Ah. Demokrati. En helig term som alltid är en inspiration för medborgare i den fria världen. Ett ord som för tankarna till Abraham Lincolns berömda beskrivning: "Av folket, genom folket, för folket." Och det är med en blinkning till Lincolns formulering som vi beskriver demokratiseringen av information i företaget på samma sätt. Demokratisering av information innebär att vi utökar kraften i affärsinformation som skapas av folket, till folket.

Demokratiseringen av information i företaget

Annorlunda uttryckt innebär det att information som skapas av medarbetare blir tillgänglig för alla andra medarbetare. Och är det inte bättre på det sättet? När medarbetarna har tillgång till information kan de fatta bättre beslut; de får insyn, perspektiv och viktiga insikter; det är den ultimata formen av öppenhet. Demokratisering av information är den stora utjämnaren.

Informationssilos kontra demokratisering av information

Låt oss ge ett exempel:

Året är 2005. Företagsinformation är utspridd i hela organisationen som en ödemark, med PDF-filer och kalkylblad som flyter omkring som en massa skräp. En del finns på en master-nätverksenhet. En del finns i ERP-lösningen. Men de flesta dokumenten finns i enskilda datorer, långt borta från alla andras blickar.

Säljaren John får en uppenbarelse och ändrar några bilder i säljpresentationen. Dessa förändringar har gjort en enorm skillnad och hans försäljning har ökat. Han tänker berätta för sitt team om förändringarna, men mejlet blir liggande som utkast medan han går vidare till andra saker.

Ingen kommer någonsin att få reda på ändringarna förrän John förklarar dem.

Ekonomimedarbetaren Elaine förvarar fakturorna i en mapp på skrivbordet och laddar upp dem i ekonomisystemet efter betalning, när hon har tid. Andra avdelningar undrar var den här fakturan är, eller om den har betalats.

Ingen vet egentligen om fakturor förrän Elaine berättar vad som har hänt eller de dyker upp i ekonomisystemet.

Det är en förenklad version av information i stuprör. Låt oss nu se demokratisering av information i aktion.

Det är 2020. Organisationen har M-Files, som fungerar som ett centraliserat informationsnav som kopplar samman information i nätverksmappar, ERP, ekonomiprogramvaran, SharePoint och andra affärsapplikationer.

Säljaren Sam undersöker en befintlig kund och letar efter sätt att utöka kontot. Han söker efter relevant information på M-Files och hittar:

• En tidigare säljares anteckningar om en annan möjlighet inom kundorganisationen
• Ljud från ett telefonsamtal mellan kunden och hans customer success team, där kunden förklarar varför han är så nöjd med företagets produkter
• Tidigare fakturor som visar prisrabatter och kampanjer som kunden har dragit nytta av
• Ett pressmeddelande som utfärdades av kunden för ett år sedan
• Ett ofullständigt utkast till fallstudie som marknadsföringsteamet arbetar med för den här kunden

Och Sam får allt detta i en snygg och prydlig vy. Han behövde inte fråga alla 264 av sina kollegor om de någonsin hade haft något att göra med den här kunden. Han sökte och hittade information från andra människor, information som hjälpte honom att fatta bättre beslut, hjälpte honom att skapa ett värdeförslag för att utöka kontot.

Det är demokratiseringen av information i företaget.

Förbehållet

Det enda som hindrar en fullständig demokratisering av informationen är säkerhet och användarbehörigheter. Det är uppenbart att känslig information måste skyddas och endast vara tillgänglig för dem som ska ha åtkomst till den. Med dynamiska användarrättigheter som erbjuds av informationshanteringsplattformar som M-Files förblir saker som anställdas löneinformation, kundbetalningsinformation och annan känslig information synlig för dem som har rätt behörighet.

Vart man än vänder blicken sker en demokratisering av näringslivet.

Uber gav alla möjlighet att vara förare och passagerare - utan att äga en enda taxi.

AirBnB gav alla möjlighet att äga hyresfastigheter och vara hyresgäst - utan att äga fastigheterna.

Amazon gav alla möjlighet att vara återförsäljare och konsumenter - utan att äga produkterna (i de flesta fall, i alla fall).

På samma sätt måste företagen demokratisera företagsinformationen. De måste ge sina anställda möjlighet att skapa och hitta information, allt i samma snabba rörelse. Vägen till denna pelare i den digitala omvandlingen kan vara krokig, men den är värd det.

Som Taiwans tidigare president Chen Shui-Bian sa: "Vägen till demokrati må vara krokig och är som en flod med många kurvor, men till slut kommer floden att nå havet."