I flera år har experter sagt att distansarbete - även känt som att arbeta hemifrån - skulle vara "framtidens våg". Det var dock få som förutspådde att vågen skulle slå ner i verkligheten så snabbt att den skulle bli det "nya normala".

En nyligen genomförd studie visade att cirka 20 % av befolkningen uppgav att de arbetade hemifrån innan covid-19-utbrottet började. I slutet av 2021 rapporterades 71% av arbetstagarna arbeta hemifrån. Ytterligare 54% uppgav att de skulle föredra att fortsätta arbeta på distans efter att pandemin avtagit till en endemisk situation. För de flesta företag innebär detta paradigmskifte en utmaning när det gäller att bygga upp en ny teknisk infrastruktur som på ett jämlikt sätt underlättar minst tre arbetssätt - på kontoret, hybrid och distans.

Samarbete: Hörnstenen för framgång på distans

En viktig roll spelar plattformar för informationshantering som skapar en ny normal känsla för samarbete och kommunikation - särskilt i företag med medarbetare som är utspridda i olika länder och tidszoner. Steve Jobs sa en gång: "Stora saker i affärsvärlden görs aldrig av en enda person, utan av ett team av människor." Men för att kunna göra "stora saker" behöver en organisation "större" kommunikations- och samarbetsverktyg.

Utmaningen "Var som helst och när som helst

När amerikanska arbetare fortsätter att sprida ut sig i fjärrteam kan vikten och värdet av projektsamarbete inte överskattas. Kunskapsarbetare måste kunna arbeta tillsammans var som helst, när som helst och från praktiskt taget vilken enhet som helst. En studie från 2021 Gartner uppskattade att nästan 80 % av medarbetarna använde samarbetsverktyg - en ökning med mer än 40 % sedan Q1 2020.

Bryta ner barriärer för samarbete

Med denna förändring följde nya och skrämmande utmaningar. Till exempel rapporterade medarbetarna att de inte kunde komma åt viktiga dokument på grund av att det saknades gemensamma, tillgängliga dokumenthanteringssystem. Det var inte bara medarbetarna som var utspridda, utan även deras dokument och data. Eller ännu värre, medarbetarna använde fel versioner av dokument som ofta försvann i ett träsk av e-postbilagor.

Informationshantering för distansteam

Så hur kan framåtblickande företag ta itu med dessa utmaningar och få ut det bästa av sina medarbetare på distans och på kontoret? Svaret börjar med en överlägsen plattform för informationshantering.

Medarbetarna måste få möjlighet att dela information på ett enkelt och säkert sätt och att arbeta tillsammans på ett mer produktivt sätt. Det kan de inte göra om viktig information fortfarande är instängd i datasilos eller finns på en hårddisk på ett kontor någonstans.

Centraliserad data och strömlinjeformad dokumentdelning

De goda nyheterna? Dokumenthanteringslösningar som M-Files möter och besegrar nya normala utmaningar för distansarbetare. Oavsett var eller vad ditt team fokuserar sina resurser och sin tid på lagras alla viktiga data i ett centraliserat arkiv, så att alla har tillgång till exakt det de behöver. Resultatet? Förbättrad kommunikation med kunder och med varandra.

Förbättrad kommunikation och kundservice

Den digitala förstahandsupplevelsen har länge inneburit en möjlighet för organisationer att skapa mer personliga kundupplevelser. Om en kund till exempel behöver ett dokument måste ditt team ha ett strömlinjeformat system på plats för att göra det enkelt och säkert att hämta det. Lösningar som M-Files minskar problemen på dessa områden genom att göra innehåll tillgängligt internt och externt - men bara för dem som behöver tillgång. Framsteg som dessa är i slutändan anledningen till att samarbetet har fortsatt att öka under de senaste två åren, trots den massiva störning som COVID-19 medförde. När du ger människor de resurser de behöver för att prestera sitt bästa, så kommer de att göra det.

Frigör kraften i samarbete med M-Files

För att upptäcka hur din organisation kan ta samarbetet till en ny nivå och uppnå en nästan 270% ökning av ROI, kontakta en professionell på M-Files idag.

Är du redo att ge dina fjärrteam möjlighet att lyckas? Boka en gratis demo eller starta din kostnadsfria testperiod idag!