Dokumentkontroll
Argumenten för dokumentkontroll
I takt med att organisationer i allt högre grad använder sig av digitala dokument blir hotet om dataintrång allt större. Från cyberattacker till skadliga läckor kan cyberhot resultera i miljontals dollar i skador på immateriella rättigheter, affärsmöjligheter och företagets rykte.
Tillsammans med de senaste brandväggarna, programvarorna för att upptäcka skadlig kod och antivirusprogram är starka system för dokumentkontroll och dokumentsäkerhet avgörande för att skydda viktig information. Rätt programvara för dokumentstyrning kan säkerställa att endast behöriga användare har tillgång till alla filer, vilket bidrar till att förhindra att känslig information avsiktligt läcker ut eller oavsiktligt exponeras.
Som en ledande plattform för intelligent informationshantering levererar M-Files en överlägsen lösning för dokumentkontroll som säkerställer att informationen är tillgänglig för dem som behöver den - och otillgänglig och osynlig för dem som inte behöver den.
Få omedelbar tillgång till den information du behöver
Se hur M-Files erbjuder ett smartare sätt att hantera dokument, e-postmeddelanden och allt annat innehåll, från skapande till bortskaffande.
M-Files: ett metadatadrivet system för informationshantering
M-Files är nästa generations intelligenta hanteringssystem som förbättrar verksamhetens resultat och förbättrar företagets riskhantering genom att hjälpa medarbetarna att hitta och använda information mer effektivt. Förutom att göra dokument lättillgängliga inom några sekunder automatiserar M-Files dokumentintensiva arbetsflöden och använder avancerade behörigheter och kryptering för att säkerställa att känsliga data förblir säkra och kontrollerade.
Metadata är nyckeln till effektiviteten i M-Files:s plattform. I stället för att fokusera på var dokumenten lagras använder M-Files metadata för att tillhandahålla ett rikare och mer flexibelt sätt att organisera, dela, bearbeta och auktorisera åtkomst till innehåll och information. Ett dokuments metadata innehåller en mängd information om posten. Metadata kan innehålla en beskrivning av innehållet - allt från klientnamn och projektnummer till den person som skapade det och vilken typ av information filen innehåller - samt information om vad som ska hända med filen härnäst och vem som kan få tillgång till den.
Med ett system som organiserar information kring metadata behöver användarna inte oroa sig för att komma ihåg var en fil lagrades. Istället kan de skriva in en kort beskrivning av den information de söker och bli kopplade till sina dokument på några sekunder.
Hur metadata möjliggör överlägsen dokumentkontroll
M-FilesMed det metadatadrivna systemet kan organisationer fastställa åtkomstbehörigheter för hela klasser av dokument och dataobjekt (objekt som lagras i ett valv på M-Files ) samt för specifika dokument och till och med för olika versioner av samma dokument eller objekt. Dessutom kan specifika åtkomstnivåer tilldelas olika användare eller definieras utifrån roll, grupp eller dokumentets metadataegenskaper.
Exempelvis kan anställningsavtal taggas med metadata som gör informationen tillgänglig för den anställde, dennes chef och HR-avdelningen - och ingen annan. När det sker förändringar i ledningen eller på HR-avdelningen räcker det med att ändra behörigheterna för att alla relaterade dokument ska bli synliga för den nya chefen.
Rollbaserad dokumentstyrning gör det mycket enklare att hantera åtkomst till känsliga dokument. När en ny teammedlem till exempel tilldelas en projektgrupp får hen automatiskt tillgång till alla dokument som är godkända för den gruppen. Arbetsledarna behöver inte detaljstyra eller granska behörigheterna för vart och ett av de tiotals eller hundratals dokument som är relaterade till projektet. På så sätt gör M-Files:s dokumentstyrningssystem det möjligt för externa användare som partners och kunder att på ett säkert sätt få tillgång till projektrelaterad dokumentation, processer och arbetsflöden.
