Färre juridiska tvister med automatiserad dokumenthantering

Affärsrelationer som kärvar kan bli en dyr historia för alla inblandade. Så länge samarbetet flyter på tänker parterna sällan på ingångna avtal. Problemen brukar däremot infinna sig när man har olika sätt att se på hur samarbetet fungerar och avtal ska tolkas. Det gäller särskilt när de tagits fram och tecknats av medarbetare utan juridisk kunskap. I många fall skulle den situationen kunna undvikas. Med en automatiserad dokumenthantering, mallar och självbetjäningsfunktioner är det i dag möjligt att snabbt ta fram juridiskt hållbara avtal och handlingar.

Att anlita advokater och juridisk expertis är ofta kostsamt. Den globala marknaden för ”legal services” beräknas 2024 omsätta över 930 miljarder dollar.

För mindre och medelstora företag utan egna resursstarka juridiska avdelningar kan det bli ohållbart att anlita experter. Det innebär i praktiken att många avtal i dag formuleras och skrivs på utan att granskas av jurister. I många fall finns heller ingen lösning för hur avtalen automatiskt sparas på rätt plats.

Avtal tecknas utan tillräcklig kunskap

– Det är vanligare än man tror att avtal tas fram av medarbetare som är nära affären men saknar juridisk kompetens. Det kan till exempel vara en säljansvarig som efter ett tidsödande sökande funnit ett fem år gammalt dokument och gjort några snabba uppdateringar i tron att det ska räcka hela vägen, säger Kaisa Kromhof, tidigare affärsjurist som utvecklat M-Files Ment, en no-code-lösning för automatiserad dokumenthantering.

– En modern plattform för automatiserad dokumenthantering kan därför göra stor skillnad. Då går det att skapa nya dokument som helt följer företagets interna regler och använda mallar som gör det möjligt att snabbt upprätta vanligt förekommande avtal som är tydliga och korrekta. Det är också skalbart samtidigt som man slipper personberoendet som följer av en mer manuell hantering, fortsätter Kaisa Kromhof.

Affärsansvariga ska göra affärer – inte jurister

I dag handlar affärsförhandlingar ofta om vem som har störst resurser sett till juridisk expertis och advokater. Även om det alltid kommer att behövas experter kan en stor del av det manuella, repetitiva arbetet automatiseras utan att kvaliteten på avtal och kontrakt behöver bli lidande. Med hjälp av användarvänliga självbetjäningsverktyg kan medarbetarna skapa dokument direkt från olika informationskällor och spara dem säkert och automatiskt på rätt ställe. Startsträckan för att komma i gång är kort eftersom lösningen inte kräver någon kodning eller tekniska förkunskaper.

När innehållet automatiserats kan man enkelt skapa nya dokument som helt följer regelverket genom att användaren besvarar ett frågeformulär. Svaren på frågorna genererar sedan relevant innehåll och detaljer för det nya avtalet. Det tar bara några minuter, vilket kan jämföras med ett tidsödande manuellt arbete som dessutom ökar risken för fel.

– Enkelheten och automatiseringen bidrar till att det i första hand blir de affärsansvariga som gör affärerna, inte jurister. Även om det fortfarande kommer krävas erfarna experter vid större och mer komplexa affärer och avtal, fortsätter Kaisa Kromhof.

– Fastighetsbolag är ett bra exempel på verksamheter som i många fall kräver en hel del avtal och dokumentation. Här finns ofta stora värden i byggnader, mark och andra tillgångar. Ett inaktuellt eller felformulerat avtal kan då få stora konsekvenser. Genom att använda smart teknik och automation går det ofta att effektivisera hanteringen av avtal på ett sätt som frigör tid där den bäst behövs, avslutar hon.

Exempel på fördelar med en no-code-automatiserad dokumenthantering när man arbetar med avtal:

• Interna jurister kan enkelt automatisera och uppdatera sina egna avtal.
• Med ett gränssnitt helt utan kodning går det snabbt att skapa mallar utan att behöva teknisk support.
• Andra interna användare kan enkelt skapa dokument med självbetjäning och utkast till vanligt förekommande avtal, till exempel sekretessavtal.
• Man får bättre resultat med samma resurser när antal återkommande uppgifter minskar och arbetsprocesserna optimeras. Tiden som sparas kan man lägga på mer komplicerade uppgifter.

Exempel på automatiserat avtal som tagits fram med M-Files Ment»

Om du vill veta mer om automatiserad dokumenthantering och M-Files Ment kontakta
Kasimir Bergman, [email protected], 0700 926 716