Av Samyak Goswami i Business Operations | Senast uppdaterad: 17 november 2022

Om du någonsin har hanterat ett dokumentskåp med massor av dokument och filer som ska organiseras varje dag, håller du säkert med om att det kan vara extremt skrämmande. Tack och lov finns det nu programvarulösningar för dokumenthantering som kan hantera alla dessa uppgifter åt dig och mer därtill. Dokumenthantering består av flera komponenter, bland annat arbetsflöde, samarbete, efterlevnad av regler och så vidare.

Under de senaste åren har det skett en förändring i företags- och arbetsplatskulturen. Arbetsgivare förespråkar i allt högre grad papperslösa kontor för att underlätta snabb, bekväm och enkel tillgång till information. Med den här typen av kontor kan medarbetarna arbeta utifrån sina egna scheman och information kan lättare distribueras i hela organisationen.

Med ökande miljöhänsyn blir företagen allt mer beroende av papperslösa kontor. Varje år genererar den genomsnittliga kontorsarbetaren mer än 1.000 kg avfall, enligt en studie som genomfördes av National Association of Office Product Suppliers (NAOP).

Det är upp till företagen att antingen öka sina återvinningsinsatser eller minska mängden avfall som de genererar.

Du kan överväga en papperslös kontorsmodell om ditt företag letar efter en hållbar strategi för att minska avfallsmängden. Med hjälp av programvara för papperslösa kontor elimineras behovet av traditionella dokument som brev, rapporter och fakturor.

Fotokopiering och sortering av pappershögar kan elimineras, vilket sparar tid för den administrativa personalen. Dessutom kan företag spara pengar på utskrifter med ett papperslöst kontor.

Det kan verka skrämmande att bli papperslös på kontoret, men det är inte så svårt som du tror. I den här guiden förklarar vi grunderna i att bli papperslös och ger tips om hur du kommer igång.

Följande steg hjälper dig att organisera ditt kontor och göra det mer effektivt, vilket gör ditt liv enklare på jobbet.

Miljöpåverkan på grund av papperscentrerade kontor

Papper är ett mångsidigt material som har använts i århundraden. Det kan användas för många olika ändamål, från skrivning och tryckning till förpackning och isolering. Eftersom pappersanvändningen blir alltmer populär är det viktigt att vara medveten om avfallets inverkan på miljön.

Den har en betydande miljöpåverkan på grund av sin höga produktions- och konsumtionshastighet. Enligt FN:s miljöprogram (UNEP) är pappersindustrin faktiskt en av världens tre mest miljöskadliga industrier.

Papperscentrerade kontor bidrar till miljöförstöring när digitala plattformar blir det nya normala.

Vad är ett papperslöst kontor?

Papperslösa kontor är en populär trend inom näringslivet, där de anställda inte behöver bära med sig några papper. Med det papperslösa kontoret kan allt pappersarbete som tidigare gjordes på kontor nu göras elektroniskt.

Det minskar pappersanvändningen och gör det möjligt för medarbetarna att arbeta var som helst i världen. Ett papperslöst kontor är viktigt av flera skäl, och det kommer sannolikt att bli ännu mer populärt under de kommande åren.

Fördelarna med ett papperslöst kontor

Det är ingen hemlighet att tekniken ständigt utvecklas. Den tid är förbi då vi var tvungna att blanda papper på kontoret för att hålla ordning och reda.

Moderna programvaror för papperslösa kontor kan enkelt hitta frågor i de största dokumenten på några sekunder. Det är därför kontor går mot ett papperslöst kontor med dagens avancerade programvara för papperslösa kontor, inklusive digitala filer och elektroniska register.

Här är några fördelar med varför du bör överväga att införa ett papperslöst kontor:

Förbättrar kommunikationen

Till skillnad från förr när medarbetarna fick vänta i timmar på att dokument skulle komma till deras brevlådor, kan de nu få tillgång till information direkt när de behöver den via digitala system. Detta innebär snabbare svarstider på kundförfrågningar och förbättrad kommunikation mellan medarbetare och ledning.

Minskar energikostnaderna

Papper kräver mycket energi för att produceras och transporteras, vilket blir en kostnad över tid. Genom att bli papperslös kan du minska kontorets energiförbrukning genom att använda elektroniska dokument i stället för fysiska. Detta kan halvera din energiräkning eller mer.

