Box är också ett viktigt element i flera andra organisationssystem, inklusive IRC:s system för bidragsspårning, kallat Opportunity Tracking and Implementation System (OTIS). Med upp till 700 bidragsansökningar som behandlas samtidigt kan spårningen vara överväldigande. Att ha all bidragsrelaterad information samlad på ett ställe gör att medarbetarna enkelt kan komma åt och dela den.

En annan funktion som Box har är att stödja utbildning och förändringshantering. När IRC lade till plattformar som Salesforce och Office 365 behövde användarna få förtroende och expertis för att säkerställa införandet. Därför publicerades en mängd olika videor och artiklar för att hjälpa till i denna process, och ibland erbjöds individuell distansutbildning för att främja tekniken med dem som hade ledarroller. Fackler menar att Box har gjort det möjligt för människor att kommunicera mycket säkrare och effektivare, vilket nu har blivit ett "sätt att leva" för dem.

Metadatataggning övertrumfar mappbaserade filer

Även om ECM-system är vanligt förekommande förlitar sig många fortfarande på personliga, mappbaserade arkiveringssystem. Detta försvårar samarbete eftersom den här typen av information inte är tillgänglig för andra. M-Files grundades med utgångspunkten att dokument inte ska hanteras med hjälp av mappsystem utan genom att tagga dem med rik metadata och sedan presentera relevanta vyer av information baserat på användarens roll. "Mappar kan snabbt bli svåra att hantera, särskilt i stora organisationer", säger Ville Somppi, VP för branschlösningar på M-Files. "När dokumenten förses med omfattande metadata upptäcker användarna att de dokument de behöver är lättåtkomliga, och de blir mer positiva till att använda ett centraliserat företagssystem."

När dokumenten är exakt beskrivna och identifierade via metadata blir det dessutom möjligt att tillämpa affärsregler som styr dokumentet genom arbetsflöden. En säljare som vill gå igenom ett förslag kan t.ex. skapa dokumentet i en mall och skicka det vidare till nästa granskare. "Systemet kan tillämpa regler", förklarar Somppi, "och på så sätt skapa ett strukturerat samarbete." När det gäller t.ex. ett kontrakt kan det finnas behov av godkännanden på flera nivåer. "M-Files förstår varje fil och vad som måste hända med den", tillade han, "så det skickar dokumentet för rätt sekvens av signaturer."

Metadata ger en robust säkerhet genom sin medvetenhet om dokumentinnehållet och varje användares roll. "På HR-avdelningen kanske det bara finns ett begränsat antal personer som har tillgång till de sökande till ett jobb under en urvalsprocess", säger Somppi. "I nästa steg kan flera rekryterande chefer ha möjlighet att se den sökandes information. Möjligheten att visa ansökan bestäms av affärsreglerna för det steget." I reglerade branscher kan det vara extremt viktigt att kunna spåra information. "M-Files vet vem som ser ett dokument, vem som ändrar det och vad slutresultatet blir", förklarar Somppi. "En automatisk verifieringskedja skapas så att organisationen kan gå tillbaka och validera dokumentets väg genom arbetsflödet."

Vissa kunder avvaktar med att införa ett ECM-system eftersom de är oroliga för att det ska bli ett oöverstigligt hinder eller försämra produktiviteten att migrera alla data till ett företagssystem. "Vi har några strategier för att lindra dessa problem", säger Somppi. "För det första kan användarna fortsätta med SharePoint eller vilken produkt som helst som har använts tidigare", säger han. "M-Files kan läsa SharePoint medan användarna vänjer sig vid M-Files -gränssnittet. Vi kallar detta för en skonsam migration."

Samarbete med både partners och kunder blir allt viktigare. "Gränserna mellan olika organisationer suddas ut", säger Somppi. "Du kan ha externa konsultföretag som aktivt deltar i ett projekt, eller leverantörer som behöver veta status för en uppgift." M-FilesGenom förvärvet av Hubshare kunde man skapa portaler som är tillgängliga för externa användare, men som i kombination med M-Files:s metadata och affärsregler gör att användarna bara ser den information de har rätt till. "Vi ville återuppfinna samarbetsupplevelsen på ett sätt som är lätt att använda, men som ändå behåller kontrollen", avslutar Somppi.