Avtalshantering
Automatisera avtalshanteringen med M-Files.
Öka effektiviteten och minska riskerna med M-Files lösningar för avtalshantering
Avtal är kärnan i affärsverksamheten och reglerar dina relationer med kunder, leverantörer och partners. Men om du ännu inte har infört programvara för att automatisera avtalshanteringen kan du förlora mycket tid på grund av ineffektivitet och samtidigt utsätta ditt företag för risker och förlorade möjligheter.
M-Files kan hjälpa till. Vår intelligenta teknik för informationshantering fungerar som en kraftfull programvarulösning för avtalshantering som kan påskynda arbetsflödena för avtalshantering, hålla känslig information i avtal säker och hjälpa till att genomdriva avtalsvillkoren för att bättre gynna ditt företag.
Centralisera din lagring av kontrakt
Se hur M-Files gör det möjligt för dig att hantera och kontrollera avtal digitalt genom hela deras livscykel, från skapande till arkivering.
Utmaningarna med kontraktsförvaltning
En överlägsen mjukvarulösning för avtalshantering kan hantera flera av de största utmaningarna i samband med avtalshantering.
Lokalisering av dokument
Medarbetare på olika avdelningar sparar ofta versioner av avtal på sina egna enheter eller i sina e-postbutiker. En lösning för avtalshantering kan hjälpa till att säkerställa att endast behöriga användare har tillgång till avtal och att endast de senaste versionerna sparas.
Obehörig åtkomst
Kontrakt innehåller ofta känsliga uppgifter eller personligt identifierbar information som kan vara skadlig om den exponeras. Tekniken för avtalshantering kan styra åtkomsten till dokument genom användarrättigheter som säkerställer att endast rätt personer kan öppna en fil.
Övervakning av avtal
Alltför många organisationer förlitar sig på rudimentära metoder som kalenderpåminnelser och checklistor för att övervaka viktiga tidsfrister i kontrakten. Ett effektivt verktyg för avtalshantering ger en mer heltäckande metod för att spåra tidsfrister och efterlevnad av avtalsbestämmelser.
Oavsiktlig förfallodag
När avtal löper ut oavsiktligt kan kostnaderna och riskerna för organisationen bli betydande. Teknik för avtalshantering kan bidra till att undvika denna risk genom att inleda förfaranden för förnyelse av avtal i god tid innan de löper ut.
Ineffektiva arbetsflöden
Många avtalsarbetsflöden är manuella processer som är benägna att leda till fel och kaos när avtalsvolymen blir överväldigande. Programvara för avtalshantering kan automatisera skapandet, granskningen, godkännandet och undertecknandet av avtal för att förbättra produktiviteten och säkerställa efterlevnad av priser.
M-Files Erbjuder ett smartare sätt att hantera avtal
M-Files är en intelligent plattform för informationshantering som tillhandahåller kraftfulla verktyg för avtalshantering. M-FilesVerktygen för dokumenthantering i molnet har flera viktiga funktioner som kan bidra till ökad effektivitet, tydlighet och säkerhet i processen för att skapa och genomföra avtal.
Ett bättre sätt att förvara dokument
Som ett innovativt dokumenthanteringssystem använder M-Files en "vad"-strategi för att lagra dokument, snarare än en "var"-strategi. M-Files taggar varje dokument med metadata som beskriver dess innehåll, syfte, arbetsflöde, datum och personer som är associerade med posten. I stället för att leta efter dokument på specifika platser kan medarbetarna hitta det de behöver genom att skriva några ord om vad de letar efter i sökfältet på M-Files . På så sätt kan avtal och dokument ligga kvar där de finns för närvarande - i nätverkslagring, e-postarkiv, affärssystem eller andra applikationer och plattformar - i stället för att flyttas till ett centralt datalager.
Snabbare sökning och hämtning
Med M-Files kan du hitta alla avtal inom några sekunder genom att söka efter entreprenörens namn, vilken typ av arbete som ingår i avtalet, ett faktura- eller jobbnummer eller annan relevant information.
Automatiserade arbetsflöden
M-Files styr avtalen genom digitala arbetsflöden för att påskynda granskning, underskrift och arkivering av genomförda dokument. M-Files kan också utfärda uppdrag och meddelanden till personalen när åtgärder behövs och ge uppdateringar om avtalens status i varje skede av deras livscykel.