M-Files M-Files fungerar också som en lösning fö r hantering av efterlevnad i starkt reglerade branscher. tillämpar konsekvent åtkomst- och dokumentkontroll i hela organisationen och tillhandahåller verifieringskedjor för varje fil på begäran.
Funktioner i plattformen M-Files
Förutom överlägsna funktioner för dokumentstyrning erbjuder M-Files en omfattande uppsättning funktioner som gör informationshanteringen enklare och mer effektiv.
Hitta filer på några sekunder med M-Files
Med M-Files märks dokumenten efter vad de är och vilken information de innehåller, vilket gör att användarna kan söka efter och hitta alla dokument på några sekunder.
Inga fler datasilos med M-Files
I stället för att kräva att dokument flyttas till en central plats skapar M-Files kopplingar till dokument var de än finns - i filmappar i nätverket, SharePoint, Teams, CRM system, molnlagring eller något annat affärssystem eller arkiv. Resultatet är en enda, enhetlig vy över dokument i hela organisationen, utan en kostsam och tidskrävande migrering.
Automatiserade arbetsflöden
M-Files använder dokumentmetadata för att automatiskt styra filer genom dagliga arbetsflöden, hålla reda på uppgifter och processer samt kommunicera med intressenter om nödvändiga åtgärder.
Enkel versionskontroll
M-Files sätter stopp för den versioneringsmardröm som uppstår när anställda mejlar bilagor fram och tillbaka. M-Files sparar en auktoritativ kopia av varje dokument och tillhandahåller en länk till det, så att användarna vet att de alltid arbetar med den senaste versionen.
Flexibel åtkomst
M-Files är tillgänglig via en skrivbords-, webb- eller mobilklient, vilket gör det möjligt för användare att komma åt filer var som helst, när som helst och på vilken enhet som helst.
Effektiviserat samarbete
Användare kan samtidigt redigera, kommentera eller anteckna dokument på M-Files.
Så här minimerar du riskerna med M-Files
Utöver dokumentkontroll erbjuder M-Files plattform andra riskhanteringslösningar som kan skydda en organisation och dess information från hot, risker och juridiskt ansvar.
Varför välja M-Files?
M-Files används av tusentals företag i mer än 100 länder för att bättre hantera informations- och dokumentflöden. Genom att koppla samman innehåll i hela organisationen och tillhandahålla intelligenta automatiseringsverktyg ökar M-Files produktiviteten hos kunskapsarbetare, möjliggör affärskontinuitet, förbättrar samarbetet och säkerställer en sömlös digital upplevelse.
En mängd olika standardintegrationer med branschapplikationer och system gör det enkelt att integrera M-Files i en befintlig teknikstack. Medarbetarna kan fortsätta att använda sina favoritverktyg som Microsoft Teams och Google Workspace för att komma åt dokument via M-Files -plattformen. Som en molnklar lösning kan M-Files distribueras i molnet, på plats eller som en hybridlösning. Och som en mycket konfigurerbar plattform kan M-Files enkelt anpassas till de specifika behoven för alla användningsfall eller affärskrav.
Hur M-Files möjliggör effektivitet för ditt företag
Snabbare sökning
Vad du behöver, när du behöver det. Det är så M-Files fungerar. Snabbt, enkelt och intuitivt.
Kännedom
Du kan använda dina dagliga favoritverktyg, t.ex. MS Teams eller Salesforce, för att hantera dina dokument.
Enkelt samarbete
Dela innehåll på ett säkert sätt och var med och skapa dokument samtidigt - var du än arbetar.
Effektiviserat dagligt arbete
Låt M-Files föreslå taggar för dina dokument och lägg till arbetsflöden för snabbare bearbetning.
Se hur M-Files fungerar
Boka en demo för att lära dig mer om förenklad sökning, automatiska arbetsflöden, intuitiva användargränssnitt och inbyggda integrationer med befintliga applikationer och filsystem.
