Automatisera arbetsflödet för dokumenthantering
Optimera ditt dokumentflöde
Dokument spelar en avgörande roll i alla aspekter av affärsverksamheten, från forskning och förslag till avtal och fakturor. Hur en organisation hanterar arbetsflödet för dokumenthantering kan antingen påskynda processer och förbättra affärsresultaten eller skapa hinder som hämmar produktiviteten och konkurrenskraften. Många organisationer stöter på problem med sitt arbetsflöde för dokumenthantering, bland annat felaktig hantering av dokument och problem relaterade till säkerhet och efterlevnad. Ett ineffektivt arbetsflöde kan ha en negativ inverkan på effektiviteten, kundrelationerna och den övergripande affärsutvecklingen. M-Files kan hjälpa till på detta område.
Med den molnbaserade programvaran för dokumenthantering (DMS) på M-Files kan du automatisera och anpassa arbetsflöden och se till att dokumenten skickas till rätt person vid rätt tidpunkt, vilket maximerar effektiviteten.
Förbättrad säkerhet vid delning av dokument
M-Files ger säkerhet på företagsnivå med strikt kontroll över vem som kan komma åt en fil, vilket garanterar säkerheten och integriteten för dokument och data.
Snabba upp din tid till värde
Arbetsflödet för dokumenthantering innebär att information överförs mellan anställda i olika skeden av en affärsprocess. I varje steg kan ett dokument behöva skapas, redigeras, granskas, kommenteras, verifieras för korrekthet, godkännas eller signeras. Med M-Files' molnbaserade programvara för dokumenthantering (DMS) kan du automatisera och anpassa arbetsflöden för att säkerställa ett effektivt dokumentflöde till rätt person vid rätt tidpunkt.
Felaktig hantering
Mänskliga misstag leder ofta till att dokument inte kan hittas, att felaktig information dupliceras i flera dokument eller att dokument inte följer rätt arbetsflöde.
Versioneringsproblem
När medarbetare samarbetar genom att mejla dokument fram och tillbaka blir resultatet flera kopior av ett dokument som bifogas långa, omständliga mejltrådar. I dessa situationer är det svårt att vara säker på att rätt person har rätt version i slutändan.
Misslyckade sökningar
Kunskapsarbetare kan ägna upp till 30% av sin arbetsdag åt att söka efter dokument som de behöver för att utföra ett specifikt arbetsflöde1.
Brist på fjärråtkomst
I takt med att arbetsstyrkan blir allt mer mobil och allt fler medarbetare arbetar hemifrån kan avsaknad av fjärråtkomst till dokument bromsa arbetsflöden och begränsa produktiviteten.
Gör filer tillgängliga överallt
Att personligen få godkännanden och underskrifter på papperskopior av dokument är oerhört kostsamt och tidskrävande.
Säkerhets- och efterlevnadsfrågor
Med ett växande antal anställda som använder sina egna enheter för att utföra arbetsflöden, utsätts dokument och företag för mycket fler säkerhetsproblem och problem med efterlevnad.
Optimera ditt dokumentflöde
Effektivt samarbete med kunderna
M-FilesMetadatataggar underlättar också automatiseringen av arbetsflöden för dokumenthantering och förbättrar hanteringen av affärsprocesser (BPM). Metadata guidar dokumenten genom varje steg i arbetsflödet och uppdateras automatiskt när de går från utkast till redigering, granskning, kommentarer, godkännande eller signering.
Sömlös hantering av leverantörers pappersarbete
M-Files Workflow engine är en användarvänlig applikation som gör att du kan skapa anpassade arbetsflöden baserade på specifika affärsprocesser. M-Files arbetsflöden kan tilldela uppgifter till kollegor, följa upp automatiskt, utfärda påminnelser och säkerställa att varje arbetsflödessteg utförs enligt företagets riktlinjer eller lagstadgade krav.
