Vad är konceptet med federerad sökning? Federated search beskriver en sökteknik som kan söka efter information i flera källor samtidigt. Funktionen aggregerar och konsoliderar resultaten innan de returneras till en användare. Detta gynnar sökare eftersom de kan hitta information baserat på faktorer som aktualitet eller relevans utan att ta hänsyn till lagringsplats eller format. Vi ville ta en stund för att hjälpa våra läsare att förstå hur denna globala sökfunktion fungerar och kan vara till nytta för en organisation.

Den höga kostnaden för informationssilos

Den enkla jämförelsen är denna: federerad sökning för företag liknar hur stora sökmotorer returnerar resultat. Till exempel, en sökning efter "Lamborghini" på Google returnerar företagets webbplats, kanske några forumdiskussioner, bilder av bilar, nyhetsberättelser och videor om Lamborghinis. En bred fråga som den kan ge förslag på att begränsa din fråga också, så här: Du kanske vill förfina din fråga för att fråga om priset på en Lamborghini eller de olika modellerna.

Applicera nu samma koncept på ditt eget företag. Föreställ dig fördelarna med federerad sökning i alla dina system och datalager. De flesta stora organisationer förlitar sig på flera system med relaterade data. Du kanske till exempel vill hitta den mest relevanta informationen från CRM, dokumenthanteringssystemet och faktureringssystemet om en viss kund eller produktlinje. I dag kan du behöva göra enskilda sökningar i varje system och sedan sammanställa resultaten manuellt.

CMSWire publicerade statistik över hur många källor som typiska företag behöver för att söka efter information:

• Cirka 90% av företagsinformationen var ostrukturerad och fanns i en mängd olika dokumenttyper och applikationer.
• Över 60% av informationsmedarbetarna behövde tillgång till minst fyra system.
• Minst 15% behövde göra sökningar i så många som 11 olika system.

Fördelarna med Federated Search för företag

Tanken med federerad sökning i ett företagssammanhang är att tämja kaoset i flera arkiv. Som standard är funktioner för federerad sökning inbyggda i M-Files -lösningen. M-Files bryr sig inte om var dina dokument finns. Sökningar kan utföras över alla företagets informationssilos för att returnera resultat, oavsett var filerna finns. Det är kraften i att prioritera innehåll framför plats.

Smidig sökning i alla system

De uppenbara fördelarna med federerad sökning för företag är bland annat följande:

• Du behöver inte manuellt bläddra fram och tillbaka mellan olika system utan kan helt enkelt begära en global förfrågan för aggregerade resultat.
• Framför allt behöver du inte investera i en dyr och tidskrävande datamigrering till ett enda system eller datalager för att få möjlighet att utföra sådana universella sökningar.
• Om du fortfarande förlitar dig på äldre system kan du fortfarande få tillgång till information från en enda plattform utan att behöva uppgradera.

Inget behov av kostsamma datamigreringar

Vilken stark idé! Det spelar ingen roll om olika avdelningar föredrar att använda sina egna system. Om säljavdelningen vill lagra data i sin CRM, så är det bra. Om redovisningsavdelningen vill använda sitt ERP-system är det inget problem. M-Files behöver inte ersätta dessa investeringar. Det hjälper helt enkelt till att maximera din investering i dessa verktyg.

Hur Federated Search fungerar: Bakom kulisserna

Att behöva göra flera sökningar i frånkopplade system och, ännu värre, fortfarande inte hitta den information du behöver har en mycket verklig kostnad. Undersökningen som CMS Wire publicerade visade att informationsmedarbetare tillbringade ungefär en tredjedel av sin dag med att söka efter relevant information. Ännu värre var att de inte kunde hitta det de behövde 44 % av tiden. Detta innebär en beräknad förlust på nästan 6 000 dollar per år i bortkastade ansträngningar för var och en av dessa medarbetare. Även ett medelstort företag med 100 kunskapsarbetare skulle drabbas av årliga förluster på cirka 600 000 dollar bara i bortkastad tid.

Förutom bortkastade ansträngningar är den immateriella kostnaden för att inte hitta nödvändig information svår att beräkna. Den varierar beroende på hur kritisk informationen är för en viss applikation och ett visst affärsbehov. Det betyder inte att företaget inte har rätt information. Det betyder helt enkelt att den kan ha lagrats i ett arkiv som inte söks av tillgängliga kunskapssystem.

Det är också troligt att information som är svår att hitta inte heller är ordentligt säkrad och inte har ordentlig kvalitetskontroll, så du kan räkna den initiala kostnaden för att samla in och lagra den här informationen som en annan förlust. Den här typen av förlorade data innebär också att organisationer utsätts för risker för dataintrång och regleringsfrågor. Även om er strategi för informationshantering inte nödvändigtvis omfattar att samla alla olika datakällor, bör den innehålla en enkel översikt över var informationen finns och om den kontrolleras på rätt sätt.

Hur Enterprise Federated Search fungerar

De flesta dokumenthanteringssystem utför federerad sökning som en funktion av två huvudarkitekturer som används för att leverera denna funktion. Även om detaljerna i de två olika tillvägagångssätten kan vara lite pedantiska, är de värda att nämna:

• Tid för förfrågningar: Söksystemet skickar helt enkelt ut frågor till olika system. Vid tidpunkten för förfrågan väntar det en viss tid på svar, sammanställer de mest relevanta resultaten och returnerar dem sedan till användaren. Du kan se resultaten i en mängd olika format. Relevansen baseras naturligtvis på vad som bestäms av varje system som tillfrågas.
• Tid för indexering: Den här typen av söksystem bygger på ett i förväg uppbyggt huvudindex över olika informationskällor. Indexet ska hjälpa till att förbättra sökresultatet. En variant på indextid använder indexet för varje system och inte ett masterindex för den federerade sökningen, så det är en slags hybrid mellan indextid och frågetid.

Så här implementerar du federerad sökning i ditt företag

Du kan dra nytta av de största fördelarna med att hitta den information som ditt företag behöver med mindre bortkastad tid. Hitta en lösning som M-Files med en global sökning som ger dig möjlighet att spåra upp information, oavsett var den är lagrad.

Är du redo att övervinna informationssilor och stärka din personalstyrka? Boka en gratis demo eller starta din kostnadsfria testversion idag för att uppleva den transformerande kraften i federerad sökning med M-Files.