någon form av molnlösning. De svarande uppgav att molntransformation var en av de viktigaste aspekterna av deras infrastrukturbehov inom följande områden:

• Samarbetshantering - 78 procent
• Processhantering - 76 procent
• Utskriftshantering - 69 procent
• Innehållshantering - 65 procent

Undersökningen visade också att många företag släpar efter när det gäller att upprätthålla robusta plattformar för dokumenthantering - 66 procent av de svarande instämde i påståendet att "dokumentlagringen fortfarande inte är välorganiserad".

"Många organisationer använder för många olika plattformar i sina arbetsflöden, vilket skapar en uppsjö av möjligheter till silos och produktivitetshinder", konstaterar studien.

För dessa organisationer kan flera versioner av dokument ofta lagras på flera olika innehållsplattformar och affärsapplikationer, vilket gör att teammedlemmar slösar tid på att söka efter dokument, missar deadlines på grund av slarviga överlämningar eller riskerar att inte uppfylla kundens säkerhetskrav. Dokumenthanteringsplattformar som sömlöst kan integreras med SharePoint, Salesforce, Google Workspace och andra innehållsapplikationer kan lösa dessa problem och bidra till att öka produktiviteten och minska riskerna.

M-Files: Din partner i digital transformation

Det mest grundläggande resultatet av undersökningen är enkelt: Företag av alla storlekar gynnas av att outsourca IT-tjänster. "Vi tror att den ökande komplexiteten i dagens ekosystem för online-arbetsplatser inte kommer att försvinna i första taget, vilket får Keypoint Intelligence att dra slutsatsen att outsourcing av IT-tjänster bara kommer att bli viktigare inom en snar framtid", säger Colin McMahon, Associate Director på Keypoint Intelligence. Han tillägger:

"Vi ser möjligheter i denna nya, digitaliserade värld för företag av alla storlekar, men särskilt för mikroföretag och små och medelstora företag (SMB), att övervinna sina personal- och budgetbrister genom att anamma uppfattningen att inte alla processer behöver hanteras internt. Med rätt kombination av digitala processer och väl genomtänkta partnerskap kan företag förbättra sin digitala omvandling och positionera sig för att bli mer konkurrenskraftiga i framtiden."

Olaf Lorenz, chef för International Marketing Division, Konica Minolta Business Solutions Europe, håller med. "För företag i alla storlekar finns det fortfarande många hinder att övervinna på resan mot digital transformation", säger han.

Det är uppenbart att företag som samarbetar med SaaS-leverantörer med ett bevisat engagemang för kunderna, en branschkänd meritlista och expertis inom informationshantering kommer att kunna uppleva en exponentiell tillväxt i ROI.

"Vår studie visar att många organisationer har funnit att outsourcing är ett effektivt verktyg för att hantera brister i den digitala transformationen i den egna organisationen", säger Lorenz. "En extern leverantör kan snabbt och effektivt stödja ett företag med ytterligare IT-expertis och lämpliga IT-lösningar."

Är du redo att frigöra kraften i SaaS för din digitala omvandling? Boka en gratis demo eller starta din kostnadsfria test period idag!