M-Files Effektiviserar dokumenthanteringen, automatiserar arbetsflöden och förbättrar efterlevnaden för att stödja Whirlwind Steels snabba expansion och tillväxt

AUSTIN, Texas - 31 oktober 2024 - Whirlwind Steel Inc. M-FilesWhirlwind Steel, Inc, en Houston-baserad tillverkare och distributör av förtillverkade metallbyggnader och komponenter, har infört M-Files som plattform för automatisering av kunskapsarbete för att driva sina initiativ inom digital transformation och förbättra dokumenthanteringen, vilket stödjer företagets snabba tillväxt och expansion i södra USA.

Whirlwind Steel behövde en skalbar och effektiv lösning för att hantera komplexiteten i hanteringen av projektdokumentation och automatisera arbetsflöden för att säkerställa att arbetsorder och diagram för byggnadsspecifikationer förblir aktuella under hela tillverkningsfasen. Teamet hanterade över 200 parallella projekt och hade problem med ineffektivitet på grund av manuella, inkonsekventa arbetsflöden och olika system för dokumentlagring i Microsoft Teams och SharePoint. Detta resulterade i förseningar och förvirring i tillverkningsprocessen, med felaktiga eller föråldrade konstruktioner och arbetsorder som nådde verkstadsgolvet.

När företaget ville modernisera sin IT-infrastruktur för att stödja organisationsförändringar övervägde man först att bygga ett system internt, men övergick snabbt till att söka efter en leverantör av informationshantering för att uppfylla sina behov. M-Files framstod som den optimala lösningen för Whirlwind Steel med sin förmåga att hantera hela livscykeln för dokument - från skapande till bortskaffande - och automatisera viktiga processer. Dess användarvänliga gränssnitt och sömlösa integration med företagets Microsoft Azure-baserade applikationer stärkte ytterligare dess position som förstahandsvalet.

"Innan M-Files använde vi Microsoft SharePoint och Teams för att hantera dokument och arbetsflöden manuellt", säger Tim Hensley, vice president, IT, Whirlwind Steel. "Men dessa verktyg saknade den sofistikerade dokumentlivscykelhantering, versionskontroll och arbetsflödesautomatisering som vi behövde för att säkerställa noggrannhet och effektivisera våra processer. M-Files gör det möjligt för oss att skapa en sanningskälla för vår dokumentation, förhindra kostsamma ändringsorder och minska förseningar i tillverkningsprocessen, vilket är avgörande när vi fortsätter att växa och skala. Eftersom Whirlwind Steel fortsätter att förnya sig är implementeringen av M-Files ett viktigt steg för att påskynda vår digitala omvandling. Vi är övertygade om att M-Files, i kombination med Microsoft SharePoint och Teams, kommer att spela en avgörande roll för vår fortsatta framgång", säger Hensley.

Whirlwind Steel valde dessutom M-Files för att effektivisera granskning och godkännande av interna företagspolicyer på flera avdelningar och stödja kvartalsrevisioner, vilket säkerställer efterlevnad genom automatisering. M-Files erbjuder omfattande funktioner för att definiera och upprätthålla företagspolicyer, standarder och lagstadgade kontroller, vilket ger finkornig kontroll över dokumentversioner, publicering och distribution. Varje åtgärd på M-Files lämnar ett revisionsspår, vilket gör att Whirlwind Steel automatiskt kan tillämpa regler för dokumenthantering för lagring, gallring och juridiska hinder. Genom att integrera efterlevnadskontroller i sina dagliga arbetsflöden kan Whirlwind Steel minska risken för mänskliga misstag och säkerställa att data hanteras, bevaras och arkiveras på rätt sätt. Denna automatisering ökar inte bara produktiviteten utan säkerställer också att revisionsbevis genereras sömlöst, vilket minskar beroendet av individuell noggrannhet och minimerar risken för dataläckage.

