Som en observatör påpekade berodde inte ens stora katastrofer som Tjernobyl helt och hållet på bristande dokumentation. Den här krisen orsakade så mycket skada eftersom människor inte följde de planerade och dokumenterade processerna i tid. Även om det är viktigt att dokumentera processer kommer inga flödesscheman eller instruktioner att hjälpa företag att driva verksamheten mer effektivt eller övervinna oväntade och ovanliga hinder om ingen följer dem.

Korrekt företagsledning innebär alltså mer än att bara planera och dokumentera affärsprocesser. Det handlar också om att genomdriva, mäta och förbättra dessa processer. Ta en titt på statistiken för hantering av affärsprocesser för att få veta varför det är viktigt, hur väl organisationerna lyckas och, viktigast av allt, vilka verktyg som kan göra effektiv hantering av affärsprocesser relativt enkel och smidig.

Hur Business Process Management skyddar företag

För att illustrera fel i processhanteringen på ett ännu enklare och vanligare sätt kan man likna ett processfel vid att orsaka en bilolycka genom att köra mot rött. Den som har körkort borde känna till hur man på ett säkert sätt korsar en korsning. De vet till och med att de kan få konsekvenser som böter eller skador på fordonet om de bryter mot reglerna. Ändå förekommer det brister i manuella processer, och det är något som sker varje dag och överallt. Samtidigt spelar det egentligen ingen roll vem som orsakade kollisionen; alla inblandade förlorar tid och pengar och kanske till och med skadas.

I framtiden kanske tekniken hittar ett sätt att stoppa bilarna i korsningen tills vägen är fri, vilket sker med självkörande bilar. Även om en verksamhet inte kan köra sig själv har företagen möjlighet att testa och tillämpa sina affärsprocesser på ett ganska anmärkningsvärt och automatiserat sätt med rätt system på plats.

Statistik om hantering av affärsprocesser från en undersökning av BPTrends ger en dyster bild av läget när det gäller att dokumentera affärsprocesser:

Totalt sett uppgav 96% av företagen att de hade åtminstone några affärsprocesser dokumenterade, vilket naturligtvis är ett bra första steg.

Endast 11% av de tillfrågade uppgav att de aldrig dokumenterade processer, men endast 23% uppgav att de ofta gjorde det.

Endast 2% av de tillfrågade företagen uppgav att de alltid dokumenterade affärsprocesser.

För att ta några specifika exempel nämnde endast 1% att de alltid dokumenterar standardprocesser, dvs. den typ av saker som de oftast gör. Något högre, men fortfarande ensiffriga procenttal, av företagen dokumenterade alltid processförbättringar, hur de använde data, chefsutbildning eller till och med större processer. I vilket fall som helst visade undersökningen att företagen inte ens konsekvent dokumenterar processer, än mindre spårar eller verkställer dem. Du kan föreställa dig hur många fler bilister som skulle köra mot stoppskyltar om de trodde att den röda hexagonen bara var ett förslag och inte en regel.

Varför företag investerar i Business Process Management

Red Hat hjälpte till att sponsra en undersökning av orsakerna till att företag väljer att investera i att förbättra sin egen processhantering. De lyfte fram dessa viktiga resultat:

En önskan om att förbättra kundnöjdheten: 42%

En önskan om att förbättra effektiviteten och smidigheten: 65%

Företag med pågående processförändringsprojekt: 37%

De flesta av dem som svarade på enkäten sa att deras företag fokuserade på stegvisa processförbättringar och inte på en kulturförändring inom hela företaget. Dessutom sa de att det största hindret var att helt enkelt sälja in idén om att dokumentera, spåra och förbättra processer till högre chefer. Några nämnde att de trodde att ledningen blev förvirrad eftersom många avdelningar hade presenterat sina egna projekt, vilket gjorde det svårt att få uppmärksamhet. Det är en utmärkt poäng att förbättringen av affärsprocesshanteringen kan få större genomslagskraft med ett ledarskap uppifrån och ner och som en del av en företagsövergripande insats.

Hur M-Files gör Business Process Management till en sömlös del av ett effektivt arbetsflöde

Den intelligenta plattformen för informationshantering M-Files organiserar, underhåller och spårar inte bara dina dokument. Den automatiserar också processen för att hålla arbetsflödet på rätt spår och hjälper till att förbättra kvalitetskontrollen genom varje steg i processen. Du behöver inte kämpa med dokument som försvinner i SPAM-mappen i nästa ansvariga persons e-post. Istället får den personen en varning om att han eller hon behöver ta hand om dokumentet och ett enkelt gränssnitt att använda för att utföra sin uppgift. Funktioner som automatiska meddelanden om godkännande ingår redan i systemet.

När den anställde har slutfört sitt arbete fortsätter processen genom att gå vidare till nästa person i kedjan. Under tiden kommer din värdefulla information och dina affärsprocesser att skyddas av certifierad säkerhet, versionskontroll, återställningsfunktioner och ett automatiserat system. Du kan också integrera M-Files med annan programvara för företag som CRM för att göra övergången sömlös. M-Files gör det också enkelt att göra din arbetsplats till ett papperslöst kontor och att ge medarbetarna fjärråtkomst, så att de kan arbeta där de behöver.

Är du redo att föreställa dig ett bättre sätt att arbeta och kontrollera affärsprocesser? Kom igång genom att boka en gratis demo eller en kostnadsfri testperiod. Kontakta oss idag för att berätta om dina affärsprocesser, så visar vi hur vi kan hjälpa dig.