Den stora mängd information som skapas varje dag av ett genomsnittligt företag är häpnadsväckande. Faktum är att det har uppskattats att mer data har skapats bara under de senaste två åren än under hela den mänskliga historien fram till dess. I dessa data finns den insikt som tjänstemännen behöver för att fatta bättre och mer välgrundade beslut om vart företaget är på väg - men det kan vara svårt att komma till den punkten när det blir en överväldigande uppförsbacke att vada genom alla dessa data.

Detta är också en av de främsta anledningarna till att metadata är så viktigt. I grund och botten handlar metadata om en uppsättning data som beskriver och ger information om andra data. Med andra ord är det den korta beskrivning du skriver eller de nyckelord som du använder för att snabbt avgöra vad som finns i ett dokument innan du öppnar det. Metadata är otroligt användbart om det används på rätt sätt - men det blir också en utmaning när ett företag växer i omfattning och skala.

För en snabb introduktion till vad metadata är och vad det gör, kolla in den här infografiken Varför organisera med metadata:

För att tala klarspråk: den information som företag skapar är i slutändan bara lika användbar som de metadata som bifogas den för kategoriseringsändamål. Utan rätt metadatastruktur på plats är det svårt att hitta kritiska insikter och annan information under de bästa av dagar. Dessutom skapar det ytterligare problem, som att data klassificeras felaktigt, att data saknar en tydlig relation till liknande viktiga data, att systemet inte är utformat för att stödja processdrivna arbetsflöden och mycket mer.

Ur det perspektivet är metadata absolut lika viktiga som själva datan. Detta gäller av ett antal skäl, som alla är värda att utforska.

Varför metadata är viktigt

Det kanske största skälet till att metadata är så viktigt är den primära roll som de är tänkta att spela. Du klassificerar viktiga insikter så att du kan förstå vad innehållet faktiskt är, snarare än bara vad det heter eller var det finns. Faktum är att när man hoppar över metadata är det som att lämna pengar på bordet.

Tänk på det i samband med de metadata som bifogas låtfiler på populära musiktjänster som Pandora, Spotify eller iTunes. Här får du mer än bara ett filnamn när du söker. Du får namnet på artisten. Du får den musikgenre som låten tillhör. Du får namnet på albumet, året då det publicerades, relaterade låtar från samma eller liknande artister och mycket mer.

Utan alla dessa metadata skulle du bara ha en massiv cesspool med miljontals låtar och inget sätt att hitta de du faktiskt vill ha. Om du letar efter den där fantastiska låten som du alltid älskade att höra på radion, men bara kände till den under det (felaktiga) namnet Teenage Wasteland, kommer du att ha väldigt svårt att hitta det du letar efter. Men om du vet något annat om den - som att den spelades in av The Who och fanns med på albumet Who' s Next- skulle det bara ta några sekunder innan du hittade din skatt Baba O'Riley, det första spåret på albumet och en av bandets största hits genom tiderna.

Inom ramen för ditt företag fungerar metadata på ungefär samma sätt. Om du bara vet lite om vad du behöver, eller hur det är relaterat till något annat, kan du alltid hitta det du letar efter. Men utan den underliggande metadatastrukturen har du egentligen inte mycket mer än otaliga filer på en hårddisk någonstans som du inte riktigt vet hur du ska utvinna värde ur. När informationen väl har "lokaliserats" med hjälp av metadata har den ansträngningen den extra fördelen att den gör det ännu lättare att hitta data senare.

Ett annat viktigt skäl till att metadata är så viktigt är att du kan använda det för att enkelt relatera en viss fil till annan viktig information. Med rätt plattform för informationshantering i centrum kan du, även om data lagras i olika datakällor, hitta absolut allt du behöver om ett projekt eller en annan fil bara genom att använda själva metadatan. Säg att ett projekt har tio viktiga filer kopplade till sig, som alla är utspridda på nätverkshårddiskar, Salesforce, SharePoint, OneDrive och liknande tjänster. Du behöver antingen veta exakt vad som lagras var och leta efter det varje gång. Med en dokumenthanteringslösning som M-Files kan du använda metadata för att få tillgång till det du behöver direkt.

Betydelsen av metadata för din organisation

Men den största fördelen med metadata är hur det påverkar hur du och dina medarbetare kan utföra viktiga uppgifter varje dag.

Om metadata samlas in i hela företaget med hjälp av ett övergripande informationshanteringssystem möjliggörs andra viktiga funktioner - som arbetsflöden för att automatisera affärsprocesser och dynamiska anpassade behörigheter för informationssäkerhet. Det innebär inte bara att du behöver lägga mindre tid (och mindre pengar) på informationssäkerhet och att oroa dig för att kritisk information hamnar i fel händer, utan även att manuella, repetitiva affärsprocesser kan automatiseras. Detta sparar enormt mycket tid för den genomsnittliga medarbetaren, eftersom varje minut som de INTE lägger på att försöka hitta en viktig fil är en minut som de faktiskt kan använda till att agera på den viktiga informationen i filen. Detta medför i sin tur den viktigaste fördelen av alla: att frigöra den maximala produktivitetspotentialen hos hela din personalstyrka, samtidigt som de kan arbeta smartare, inte hårdare, på vägen.