Spara tid

När allt är digitalt finns det ingen anledning att kopiera och klistra in information från ett dokument till ett annat.

Du kan enkelt komma åt all information du behöver direkt från ditt skrivbord utan att lägga extra tid på att söka efter den. Det sparar tid, minskar onödig stress och press och hjälper dig att se till att du aldrig missar en kritisk deadline.

Minskar avfallet

En stor del av arbetet med att minska avfallet handlar om att begränsa vad som hamnar i papperskorgen. Genom att arbeta papperslöst kan du undvika att skriva ut otaliga papperslappar som slängs i papperskorgen.

Förvara istället all information digitalt på din dator eller i digitala filer. Det innebär mindre avfall och färre resor till återvinningscentralen.

Hur implementerar man idén om papperslösa kontor på arbetsplatsen?

Det kan vara svårt att hantera allt papper som samlas i dagens digitala värld. Men när du inför en papperslös miljö blir ditt företag inte bara mer effektivt, utan det hjälper dig också med frågor som återvinning och lagring. Här är några tips på hur du kan göra ditt företag papperslöst:

#1. Använd plattformar för molnlagring

Övergången till ett papperslöst kontor blir alltmer populär, men det är inte utan utmaningar. En av de största utmaningarna är att många anställda fortfarande förlitar sig på pappersdokument för att slutföra sitt arbete.

Det innebär att de måste ha tillgång till dessa dokument var de än befinner sig, vilket kan vara ett problem om de inte är vid sitt skrivbord eller om datorn kraschar.

Ett sätt att lösa detta problem är att använda molnlagringsplattformar. Med hjälp av dessa plattformar kan de anställda lagra sina dokument elektroniskt och komma åt dem från vilken enhet som helst. På så sätt behöver de inte bära runt på en massa pappersdokument och det blir lättare att hålla reda på allt de behöver.

En annan fördel med att använda dessa plattformar är att de kan hjälpa dig att spara pengar. Om du lagrar dina dokument elektroniskt behöver du inte betala för deras utrymme på din hårddisk. Detta är särskilt viktigt om du har många dokument att lagra.

Att använda molnlagringsplattformar är ett bra sätt att förbättra effektiviteten på ditt papperslösa kontor. De ger medarbetarna ett enkelt sätt att komma åt sina dokument, vilket minimerar tiden de behöver lägga på att leta efter dem.

#2. Implementera elektroniska kommunikationsverktyg

Det är ingen hemlighet att elektroniska kommunikationsverktyg blir allt vanligare på dagens arbetsplatser. Kontorsarbetare på alla nivåer använder sig av dessa verktyg, som e-post, Microsoft Office 365 eller Slack, för att öka effektiviteten och minska pappersförbrukningen.

En av de viktigaste fördelarna med att använda dessa verktyg är att de kan bidra till att eliminera onödigt pappersarbete. Detta sparar tid och energi och minskar risken för mänskliga fel.

Dessutom kan elektroniska kommunikationsverktyg bidra till att förbättra effektiviteten och produktiviteten på kontoret. Genom att låta medarbetarna dela filer och samarbeta i projekt i realtid kan dessa verktyg öka effektiviteten med upp till 50%.

Företag som framgångsrikt har implementerat dessa verktyg har ökat medarbetarnas produktivitet och tillfredsställelse avsevärt.

#3. Utbilda medarbetarna om elektronisk programvara

När företag går mot en papperslös arbetsplats måste medarbetarna utbildas ordentligt för att undvika potentiella olyckor. Genom att låta medarbetarna utbildas i hur man arbetar utan papper kan du vara säker på att de kan hantera alla filer eller dokument som måste lagras elektroniskt.

Det sparar inte bara tid och pengar för ditt företag, utan hjälper också ditt team att hålla sig produktivt och säkert när de arbetar i en papperslös miljö.

#4. Skapa en elektronisk arbetsyta

Papperslösa kontor blir alltmer populära, inte bara för att de är mer miljövänliga utan också för att de är bättre för produktiviteten hos dina anställda.

Genom att skapa en elektronisk arbetsyta som är skräddarsydd efter dina behov säkerställer du att alla på kontoret är produktiva och kan fokusera på sitt arbete.