Implementeringen av M-Files stöder också Whirlwind Steels strategiska prioriteringsprocess baserad på Entrepreneurial Operating System® (EOS), som fokuserar på att optimera livscykelhanteringen av operativa dokument och processer för att öka effektiviteten. Med M-Files kan Whirlwind Steel effektivisera dokumentintensiva processer, såsom utbildning och arbetsorder, genom avancerad automatisering av arbetsflöden. Anpassade arbetsflöden guidar dokumenten genom varje livscykelfas med automatiska uppdateringar och meddelanden. Användare kan också tilldela uppgifter, hantera uppföljningar och säkerställa att arbetsflödena fortskrider i rätt takt, vilket ökar arbetsflödeseffektiviteten med 70%.

M-Files erbjuder en metadatadriven metod för att lagra och organisera filer. I stället för att migrera data till en central plats lämnar M-Files plattformen dokumenten där de finns och skapar kopplingar till dem. Med denna metadatagrund säkerställer M-Files att dokumenten placeras i sitt sammanhang och lagras med inbyggd versionshistorik och duplikatdetektering. Genom att automatisera skapandet av jobbmappar, tillämpa konventioner för filnamn och möjliggöra enkel sökning och hämtning av dokument säkerställer M-Files att den mest uppdaterade och korrekta projektdokumentationen är tillgänglig för hela företaget. M-Files förbättrar investeringar i Microsoft 365 genom att stärka stödet för affärsprocesser och informationsstyrning. Genom att ansluta alla arkiv och system tillhandahåller M-Files en enhetlig åtkomstpunkt till all företagsdata, vilket gör det möjligt för företag att hitta, komma åt och hantera dokument via bekanta Microsoft 365-gränssnitt, oavsett var de befinner sig.

"Whirlwind Steels användning av M-Files är ett tydligt exempel på hur automatisering av kunskapsarbete kan revolutionera affärsverksamheten", säger Bob Pritchard, Chief Revenue Officer, M-Files. "Genom att utnyttja vår plattform har de förvandlat informationskaos till strömlinjeformade, intelligenta arbetsflöden - vilket möjliggör snabbare beslutsfattande, minskar antalet fel och ger verkliga produktivitetsvinster. M-Files säkerställer inte bara efterlevnad och säkerhet utan ger också team möjlighet att fokusera på uppgifter med högt värde genom att automatisera rutinprocesser. Vi är glada över att kunna stödja Whirlwind Steel när de fortsätter att skala upp och förnya sig med hjälp av kraften i automatisering av kunskapsarbete."

För att se hur M-Files kan förändra informationshanteringsprocesser och ditt företag, besök: www.m-files.com för att begära en demo eller få tillgång till vår kostnadsfria testversion.

Om oss M-Files
M-Files är den ledande plattformen för automatisering av kunskapsarbete. Med M-Files -plattformen kan kunskapsarbetare hitta information snabbare, arbeta smartare och uppnå mer. M-Files har en innovativ metadatadriven arkitektur, inbyggd arbetsflödesmotor och avancerad artificiell intelligens. Detta gör det möjligt för kunderna att eliminera informationskaos, förbättra processeffektiviteten och automatisera säkerhet och efterlevnad. För mer information, besök www.m-files.com.

Om Whirlwind Steel
Whirlwind Steel har varit familjeägt och drivits sedan 1955 och är stolt över att ha tillgodosett behoven hos entreprenörer, byggare, arkitekter, företag, statliga organisationer och konsumenter. Våra kräsna kunder har vänt sig till Whirlwind Steel med förtroende för förkonstruerade metallbyggnader och komponenter inklusive paneler, primär och sekundär strukturell inramning, takläggning, solställ plus ett komplett sortiment av metallbyggnadstillbehör och trimmer. Både svetsade och kallformade stålramar utförs av fullt utbildade proffs och vårt kvalitetskontrollteam är det bästa i branschen. Nu är det dags för dig att ta reda på varför så många människor har litat på Whirlwind Steel med sina viktigaste projekt under så lång tid.

Kontakt för media:

Ellen Miles för M-Files
[email protected]