Programvara för dokumentkontroll
Förbättra efterlevnaden med bättre programvara för dokumentstyrning
I vissa branscher kan det sätt på vilket dokumenten skapas, lagras, hanteras och bevaras vara starkt reglerat - vilket gör överlägsen programvara för dokumentkontroll till en nödvändighet. Som en del av ett digitalt dokument hanteringssystem kan applikationer för dokumentkontroll hantera en fils hela livscykel - från skapande, redigering, granskning, godkännande, signering och lagring eller kassering - samtidigt som de ger en verifieringskedja för varje steg och interaktion.
En dokumentstyrningslösning kan också skydda filer från obehörig åtkomst eller oavsiktliga läckor, vilket hjälper till att förhindra den typ av intrång som kostar miljontals dollar och skadar företagets rykte allvarligt. Och som en lösning för hantering av efterlevnad kan programvaran för dokumentkontroll säkerställa att dokument rör sig genom arbetsflöden och processer på ett sätt som är förenligt med företagets policy och lagstadgade krav.
M-Files är en intelligent plattform för informationshantering som ger ett metadatadrivet tillvägagångssätt för dokumentkontroll och säkerhetsbehörigheter. Med M-Files kan du öka produktiviteten hos dina kunskapsarbetare samtidigt som du stärker samarbetet, möjliggör kontinuitet i verksamheten och förbättrar företagets riskhantering och efterlevnad.
Få omedelbar tillgång till den information du behöver
Se hur M-Files erbjuder ett smartare sätt att hantera dokument, e-postmeddelanden och allt annat innehåll, från skapande till bortskaffande.
Hantera dokumentkontroll med hjälp av metadata
M-Files hanterar innehållsinformation på ett annat sätt än de flesta andra dokumenthanteringssystem. Medan andra plattformar organiserar filer efter plats, hanterar M-Files dokument genom att fokusera på metadata. En fils metadata kan innehålla information om vad dokumentet innehåller samt vilken kund, vilket projekt, vilken avdelning eller vilken anställd det gäller. Metadata kan innehålla information om det exakta arbetsflöde som dokumentet är en del av och vilket steg i processen som måste ske härnäst. M-FilesAI-teknik kan till och med gå igenom affärssystem och äldre arkiv för att identifiera och märka filer med metadata automatiskt baserat på en analys av deras innehåll.
M-FilesDen metadatadrivna lösningen innebär att medarbetarna inte längre behöver komma ihåg var en fil har lagrats. I själva verket kan filerna finnas var som helst i organisationen - i nätverksmappar, CRM eller ERP-system, SharePoint, molnlagring och andra affärssystem och applikationer. M-Files kräver inte att dokumenten migreras till ett centralt arkiv. Istället kan medarbetarna helt enkelt ange några uppgifter om den information de söker och få tillgång till sina dokument inom några sekunder.
M-Files: Intelligent programvara för dokumentkontroll
Förutom att göra det enkelt att hitta dokument fungerar M-Files:s intelligenta plattform för informationshantering som en överlägsen programvara för dokumentstyrning, som automatiserar arbetsflöden och säkrar filer med dynamiska och flexibla behörigheter.
Med hjälp av ett dokuments metadata kan M-Files skapa processer som automatiskt styr filer genom ett arbetsflöde som är förenligt med både företagets riktlinjer och kraven i eventuella regelverk. Du kan skapa anpassade arbetsflöden för alla dokument eller dokumenttyper, och M-Files tar hand om att flytta dokumentet från ett steg till nästa och ser till att alla åtgärder, granskningar, godkännanden och signaturer tas om hand. M-Files kan kommunicera med individer när åtgärder krävs och följa upp med påminnelser om uppgifter som ska utföras. När ett dokument flyttas genom ett arbetsflöde uppdaterar M-Files automatiskt metadata för att vägleda det till nästa steg.
För att ge överlägsen säkerhet använder M-Files' programvara för dokumentkontroll dynamiska, rollbaserade behörigheter som begränsar åtkomsten till ett dokument baserat på specifika användare eller på roller, grupper, dokumentegenskaper eller annan information i en fils metadata. Kontrakt kan t.ex. göras tillgängliga endast för den anställde, dennes chef och personalavdelningen. Tillgång till känsligt material kan begränsas till specifika team. När en ny medlem tas in i teamet får denne automatiskt tillgång till dokumenten och annan projektrelaterad dokumentation och arbetsflöden.