Programvara för papperslösa kontor gör det enklare att bli papperslös

Att manuellt utföra varje steg som krävs för att skapa en papperslös arbetsplats kan vara irriterande.

Dessutom är det en uppgift att hantera en sådan komplex nexus av olika applikationer. Här är några program för papperslösa kontor som är skräddarsydda för att göra det möjligt för kontor att enkelt övergå till det digitala sättet utan mycket utbildning eller resursallokering.

SignNow

Många människor känner till den traditionella pappersbaserade metoden för att underteckna dokument. Denna process kan dock ibland vara tidskrävande och det finns ingen garanti för att alla underskrifter är korrekta.

Tack och lov finns det ett nytt onlineverktyg som heter SignNow som gör den papperslösa processen enklare för att signera dokument online.

Med Sign Now kan användare skapa digitala signaturer med hjälp av sin dator eller mobila enhet. När du är klar med din signatur kan du spara den i en fil eller dela den med andra. Dessutom ger Sign Now användbara tips och instruktioner för att säkerställa att dina signaturer är korrekta och läsliga.

Tjänsten är gratis och kan användas från vilken dator som helst med internetuppkoppling. Dokument kan undertecknas från var som helst i världen och det finns inget behov av att skriva ut eller faxa dokumentet.

Ange detaljerna för papperet, välj en signaturtyp och skicka sedan formuläret. Tjänsten skapar automatiskt en digital kopia av dokumentet och skickar den till din e-postadress.

Dessutom kan det här verktyget användas för olika ändamål, till exempel för att underteckna dokument online, skapa avtal och förhandla om kontrakt. Kort sagt, om du letar efter ett enkelt sätt att få ditt juridiska pappersarbete undertecknat är Sign Now värt ett försök.

PdfFyllare

Du kommer att älska pdfFiller om du är en upptagen yrkesmänniska med många dokument att hantera. Med det här onlineverktyget kan du redigera, skapa och hantera dokument snabbt och enkelt.

Fyll i fälten, klicka på skicka och dina ändringar sparas automatiskt. Om du behöver skriva ut en kopia eller dela den med någon annan kan PDF-fyllaren hjälpa dig att göra det också.

Det är ett mångsidigt verktyg som kan användas för att omvandla din statiska PDF till en interaktiv upplevelse för avsändaren och mottagaren.

PDF Filler har olika funktioner som gör det till ett perfekt val för personer som snabbt behöver uppdatera eller hantera sina filer. Dessutom är det också bra för personer som behöver automatisera skapandet och ifyllandet av PDF-dokument online.

DeskTime

Att hantera sin arbetstid och sin fritid är svårt, men om du letar efter en app som kan hjälpa dig med detta är DeskTime ett perfekt verktyg.

Med den här appen kan du enkelt hålla reda på allt som behöver din uppmärksamhet med hjälp av en automatisk tidsregistrering. Oavsett om det handlar om arbetstimmar eller hur länge du sov i går kväll har den här appen alla funktioner som gör det enkelt för dig att hantera ditt schema.

DeskTime är den ultimata appen för att hantera ditt schema och din online-verksamhet på ett framgångsrikt sätt. Appen erbjuder en mängd olika funktioner som gör den till det perfekta verktyget för tidshantering och organisation.

Appen är gratis att ladda ner och det finns inga köp i appen. Den kan också användas för att hålla koll på din egen och andras tid.

Du kan också använda den här appen för att hantera dina affärsaktiviteter online, inklusive att spåra dina försäljningssiffror och uppdateringar på sociala medier. Denna ultimata tidsspårare är det perfekta verktyget för alla som vill förbättra sin effektivitet och produktivitet.

Ladda ner - Webb | Android | IOS

Juro

Komplexiteten i juridiska avtal är ganska skrämmande, men en digital lösning som Juro är idealisk för sådana fall. Det är ett verktyg för automatisering av juridiska avtal som kan hjälpa ditt team att effektivisera skapandet, undertecknandet och spårningen av juridiska avtal.

Genom att automatisera vardagliga avtalsuppgifter kan du spara tid och säkerställa noggrannhet i avtalsskapandet. Dessutom har programmet ett användargränssnitt som gör det enkelt för alla i teamet att använda det.

Detta gör processen smidigare och mer tillgänglig för alla inblandade. Dessutom kan Juro integreras med flera populära juridiska programvaror, så att du enkelt kan hantera och spåra dina avtal från ett och samma ställe.

