Av Antti Nivala den 3 februari 2023

Det gamla talesättet "kunskap är makt" är något som vi alla känner till, oavsett om det gäller arbete, skola eller livet i övrigt. Att få den där insikten eller konkurrensfördelen genom att få tillgång till och använda information kan hjälpa alla att göra bättre underbyggda bedömningar och beslut och förbättra potentiella resultat. Men i takt med att allt mer data sparas och används i organisationer blir det också svårare att hitta rätt information när man behöver den.

När det gäller att hantera information inom en organisation måste "insiderguld" enkelt kunna utnyttjas av dina anställda så att de senaste och bästa insikterna kan bli en viktig del av det som gör ditt företag framgångsrikt. Men hur kan ett företag säkerställa att allt detta hanteras på en centraliserad plats? Svaret är informationshantering.

Låt oss titta på de tre nycklarna till att säkra en konkurrensfördel med ditt företags information.

1. Distribuera federerade sökfunktioner

Vad är det för mening med att ha "insiderguld" i sin information om man inte kan hitta den när man behöver den? Det är här federerad sökning kommer in i bilden. Federerad sökning gör det möjligt för kunskapsarbetare att söka i flera textsamlingar samtidigt, vilket gör det enklare för medarbetarna att hitta de data de behöver för att göra ett bra jobb och förbättra företagets resultat.
Så hur fungerar det? De flesta organisationer har information lagrad på flera olika lagringsplatser - inklusive nätverksresurser, hårddiskar och molnbaserade lagringssystem - som snart kan bli en komplex, olikartad webb. I stället för att slösa tid på att söka efter ett visst dokument i var och en av dessa lagringsplatser kan kunskapsarbetare med hjälp av federerad sökning gå igenom alla lagringsplatser samtidigt. Det gör att medarbetarna snabbare kan hämta information och agera utifrån de insikter som finns i den, vilket inte bara hjälper medarbetarna att arbeta smartare, utan också förbättrar kundrelationerna genom att de har tillgång till den information de behöver direkt vid fingertopparna.

2. Maximera värdet av data

För att bli en framgångsrik digital organisation i dagens alltmer turbulenta affärslandskap behöver företag en strategi för att inte bara enkelt upptäcka den information som finns inom organisationen, utan också maximera värdet av kritisk data. Vi har redan konstaterat att kunskap är makt, men om man inte lyckas värdera och hantera data kan kunskapsföretag riskera förluster på grund av felaktig säkerhet, problem med delning och samarbete samt dålig datakvalitet.

Genom att införa en strategi för informationshantering kan företag ofta förbättra ineffektiviteten i sin verksamhet och upptäcka möjligheter att öka intäkterna. Det kan handla om att skapa bättre integration med marknadsförings- och försäljningssystem för att förbättra kundservicen eller att ta reda på marknadsvärdet på dina data och erbjuda nya tjänster baserade på den informationen, vilket alla skapar ytterligare intäktsströmmar. Den största vinsten av att maximera värdet av dina data kan dock ofta kännas inom organisationen. Ledningen kan lära sig att känna igen trender och identifiera problem genom att använda data som affärsinformation, förbättra organisationens effektivitet och etablera nya strategier som hjälper verksamheten att överträffa sina mål.

3. Håll dina data säkra och kompatibla

De bästa strategierna för informationshantering gör mer än att bara befria företagen från bördan att hitta information. De gör det möjligt för medarbetarna att få insikt i informationen och säkra den för att minska affärsriskerna och säkerställa att företaget uppfyller kraven i dataskyddsförordningen. De flesta företag anser att efterlevnad är en börda, men det bör ses som en möjlighet att vinna och behålla kunder. Att prioritera dataskyddet kan vara en viktig konkurrensfaktor.

Företag, särskilt inom starkt reglerade branscher som finans eller sjukvård, måste fastställa och tillämpa styrningsregler och företagspolicyer för att säkerställa att endast behöriga personer kan se och dela känslig information. Den extra fördelen? Styrningsregler kan göra det enklare att spara verifieringskedjor som kan nås när som helst. När en kund eller tillsynsmyndighet ber om bevis för ett potentiellt dataskyddsproblem kan organisationen därför enkelt ta fram den begärda informationen i realtid för att undvika höga böter.

Att fokusera på efterlevnad ökar inte bara kundlojaliteten genom att säkerställa att datarättigheter respekteras, utan kan också hjälpa till med datarensning, vilket kan förbättra effektiviteten. Att skapa en datakarta över organisationen kan bidra till att effektivisera verksamheten genom att eliminera "ROT" - överflödiga, föråldrade och triviala data som kan sluka lagringsutrymme och hindra processer - och säkerställa att kundinformationen hålls uppdaterad.

Genom att implementera en effektiv strategi för informationshantering kan organisationer använda sin information för att fatta mer välgrundade affärsbeslut, förbättra kundlojaliteten och skapa nya intäktsströmmar. Information är den gyllene biljetten som hjälper till att öka konkurrensfördelarna och förbättra resultatet - du behöver bara veta hur du ska använda den och skydda den.