Funktioner i M-Files programvara
Även om M-Files erbjuder dokumentkontrollfunktioner som är i klass med de bästa dokumentsäkerhetssystemen och riskhanteringslösningarna, går plattformens funktioner långt utöver dokumentkontroll och erbjuder omfattande funktioner för att hantera innehåll mer effektivt.
Snabb sökning och hämtning
All information kan hittas i sitt sammanhang genom att helt enkelt söka efter vad det är, snarare än att behöva veta var den är lagrad. Medarbetarna kan helt enkelt skriva in några ord om vad de letar efter och den information de behöver är bara ett par klick bort.
En enda, enhetlig vy över innehållet
På M-Files kan dokumenten fortsätta att existera i det system där de ursprungligen skapades eller lagrades - i applikationer, CRM system, nätverksfilmappar, SharePoint och andra affärssystem eller arkiv. M-Files skapar helt enkelt kopplingar till varje dokument för att ge en fullständig bild av innehållet på en enda skärm.
Mobil åtkomst
Användare kan komma åt filer via en skrivbords-, webb- eller mobilklient, vilket gör det möjligt för distansarbetare och anställda som arbetar hemifrån att använda de data de behöver när som helst, var som helst och på vilken enhet som helst.
Enkel versionshantering
M-Files håller en enda kopia av den senaste versionen av alla filer, vilket eliminerar versioneringshuvudvärk som skapas när anställda skickar dokument fram och tillbaka som bilagor. Användarna kan komma åt den senaste versionen genom att helt enkelt klicka på en länk.
Integrera M-Files med befintliga system och favoritverktyg
M-Files integreras tätt med en rad olika affärsapplikationer och andra produktivitetssviter, vilket gör att medarbetarna kan fortsätta använda sina favoritverktyg för att komma åt dokument via M-Files istället för att behöva lära sig ett nytt verktyg eller en ny plattform. I Microsoft 365, SharePoint, Google Workspace och Salesforce kan användarna skapa, visa, lagra och dela dokument på ett enkelt och säkert sätt.
M-Files integreras också enkelt med andra arkiv och äldre ECM-lösningar. Och M-Files API:er (Application Programming Interfaces) gör det enkelt att skapa anslutningar till befintliga system och integrera M-Files i alla teknikstackar.
Varför välja M-Filesprogramvara för dokumentstyrning?
För dagens digitala arbetsstyrka erbjuder M-Files ett enklare sätt att hitta, komma åt och dela rätt dokument vid rätt tidpunkt med rätt personer. M-Files drivs av artificiell intelligens och maskininlärning och kopplar samman alla dokument och all information på alla plattformar och i alla arkiv, analyserar dem för att placera dem i ett sammanhang och skapa metadata som gör dem lättare att hitta och använda.
M-Files är en mycket konfigurerbar plattform som enkelt kan anpassas för att stödja specifika användningsfall och affärsbehov. Lösningsmallar och bästa praxis för flera olika användningsområden i en mängd olika branscher gör det möjligt för företag att snabbt komma igång med sina lösningar för intelligent informationshantering. Tillägg från tredje part ökar M-Files:s utbyggbarhet med avancerade funktioner för att fånga filer, visualisera data, hantera e-signaturer och få fram affärsinformation från dokument. M-Files kan distribueras i molnet, lokalt eller i en hybridlösning som kombinerar molnets flexibilitet med investeringar i lokal arkitektur.
Idag förlitar sig tusentals organisationer i mer än 100 länder på M-Files som programvara för dokumentstyrning, vilket bidrar till att förbättra efterlevnaden och förbättra företagets riskhantering.
Hur M-Files möjliggör effektivitet för ditt företag
Snabbare sökning
Vad du behöver, när du behöver det. Det är så M-Files fungerar. Snabbt, enkelt och intuitivt.
Kännedom
Du kan använda dina dagliga favoritverktyg, t.ex. MS Teams eller Salesforce, för att hantera dina dokument.
Enkelt samarbete
Dela innehåll på ett säkert sätt och var med och skapa dokument samtidigt - var du än arbetar.
Effektiviserat dagligt arbete
Låt M-Files föreslå taggar för dina dokument och lägg till arbetsflöden för snabbare bearbetning.
Se hur M-Files fungerar
Boka en demo för att lära dig mer om förenklad sökning, automatiska arbetsflöden, intuitiva användargränssnitt och inbyggda integrationer med befintliga applikationer och filsystem.