Fördelarna med att använda Juro är bland annat att automatisera processen för att skapa avtal, övervaka och spåra efterlevnad samt automatisera förhandling och uppfyllande av avtal.

Det erbjuder också en rad funktioner som hjälper företag att förbättra effektiviteten i sina juridiska avtal. Så om du letar efter ett sätt att automatisera din avtalsskapande process, behöver du inte leta längre än till Juro.

Filcentral

Med det växande antalet digitala filer som du har är det lätt att bli överväldigad av mängden data som du måste hantera. Men ett sätt att hantera detta är att använda ett verktyg som Filecenter.

Med hjälp av det här verktyget kan du snabbt organisera dina dokument och hantera alla dina digitala filer så att de blir lätta att hitta.

Filecenter är ett molnbaserat filhanteringssystem som gör det enkelt att komma åt, dela och samarbeta kring filer från vilken enhet eller plats som helst. Du kan komma åt verktyget från vilken dator som helst med en internetanslutning.

Du behöver ingen speciell programvara eller maskinvara för att använda FileCenter. Öppna bara webbplatsen och börja söka efter de filer som du behöver. Du kan också använda det här verktyget för att dela mappar eller lagra stora filer i molnet.

Om du letar efter ett enkelt sätt att effektivisera ditt arbetsflöde och hjälpa dig att hålla dig organiserad är Filecenter den perfekta lösningen.

M-Files

Om du är som de flesta kunskapsarbetare letar du alltid efter sätt att bli mer produktiv. Men med det ständiga inflödet av ny information och nya projekt kan det vara svårt att hålla jämna steg. Det är där M-Files kommer in i bilden.

Denna metadatadrivna plattform för dokumenthantering är utformad för att hjälpa anställda att frigöra sin produktivitetspotential. Plattformen M-Files gör att du enkelt kan komma åt och samarbeta om filer från vilken enhet eller dator som helst genom att tillhandahålla en central plats för alla dina dokument.

Dessutom erbjuder plattformen M-Files kraftfulla sökfunktioner som gör att du snabbt och enkelt kan hitta exakt det du letar efter.

En av de bästa sakerna med M-Files är att de kan hjälpa företag att öka sina vinster. Genom att granska och skapa en M-fil säkerställer du att alla dina väsentliga affärsdata är organiserade och lättillgängliga.

Detta gör det lättare att spåra dina framsteg och hålla koll på din ekonomi. En annan stor fördel med M-Files är att de är privata. Dina affärsdata är inte offentligt tillgängliga för andra att se. Detta kan skydda ditt företags rykte och värdefulla affärshemligheter.

Cloudli

Cloudlis kraftfulla virtualiseringslösningar för fax över IP låter dig virtualisera din verksamhet samtidigt som du håller kritisk data säker.

Med deras lösningar kan du snabbt och enkelt skapa, hantera och distribuera virtuella maskiner i molnet utan att behöva oroa dig för den infrastruktur som krävs för att stödja dem.

Med Cloudlis Fax/IP-lösningar kan du på ett säkert sätt skicka och ta emot fax över hela världen utan att behöva en dedikerad faxlinje eller faxmaskin.

Cloudli erbjuder flera fördelar för företag som behöver virtualisera sin verksamhet. För det första hjälper det till att konsolidera din infrastruktur och förbättra effektiviteten genom att låta dig köra flera applikationer på en enda server.https://geekflare.com/hyperconverged-infrastructure/

Det sparar både tid och pengar eftersom du inte längre behöver köpa separata servrar för varje applikation. Det skyddar också dina data genom att du kan virtualisera dina servrar.

Om en server går sönder fortsätter de andra att fungera. Slutligen kan Cloudli bidra till att sänka kostnaderna genom att automatisera kommunikationen mellan dina servrar och klienter.

Slutsats

Papperslösa kontor blir allt mer populära, inte bara på grund av miljöfördelarna utan också för att de kan spara mycket pengar. I den här guiden har vi diskuterat hur du kan hjälpa ditt kontor att bli papperslöst. Vi har också nämnt den bästa papperslösa programvaran för att hjälpa ditt kontor att bli papperslöst enkelt. Nu kan du kolla in de bästa virtuella skrivbordslösningarna för individer och företag.