Vad är ett dokumenthanteringssystem (DMS)?

Vad är ett dokumenthanteringssystem? Enkelt uttryckt är ett dokumenthanteringssystem en automatiserad mjukvarulösning för företag som används för att organisera, säkra, lagra, fånga, digitalisera och tagga företagsfiler.

Många dokumenthanteringssystem sträcker sig längre än den grundläggande funktionaliteten och omfattar även dokumentrelaterade arbetsflöden. Det finns massor av andra tillägg, funktioner och möjligheter som vissa dokumenthanteringssystem erbjuder - vilket har lett till andra namn och beteckningar som enterprise content management (ECM), enterprise information management (EIM) och intelligent information management (IIM).

Begreppet dokumenthantering syftar ofta på en övergripande strategi för hur ett företag lagrar, hanterar och spårar sina elektroniska dokument.

Hur fungerar ett dokumenthanteringssystem?

Business.com hävdar att det finns tre huvudfunktioner i ett dokumenthanteringssystem - att fånga, lagra och distribuera dokument. Återigen, i sin mest grundläggande definition bör ett dokumenthanteringssystem åtminstone göra dessa tre saker bra.

Dokumenthanteringssystem bör fånga upp dokument från alla källor

Ett dokumenthanteringssystem bör ha ett sätt att mata in dokument och filer från olika källor. Några källor kan inkludera:

• Skanna, fånga och digitalisera från pappersfiler
• E-postmeddelanden och bilagor
• Externa applikationer som CRM eller ERP
• Användargenererat innehåll sparas direkt i dokumenthanteringssystemet

När dokument har laddats in i DMS från vilken källa som helst, bör DMS innehålla ett sätt att indexera och klassificera dessa dokument - ofta med metadata.

Dokumenthanteringssystem bör fungera som en central lagringsplats

En grundläggande funktion för ett dokumenthanteringssystem är att fungera som navet - det centrala förvaret - för företagets filer. Många grundläggande DMS kräver ett omfattande migreringsprojekt för att flytta alla affärskritiska dokument till systemet. Mer avancerade lösningar för intelligent informationshantering, som M-Files, ansluter till befintliga arkiv och tillämpar metadata och relationer på dokument som lagras i andra system. Med integrationer finns det inget behov av migrering och miljöerna i andra system kan förbli ostörda.

En faktor som bör beaktas vid lagring är informationssäkerhet. En central lagringsplats hjälper till att skydda företagets information från illvilliga aktörer. Med avancerade dynamiska behörigheter kan organisationer kontrollera vem som har tillgång till vissa dokument eller dokumentklasser.

System för dokumenthantering bör underlätta sökning och hämtning av dokument

Ett dokumenthanteringssystem ska göra det lätt för användarna att hitta information. Med metadata taggas alla filer så att de kan hittas med hjälp av en mängd olika parametrar. Till exempel kan metadata för en faktura taggas med:

• Parter som berörs av fakturan
• Viktiga datum
• Belopp
• Affärsenhet eller avdelning
• Beskrivning av utförda tjänster eller inköpta produkter

Med all denna information kopplad till dokumentets metadata ger sökningar bättre resultat och användarna kan hämta dokument snabbare och enklare. I M-Fileskan dokument hittas med hjälp av en Google-liknande sökning, som returnerar de mest relevanta filerna först.

Vad används dokumenthanteringssystem till?

Ett dokumenthanteringssystem används för att automatiskt organisera, säkra, digitalisera och klassificera företagsdokument, så att de blir lätta att komma åt, redigera och dela. Ursprungligen föddes dokumenthanteringssystem när företag försökte flytta verksamheten bort från ett pappersbaserat kontor - med manilamappar och arkivskåp. Sedan dess har dokumenthantering fått en mer central roll i företagens tekniska stack, vilket underlättar arbetsflöden och sammanför olika arkiv till en central hubb.

Vilka typer av dokumenthanteringssystem finns det?

Det finns några olika typer av dokumenthanteringssystem - beroende på hur de klassificeras.

Dokumenthanteringssystem i molnet eller på plats

Hur ser din föredragna IT-miljö ut - molnbaserad, lokal eller hybrid?

Molnbaserade dokumenthanteringssystem lagrar dina filer i molnet, vilket gör dem tillgängliga överallt där det finns en internetanslutning.

Vissa företag kan kräva lokal dokumenthantering, där filerna lagras på en lokal server. Detta kan vara nödvändigt när vissa bestämmelser kräver lokal lagring eller när vissa länder kräver datasuveränitet, till exempel.

Ett hybrid-DMS möjliggör en kombination av båda alternativen.

Mappbaserat vs. mapplöst dokumenthanteringssystem

Vissa dokumenthanteringssystem är mappbaserade - de använder helt enkelt traditionella filstrukturer med mappar och undermappar inom systemet. Andra system är mapplösa, metadatabaserade och arkivagnostiska, t.ex. M-Files. I den här typen av system spelar det ingen roll var ett dokument lagras. Det enda som betyder något är vad dokumentet är - vilket är en funktion av metadata.

Vilka är de viktigaste egenskaperna hos ett effektivt dokumenthanteringssystem?

