Oavsett om det handlar om innehåll som skapas internt eller dokument och filer som tas emot från kunder, partners och leverantörer, drunknar dagens företag i ett informationshav som växer sig större för varje dag.

Kostnaden för pappersbaserad HR

I synnerhet måste HR-avdelningen hantera och kontrollera en stor mängd olika typer av information som ofta är mycket konfidentiell. Medarbetarregister, anställningsavtal, löneinformation och utbildningskrav är bara några exempel på den mängd information och relaterade processer som HR-avdelningen hanterar. Men hur mycket tid lägger HR-personalen på att försöka hitta och hantera denna information istället för att koncentrera sig på att hantera processen med att anställa och utbilda medarbetare?

Papper, mappar och arkivskåp Chaos

M-Files genomförde en undersökning bland 100 beslutsfattare i Storbritannien, från företag med fler än 50 anställda, för att bättre förstå hur HR-avdelningarna hanterar så stora informationsmängder.

HR-personal kan inte hitta den information de behöver

Enligt undersökningsresultaten är det helt enkelt många som inte klarar sig på ett effektivt sätt.

Av de tillfrågade HR-beslutsfattarna slösar 41% mer än 10 minuter per dag på att söka efter de dokument och den information de behöver för att utföra sitt jobb. Av dessa personer tillbringar nästan hälften mer än 20 minuter!

Det är uppenbart att detta är en mycket ineffektiv tidsanvändning, men vad är det som gör att så mycket tid går till spillo när man letar efter information?

HR-avdelningar är fortfarande bundna till papper

65% av de tillfrågade medger att HR-information fortfarande hanteras med hjälp av pappersdokument, pappersbaserade processer och förvaras i arkivskåp. Faktum är att papper är den metod som används mest när det gäller att hantera HR-information, och den används mer än någon annan metod eller lösning! Det är inte förvånande att HR-avdelningarna har så stora problem med att hitta, dela och uppdatera information.

Dessutom använder 47% filer och mappar på nätverksenheter. Med 65% av respondenterna som hanterar HR-information på mer än en plats är det ingen överraskning att det blir ännu svårare att hitta information. För att inte tala om risken för att duplicerad information lagras i flera system eller på flera platser, vilket gör det svårt att säkerställa att du använder den senaste och mest uppdaterade versionen.

Effektivisering av HR-processer med digitala lösningar

Vi frågade också respondenterna om vilka typiska HR-processer som de ansåg vara mest ineffektiva. De tre mest identifierade var:

• Administration av medarbetarsamtal, ersättningar och förmåner
• Utannonsering av lediga tjänster och hantering av ansökningar
• Intervjuer och introduktion av nya medarbetare

Med tanke på den stora användningen av papper är det inte konstigt att HR-avdelningarna tycker att deras manuellt baserade processer är tidskrävande och ineffektiva. Genom att digitalisera dessa processer och automatisera manuella aktiviteter i så stor utsträckning som möjligt kan HR-avdelningen frigöra mycket tid och därmed arbeta mer effektivt.

Ökad effektivitet med digitalisering och automatisering

80% av respondenterna erkänner att de använder en pappersbaserad process för dokument som kräver godkännande via signaturer (till exempel anställningsavtal och erbjudandebrev). Många HR-medarbetare tycker att rekrytering och introduktion av nyanställda är en ineffektiv process, men genom att införa elektroniska signaturer kan dessa processer förbättras, effektiviseras och automatiseras avsevärt. Det skulle inte bara spara tid, utan även förbättra granskningsbarheten och efterlevnaden.

Förbättrad efterlevnad och granskningsbarhet

Problemet med manuella HR-processer betonades ytterligare när vi frågade: "Vilka är de största utmaningarna i din roll?"

Manuell dokumenthantering var det främsta svaret och 44% av HR-beslutsfattarna uppgav att det var särskilt utmanande att skriva ut, skanna och signera dokument för hand - tillsammans med att skicka dokument via e-post och flytta information till olika platser. Dessutom kämpar 41% av de tillfrågade med pappershantering och arkivering.

Är du redo att effektivisera dina HR-processer och bli papperslös? Boka en gratis demo eller starta din kostnadsfria testperiod idag!