Förbättrad säkerhet vid delning av dokument
M-Files ger säkerhet på företagsnivå med strikt kontroll över vem som kan komma åt filer, vilket garanterar säkerheten och integriteten för dokument och data. Detta robusta säkerhetsramverk säkerställer att känslig information förblir skyddad genom hela arbetsflödet för dokumenthantering.
Fördelar med automatisering av arbetsflöden för dokumenthantering
Med M-Files' dokumenthanteringsverktyg och BPM-programvara är fördelarna med automatiserade dokumentarbetsflöden stora.
Eliminera mänskliga fel
Automatisering av arbetsflöden säkerställer att rutinmässiga affärsprocesser utförs konsekvent och korrekt varje gång.
Säkerställa efterlevnad av lagar och regler
M-Files ger fullständig verifieringskedja och elektroniska signaturer för att uppfylla lagstadgade krav som FDA 21 CFR Part 11.
Konfigurera arbetsflöden efter dina behov
M-Files erbjuder anpassningsbara metadataattribut som "tilldelad till", "deadline" och "uppgift slutförd" för att passa specifika arbetsflödesbehov.
Förenkla kommunikationen i arbetsflödet
Deltagarna i specifika arbetsflöden meddelas via e-post vid varje steg i alla arbetsflöden som de är en del av.
Arbeta med dina favoritverktyg
Med mobilappen M-Files kan medarbetare på distans hantera arbetsflöden och få godkännanden på ett effektivt sätt, även med elektroniska signaturer.
Funktioner som möjliggör digitala affärsprocesser
Stöd för den papperslösa arbetsplatsen
M-Files' dokumentskanningsteknik omvandlar pappersdokument till digitala filer som kan lagras, sökas, organiseras, hanteras och hämtas snabbt, enkelt och tillförlitligt.
Eliminera mänskliga fel, typsnitt och misstag
M-Files fångar upp information från andra system, t.ex. ordernummer och kundinformation, och kompletterar metadata för dokument innan de skickas vidare genom deras processer och arbetsflöden.
Automatiska aviseringar
M-Files kan automatiskt leverera meddelanden baserat på specifika händelser som utgångsdatum och deadlines. M-Files kommer också att tilldela uppgifter till teammedlemmar när deras input behövs.
Skydda dokument från obehörig åtkomst
M-FilesMed dynamiska behörigheter kan du styra vem som får tillgång till dokument och information i varje steg av ett arbetsflöde.
Rätt arbetsflöde för varje dokument
När ett nytt dokument skapas taggar M-Files det baserat på innehållet så att det omedelbart kan hamna i rätt arbetsflöde.
Hur M-Files möjliggör effektivitet för ditt företag
Snabbare sökning
Vad du behöver, när du behöver det. Det är så M-Files fungerar. Snabbt, enkelt och intuitivt.
Kännedom
Du kan använda dina dagliga favoritverktyg, t.ex. MS Teams eller Salesforce, för att hantera dina dokument.
Enkelt samarbete
Dela innehåll på ett säkert sätt och var med och skapa dokument samtidigt - var du än arbetar.
Effektiviserat dagligt arbete
Låt M-Files föreslå taggar för dina dokument och lägg till arbetsflöden för snabbare bearbetning.
Om M-Files
M-Files är en AI-driven intelligent informationshanteringslösning som säkerställer att rätt information når rätt personer vid rätt tidpunkt. Till skillnad från traditionella dokumenthanteringssystem för företag eliminerar M-Files informationssilos genom att förena data i hela organisationen utan att ändra befintliga system eller processer. Istället för kostsamma migreringar till en centraliserad plats använder M-Files AI för att identifiera och koppla samman dokument i olika system, arkiv, platser och enheter. Metadatataggar ger sammanhang, vilket gör det enkelt att hitta dokument när det behövs.
Se hur M-Files fungerar
Boka en demo för att lära dig mer om förenklad sökning, automatiska arbetsflöden, intuitiva användargränssnitt och inbyggda integrationer med befintliga applikationer och filsystem.