Som nämnts kan ett dokumenthanteringssystem ha flera funktioner som leder till mer intelligenta metoder för informationshantering. Några viktiga funktioner att utforska i ett DMS inkluderar:

Sökning: Ett effektivt DMS hjälper användarna att hitta dokument och information baserat på dokumentidentifierare, metadata, relationer och innehåll.

Metadata: 93% av medarbetarna kan inte hitta ett dokument eftersom det har fått ett dåligt namn eller har arkiverats felaktigt. I ett DMS kan samma information sökas och hittas med hjälp av olika kriterier beroende på användningsområde, eftersom informationen är märkt med metadata baserat på vad den är. Unik information visas dynamiskt där den behövs utan att dupliceras.

Integrationer: Många dokumenthanteringssystem kan integreras med andra affärssystem och arkiv - e-post, nätverksmappar, CRM, ERP, äldre ECM och andra.

Versionskontroll: Funktioner för versionshantering säkerställer att du har tillgång till den senaste versionen av ett dokument. Versionskontroll och spårning gör det enkelt att se vad som har ändrats, vem som har gjort det och när ändringen gjordes.

Stöd för efterlevnad av regelverk: Om du är verksam i en reglerad bransch kan ett dokumenthanteringssystem bidra till att minska risken för bristande efterlevnad. Användarna kan automatisera verifieringskedjor och hantera information och relaterade arbetsflöden i enlighet med gällande regler.

Skalbarhet: När ett företag väljer ett dokumenthanteringssystem bör det vara uppmärksamt på systemets skalbarhet. Om man ser bortom de nuvarande behoven, hitta ett DMS som har avancerade funktioner som tillgodoser företagens tillväxt eller förändring.

Säkerhet: Ett DMS bör tillhandahålla robusta säkerhetsfunktioner som åtkomstbehörighet och kontrollfunktioner, verifieringskedjor, federerad autentisering, kryptering av företagsfiler i transit och i vila, intrångsdetektering, förebyggande av dataförlust, hög tillgänglighet och mer.

Användarvänlighet: Eftersom ett DMS blir kärnteknik för verksamheten är det viktigt att användarupplevelsen är bra - med enkel åtkomst, liten eller ingen nedtid och lättanvända funktioner. Medarbetarna ska enkelt kunna komma åt, hantera och navigera i filer.

Samarbete: Ett DMS bör göra det enkelt för användarna att dela och samarbeta kring dokument - med funktioner som projektdokumenthantering, uppgiftsspårning, arbetsflöden, samförfattande och enkel delning av dokument mellan användare.

Intelligens i innehållet: Vissa avancerade dokumenthanteringssystem använder artificiell intelligens. Artificiell intelligens kan hjälpa till att klassificera dokument genom att fylla i metadatafält, skanna filer efter viss data och skilja ut affärskritisk data från röran.

Arbetsflöden: Att manuellt hantera dagliga processer är inte ett bra sätt att använda tiden. Ett DMS med automatisering av arbetsflöden bidrar till att säkerställa konsekvens genom att verifiera att varje steg i en affärsprocess följs. Automatiserade arbetsflöden effektiviserar vanliga affärsprocesser - som godkännande av avtal, kontrollerat innehåll och fakturering - och skickar ett meddelande när det finns en uppgift som ska hanteras.

Arbete på distans: Med ett molnbaserat DMS kan användarna komma åt filer var som helst och ofta från vilken enhet som helst - vilket möjliggör distansarbete var som helst: på kontoret, hemma, på flygplatsen, på hotellet, på kaféet... var som helst.

Vilka är fördelarna med att använda ett dokumenthanteringssystem?

Ett DMS ska göra arbetet enklare, mer produktivt och mer effektivt och bespara personalen timmar av tråkiga uppgifter och irritation över att inte snabbt hitta de dokument de behöver. De viktigaste fördelarna är bland annat följande:

Ökad produktivitet

När medarbetarna ägnar mindre tid åt att söka efter dokument eller åt manuella, repetitiva uppgifter får de mer tid över till värdeskapande arbete.

Minskad säkerhetsrisk

Genom att hålla informationen säker och tillämpa dynamiska åtkomstkontroller minskar riskerna och exponeringen för informationssäkerhet. I händelse av en oförutsedd brand eller översvämning är katastrofåterställning enkel när dokument lagras i molnet.

Förbättrade åtgärder för efterlevnad

Kraven på efterlevnad av många affärsdokument kan vara komplicerade och utmanande. Ett DMS hjälper organisationer att undvika böter, återkallade licenser eller till och med straffrättsligt ansvar genom att automatisera viktiga dokument för att uppfylla lagstadgade krav.

Snabb och enkel dokumentsökning

Enligt Forrester lägger medarbetarna i genomsnitt 18 minuter på att söka efter ett dokument. Ett metadatabaserat DMS gör det snabbt och enkelt att hitta rätt dokument.

Förbättrat samarbete

Ett DMS gör det enkelt att dela information och samarbeta och gör det möjligt att komma åt dokument från olika källor från flera platser. Användarna kan dela dokument, övervaka arbetsflöden, vara medförfattare till dokument och mycket mer.