Effekterna av hybrid- och distansarbete är fortfarande en källa till oro för många av oss som är företagsledare. Kan du lita på att dina anställda verkligen arbetar på distans? Kommer de att kunna samarbeta och kommunicera effektivt? Bör du kräva att de återvänder till kontoret? Mitt i den pågående produktivitetshetsen är det bara några av frågorna på min och andras ledningsagendor.

Företag som Amazon, Zoom och H&M, liksom en del statliga myndigheter och regeringar, kräver nu att de anställda i större utsträckning ska återvända till kontoret. Men många verksamheter skulle i stället kunna dra fortsatt nytta av flexibla distans- och hybridmiljöer – med hjälp av automation.

 

Nyckeln till framgång – automatisera mera

Produktivitet är fortfarande avgörande för tillväxt och lönsamhet, särskilt i tider av ekonomisk osäkerhet. Men medan många företag skördat frukterna av att effektivisera olika delar av sin verksamhet har kunskapsarbete, det vill säga arbete som till största delen utförs med tankearbete och kreativitet, ofta kommit på efterkälken. Samtidigt som prestationskraven är höga kräver kunskapsarbete att man kan samarbeta och dela information på ett säkert och smidigt sätt. Något som traditionellt varit särskilt svårt vid distans- och hybridarbete.

 

Men även om ett återtåg till kontoret kan verka som en bra idé finns många fördelar med att kunna arbeta i hybridmiljöer. Fler företag borde upptäcka fördelarna med ”knowledge work automation” som ger medarbetarna möjlighet att arbeta smartare och mer effektivt oavsett miljö.

 

Förbättra förutsättningarna att leverera affärsvärde

Bara för att grundläggande uppgifter måste utföras betyder det inte att en högutbildad, ofta välbetald medarbetare, behöver göra det. Anställda har viktigare saker att fokusera på än att skapa dokument från grunden eller söka igenom gamla e-postmeddelanden för att i bästa fall hitta den information som saknas. Eftersom arbetsglädje till stor del bygger på vad man får ut av sitt dagliga arbete, finns det tydliga fördelar med att minimera tiden som läggs på trista rutinuppgifter som inte tar vara på medarbetarnas kompetens och talang.

 

Fler organisationer bör därför automatisera sitt arbete med att skapa och spara dokument (särskilt de som är av återkommande karaktär), hantera åtkomsträttigheter och söka efter information. Och allt annat som har en tendens att avbryta arbetsflytet. Genom att identifiera och automatisera den typen av uppgifter får medarbetarna bättre förutsättningar att trivas och prestera på arbetet.

 

För att få i gång den förändringsprocessen måste organisationer först identifiera och avsätta resurser för arbetet. Äger någon redan avdelningarnas informationsstyrning? Hur hanteras de olika dokumentarkiven? När ägandet och den nuvarande processen identifierats kan organisationen börja inventera vilka möjligheter det finns att automatisera informationshanteringen. Vilka är de vanligaste typerna av dokument som anställda skapar och kan några av dem omvandlas till mallar? På samma sätt, hur lagras och säkras dokument – och kan de processerna standardiseras och genomföras smartare med hjälp av teknik och automation?

 

Säg hej då till informationskaoset

Som vd för ett internationellt bolag är min erfarenhet att information är grunden för en organisations framgång. Den stödjer innovation och utveckling, gör det möjligt att skala verksamheten och bidrar till medarbetarnas möjlighet att leverera framgångsrika projekt. Men att hitta den information som behövs för att stödja värdeskapande arbete kan vara en stor utmaning. Det gäller särskilt när data finns utspridd över flera system och saknar en tydlig ägare.

 

För att undvika informationskaos måste organisationer förstå vilken typ av information som finns i de olika systemen och börja använda metoder för att styra den. Att undersöka de nuvarande mappstrukturerna och katalogisera de typer av dokument som finns lagrade i dem kan vara en bra utgångspunkt. Dessutom kan en lösning för informationshantering som kopplar samman data göra att man får en bättre helhetssyn och kan klassificera information efter dess typ och affärssammanhang.

 

Genom att satsa mer på ”knowledge work automation” går det att eliminera informationskaos och effektivisera verksamhetens processer.

 

Genom att automatiskt definiera ett dokument och identifiera vad det är relaterat till kan man välja att visa information utifrån avdelningar, team eller personliga preferenser. När medarbetarna lägger mindre tid på att söka efter den information de behöver frigörs tid som i stället kan läggas på att vinna affärer och leverera värde.

 

Förenkla riskhantering och regelefterlevnad

Vi kan också se hur automatisering spelar en viktig roll för att säkerställa regelefterlevnad och minska affärsriskerna. Genom att exempelvis automatisera säkerhetspolicyer kan organisationen minska det tidskrävande arbetet med att manuellt ställa in behörigheter. Man kan då automatiskt ge dokumentåtkomst och ställa in behörighetskrav som stämmer helt överens med verksamhetens behov.

 

Med automatisering kan företag också låta regelefterlevnad bli en naturlig del av det dagliga arbetet och automatiskt skapa den information som behövs för revisioner. Automatiserade verifieringskedjor kan eliminera mänskliga fel, minska mängden arbete som krävs för att säkerställa att databehandling, lagring och arkivering sker korrekt genom att definiera och tillämpa företagets policy, standarder och regulatoriska kontroller. Med omedelbar granskning av all information kan företag också förenkla hanteringen av konfidentiell data i hela organisationen.

 

Automatisering är kort sagt en genväg till ökad produktivitet men också till trivsel och flexibilitet. Om den används rätt avlastar den medarbetarna från upprepade och enkla arbetsuppgifter. Hur ser det ut hos er – använder ditt företag automatisering på ett sätt som hjälper medarbetarna att arbeta smartare och dra full nytta av er information? Annars finns en genväg dit.