Högre säkerhet
M-Files tillhandahåller kryptering på företagsnivå och använder strikta behörigheter för att avgöra vem som kan komma åt avtal baserat på deras roll, grupp, projekt, dokumenttyp och andra kriterier.
Fördelar med kontraktshantering med M-Files
Eliminera misstag
Använd den senaste versionen av mallarna tillsammans med data från andra system, t.ex. CRM och ERP-teknik, för att skapa avtal som är fria från misstag.
Håll kontroll över filerna
Hög säkerhet, automatiska behörigheter, fullständig granskningshistorik och versionshantering bidrar till att skydda känslig information och minimera exponeringen för risker och eventuella påföljder.
Möjliggör elektroniska signaturer
Integrationer med populära e-signaturtekniker gör det enkelt att skriva avtal snabbt och effektivt med bara några få klick.
Genomdriva avtalsvillkoren
Upprätta arbetsflöden för att övervaka avtalsvillkoren och meddela rätt personer när milstolpar inträffar, åtgärder krävs eller problem uppstår.
Förenkla förnyelse och arkivering
Få varningar när avtal är på väg att löpa ut och starta automatiserade arbetsflöden för förnyelse eller arkivering.
Större synlighet
M-Files ger fullständig insyn i avtal och processer samtidigt som avtalen placeras i ett sammanhang med relaterad information som korrespondens, villkor, datum, kund- eller leverantörsinformation och andra data som kan bidra till att förbättra avtalshanteringen.
Förbättrad effektivitet
Flytta sömlöst avtal från skapande till undertecknande samtidigt som du minimerar ansträngningen för medarbetarna.
M-Files Automatisering av kunskapsarbete Capability Maturity Model
Förändra ditt företag med M-Files, ledaren inom Knowledge Work Automation. Låt oss hjälpa dig att bedöma din digitala mognad och hitta din väg till framgång.
Arbeta med välbekanta verktyg
Med M-Files kan dina medarbetare skapa och hantera avtal med hjälp av sina favoritverktyg som Outlook, Gmail och SharePoint. M-Files integreras enkelt med de vanligaste affärsapplikationerna, vilket innebär att dina medarbetare inte behöver lära sig ett nytt verktyg eller vänja sig vid en ny plattform för att förbättra avtalshanteringen. Med M-Files kan medarbetarna få tillgång till relevant, aktuell och korrekt information oavsett var den lagras eller i vilket format.
Den mobila kundbasen M-Files gör det enkelt för anställda att hantera kontrakt oavsett var de befinner sig - hemma, hos en kund eller på resande fot.
Hur M-Files möjliggör effektivitet för ditt företag
Snabbare sökning
Vad du behöver, när du behöver det. Det är så M-Files fungerar. Snabbt, enkelt och intuitivt.
Kännedom
Du kan använda dina dagliga favoritverktyg, t.ex. MS Teams eller Salesforce, för att hantera dina dokument.
Enkelt samarbete
Dela innehåll på ett säkert sätt och var med och skapa dokument samtidigt - var du än arbetar.
Effektiviserat dagligt arbete
Låt M-Files föreslå taggar för dina dokument och lägg till arbetsflöden för snabbare bearbetning.
Varför hantera avtal med M-Files?
M-Files erbjuder ett smartare sätt att arbeta. Genom att göra det enklare att hitta, komma åt och dela rätt dokument med rätt personer eliminerar M-Files frustration, bortkastad tid och affärsrisker med otillgänglig information. Genom att automatisera dokumentbaserade arbetsflöden hjälper M-Files till att effektivisera och förenkla rutinuppgifter så att medarbetarna kan fokusera på högkvalificerat arbete som ger bättre resultat och högre arbetstillfredsställelse.
Samarbete är enklare med M-Files. I stället för att mejla bilagor fram och tillbaka kan kollegor dela en länk till en enda, auktoritativ version av ett dokument som alla kan arbeta med och kommentera. Säkra klientportaler gör det enkelt att dela information och processer med personer utanför organisationen. Med M-Files' integrationer och API:er kan medarbetarna använda plattformen med de affärs- och produktivitetsverktyg de föredrar i stället för att lära sig ett nytt system.
M-Files används i molnet, lokalt eller som en hybridlösning och används av tusentals organisationer i mer än 100 länder över hela världen.
Se hur M-Files fungerar
Boka en demo för att lära dig mer om förenklad sökning, automatiska arbetsflöden, intuitiva användargränssnitt och inbyggda integrationer med befintliga applikationer och filsystem.
