Hur kan tillverkare gynnas av ett dokumenthanteringssystem?

Informationshantering för tillverkningsindustrin

Alla tillverkningsföretag, från små maskinverkstäder till stora produktionsanläggningar, är beroende av effektiv informationshantering. System för hantering av tillverkningsinformation ger företagen insikter i realtid om produktionsstatusen.

Genom att få tillgång till informationen vid rätt tidpunkt och i rätt sammanhang sparar medarbetarna mycket tid. Dessutom bidrar det till att förbättra dokumentsäkerheten.

Fördelar med informationshanteringssystem

Modern informationsteknik och programvara för dokumenthantering kan förbättra åtkomsten till information, datasäkerhet och regelefterlevnad. Det kan också förbättra effektiviteten genom att automatisera vanliga affärsprocesser.

Åtkomst: Dokumenthanteringsprogram gör det enkelt att hitta och använda information. Det förebygger informationskaos och minskar tiden som medarbetarna behöver lägga på att leta efter rätt mappar, filer eller versioner.
Datasäkerhet: Moderna program för kunskapshantering har funktioner för dokumentkontroll som förenklar säkerheten. Med detaljerade behörighetsbaserade kontroller kan företag begränsa användarnas åtkomst så att bara de som behöver informationen omfattas. På samma sätt ger en verifieringskedja fullständig information om vem som har haft åtkomst till eller gjort ändringar i ett visst dokument och när.
Efterlevnad: Med en molnbaserad plattform för dokumenthantering kan företag enkelt spåra och övervaka processer för kvalitetshantering. Ett bra dokumenthanteringssystem (DMS) kan till exempel hjälpa till att leva upp till ISO 9001-kraven. Med hjälp av affärsprocessmodellering (BPM) kan tillverkare skapa definierade arbetsflöden så att revisioner flyter smidigt från början till slut.
Automatisering: Med informationshanteringssystem kan företag skapa automatiserade arbetsflöden, vilket sparar tid, minskar antalet fel och förbättrar projekthanteringen. Normalt slösar medarbetare mycket tid på att utföra uppgifter som att manuellt skicka vidare dokument, spåra versioner och jaga godkännanden. Programvara för informationshantering förser däremot automatiskt rätt person med rätt information när den behövs.

AI och automatisering

Från anläggningar för livsmedelsbearbetning till bilfabriker – modern tillverkning är ett under av automatisering. Men automatiseringen av information och kunskap inom tillverkningsindustrin har tenderat att släpa efter.

Det håller på att förändras nu, tack vare de senaste framstegen inom AI. Generativa AI-chatbots som ChatGPT överraskar både medarbetare och företagsledare. De har en imponerande förmåga att bidra till kreativitet, samarbete och problemlösning. Medarbetarna kan få information, förslag och idéer från chatbotarna genom att helt enkelt skriva in en fråga i användargränssnittet.

Många avancerade tekniker arbetar bakom kulisserna för att göra ChatGPT möjligt. Den viktigaste är dess stora språkmodell (LLM). Chatbots som ChatGPT tränas på stora datamängder och lär sig så småningom att producera text som en människa skulle ha skrivit den. För närvarande formar denna teknik framtiden för automatisering långt mer än något framsteg inom robotteknik.

AI-automatisering och informationshantering

System för hantering av affärsinformation organiserar dokument så att medarbetarna kan hitta och använda dem i rätt sammanhang. De förbättrar också effektiviteten genom att automatisera dokumentcentrerade arbetsflöden, inklusive skapande, delning, samarbete och godkännande av dokument.

Precis som inom många andra kunskapsområden kan informationshantering dra stor nytta av artificiell intelligens (AI). Kunskapshantering med AI hjälper medarbetare att organisera information bättre och förstå sammanhanget i dokument. De kan också interagera med hjälp av naturligt språk.

Om man till exempel lägger till en AI-chatbot i informationshanteringssystemet kan medarbetarna hitta dokument bara genom att fråga efter dem. De kan också använda chatboten för att sammanfatta dokument, få svar på datafrågor eller översätta innehåll till andra språk.

VANLIGA FRÅGOR: Hantera tillverkningsinformation

Vad är ett informationshanteringssystem?

Ett informationshanteringssystem lagrar, organiserar och delar information så att teammedlemmar kan hitta och använda den när de behöver den. Det hjälper ett företag att fungera effektivt.

Den viktigaste komponenten i effektiv informationshantering är automatisering. Ett bra system går automatiskt igenom affärsdata och klassificerar stora datamängder med hjälp av metadata. På så sätt kan medarbetarna enkelt hitta det de letar efter.

Vad är dokumentautomatisering?

Dokumentautomatisering handlar om att spara tid för medarbetare. Ett system för dokumentautomatisering fungerar som en viktig kunskapsbas för företaget med praxis, checklistor och andra instruktioner som behövs under arbetet. Med ett robust bibliotek av dokumentmallar slipper medarbetarna att uppfinna hjulet igen för varje nytt projekt.

Hur automatiserar man ett dokument?

Det bästa sättet att automatisera ett dokument är med ett system som är kodfritt och har ett grafiskt användargränssnitt. Det gör att användarna kan komma i gång på bara några minuter och dra nytta av automatiseringen nästan omedelbart.

Vad vinner medarbetarna på automatiseringen?

En stor del av kunskapsarbete består av tidskrävande manuella processer. Processer som tar tid från medarbetarnas kreativa och problemlösande arbete. Med automatisering kan de ägna mer tid åt beslutsfattande på hög nivå och komplex problemlösning.

Det leder till en mer stimulerande och tillfredsställande arbetsmiljö på lång sikt. Samtidigt som arbetet blir mer effektivt och ändamålsenligt.