Fem skäl att automatisera avtalsskrivandet 

Den senaste tekniken gör att man kan ta fram nya avtal på ett enklare och mer effektivt sätt än tidigare. Med hjälp av en automatiserad lösning för dokumenthantering kan många företag spara både tid och pengar. Advokater och affärsjurister kommer fortfarande att behövas – en del avtal är så komplexa och omfattande att de inte kan hanteras utan expertkompetens. Men många standardavtal kan skapas med hjälp av automatisering, smarta självbetjäningsfunktioner och väl genomarbetade mallar. 

När innehållet automatiserats kan man enkelt skapa nya dokument som helt följer regelverket genom att användaren besvarar ett frågeformulär. Svaren på frågorna genererar sedan relevant innehåll och detaljer för det nya avtalet. Det tar bara några minuter, vilket kan jämföras med ett tidsödande manuellt arbete som dessutom ökar risken för fel.  

Traditionellt har arbetet med affärsavtal varit förknippat med stora kostnader och expertkompetens. Jurister som arbetar på advokatbyråer eller företagens interna juridiska avdelningar lägger samtidigt en orimligt stor del av arbetsinsatsen på manuellt, repetitivt arbete för att skapa och hantera kontrakt och andra viktiga dokument. Det är ineffektivt, personberoende och inte skalbart. 

Modern plattform kräver ingen förkunskap

– Vår no-code-plattform visar att det går att förenkla processen med en automatiserad dokumenthantering. Kunderna får tillgång till unika självbetjäningsverktyg som gör att medarbetarna, både jurister och andra, kan skapa dokument direkt från olika informationskällor och spara dem säkert och automatiskt på rätt ställe, säger Kaisa Kromhof, tidigare affärsjurist som utvecklat M-Files Ment, en no-code-lösning för automatiserad dokumenthantering. 

– Automatiserad dokumenthantering är ingenting nytt men de flesta verktyg som finns är väldigt otympliga och svårarbetade när det gäller att hantera avtal och kontrakt. Ofta har de krävt en brant inlärningskurva och i vissa fall programmeringsexpertis. M-Files Ment har utvecklats med fokus på användarnas behov och vardag. Startsträckan för att komma i gång är också kort eftersom lösningen inte bygger på någon kodning eller tekniska förkunskaper. Vi har velat göra det enklare att skapa dokument som också håller ur ett juridiskt perspektiv, fortsätter Kaisa Kromhof.

Kaisa Kromhof ger fem exempel på hur en no-code-lösning och mer automatiserad hantering av avtal kan gynna företag: 

• Korrekt och enhetligt
  Genom att automatisera dokumenthanteringsprocesser minskar risken för mänskliga fel och misstag. Automatiserade system kan säkerställa att dokument skapas, lagras och hanteras på ett korrekt och enhetligt sätt, vilket minskar risken för felaktigheter som kan leda till tvister.
   
• Fullständigt och spårbart
  Lösningen kan se till att alla nödvändiga dokument genereras och är fullständiga. Dessutom skapas en tydlig verifieringskedja över alla dokumenthanteringsaktiviteter, inklusive vem som har ändrat eller tagit bort dokument och när detta skedde. Den spårbarheten kan i ett senare skede vara mycket värdefull.

• Tidsffektivt
  Automatiserade dokumenthanteringsprocessen sparar tid och ökar effektiviteten hos juridiska experter och andra berörda parter, internt som externt. Den minskade andelen manuella uppgifter frigör tid för att fokusera på mer strategiska och förebyggande åtgärder som att exempelvis undvika potentiella tvister.
   
• Standardiserade processer
  Automatiserade dokumenthanteringslösningar kan hjälpa till att införa standardiserade processer och rutiner för hantering av dokument. Genom att följa etablerade standarder och riktlinjer minskar risken för missförstånd eller oenighet.
   
• Inbyggda rutiner för riskhantering och regelefterlevnad
  Integrerade rutiner för regelefterlevnad och riskhantering i automatiserade dokumenthanteringsprocesser kan hjälpa till att minimera risken för lagöverträdelser och juridiska problem. Genom att automatiskt tillämpa relevanta regler och föreskrifter kan systemen se till att dokumenthanteringen följer alla gällande lagar och bestämmelser. 

Exempel på automatiserat avtal som tagits fram med M-Files Ment»