Dokumenthantering
Förbättra dokumenthanteringen med M-Files
Varje dag genererar en genomsnittlig organisation en enorm mängd data och dokument. Det är en enorm utmaning att bara hålla reda på så mycket information, än mindre att använda den för att driva affärsresultat.
Utan ett överlägset system för dokumenthantering kommer den genomsnittliga medarbetaren att ägna nästan en tredjedel av sin arbetsdag åt att söka efter den information han eller hon behöver1. Och på grund av utmaningarna med informationshanteringen är mer än hälften av den information som lagras i företagssystemen otillgänglig eller oanvänd.
M-Files tillhandahåller ledande teknik för dokumenthantering som ger medarbetarna omedelbar tillgång till alla dokument var de än befinner sig. Genom att skapa ordning och reda i processen för lagring, hämtning och hantering av dokument bidrar M-Files till att förbättra prestandan, öka effektiviteten och förbättra samarbetet i hela organisationen.
Få omedelbar tillgång till den information du behöver
Se hur M-Files erbjuder ett smartare sätt att hantera dokument, e-postmeddelanden och allt annat innehåll, från skapande till bortskaffande.
Hur överlägsen dokumenthantering förändrar arbetsflöden
När du arbetar med ett bra dokumenthanteringssystem är det enkelt att hitta den information du behöver. I stället för att ägna 15 minuter åt att leta efter rätt dokument och se till att du har den senaste versionen, kan du hitta och öppna rätt dokument på några sekunder och börja arbeta med det direkt. När du multiplicerar dessa 15 minuter med alla de dokument som medarbetarna arbetar med dag efter dag kan kostnadsbesparingarna och effektivitetsökningarna bli betydande.
Överlägsen teknik för dokumenthantering gör dock mycket mer än att förenkla sökning och hämtning. Med ett ledande system som M-Files kan du:
Förbättra samarbetet med kollegor och partners
Ett högkvalitativt dokumenthanteringssystem gör det enkelt att dela filer internt och externt, vilket gör att flera personer kan bidra utan att skapa problem med versionshantering. Ett överlägset system förenklar alla steg som ingår i redigering, granskning och godkännande av dokument och ser till att rätt personer får rätt version vid rätt tidpunkt.
Håll dokumenten säkra
Med central kontroll och insyn i dokument i hela organisationen kan du lättare vidta de åtgärder som krävs för att skydda dem och hålla känsliga uppgifter borta från cyberbrottslingar.
Säkerställa och påvisa efterlevnad
Många branscher har strikta regler för hur data och dokument ska användas, nås och lagras. Med en bra lösning för dokumenthantering kan du automatisera många aktiviteter för att uppfylla kraven och enkelt visa att du följer reglerna när det krävs.
Dokumenthantering med M-Files
M-FilesDen AI-drivna lösningen för intelligent informationshantering gör det enkelt att leverera rätt information till rätt personer när de behöver den, samtidigt som man behåller fullständig kontroll och säkerställer efterlevnad av stora volymer företagsdokument. I stället för att migrera dokument till en enda lagringsplats - en kostsam och komplex uppgift - kopplar M-Files samman system, data och innehåll i hela organisationen och bryter ner datasilos utan att störa befintliga system och processer. Med digital dokumenthanteringsteknik från M-Files kan du lagra och komma åt relevant information var som helst, i vilket format som helst, när som helst, helt enkelt genom att veta vad du letar efter istället för att oroa dig för var den finns.
Så här fungerar det
Tagga filen
När du sparar en fil för första gången kan du på M-Files märka ett dokument med metadata baserat på innehållet. Det kan t.ex. vara namnet på en kund, ett projektnummer, datumet för skapandet eller typen av innehåll i dokumentet.
Låt M-Files lagra det
När du har lämnat den viktigaste informationen tar M-Files hand om att lagra och skydda den, samordna versioner, säkerställa efterlevnad och hantera lagring. Du behöver aldrig oroa dig för var filen finns.
Hämta den
För att hämta det, skriv bara in vad du letar efter i sökfältet på M-Files och hitta rätt dokument med bara några klick.
M-Files möjliggör allt från enkla användningsområden för dokumenthantering till sofistikerade, automatiserade arbetsflöden som stöder affärskritiska processer. Vår teknik hjälper dig att hålla reda på uppgifter och processer som automatiserar det dagliga arbetet, och du kan enkelt följa lagkrav och företagsriktlinjer samtidigt som du låter M-Files hantera verifieringskedjan.
Funktioner i M-Files' teknik
Automatiserad versionshantering
När du uppdaterar ett dokument sparar M-Files automatiskt en historisk kopia av filen så att du enkelt kan gå tillbaka till en tidigare version.
Stöd för alla dokument
Hantera alla typer av filer och data med M-Files, från kalkylblad och dokument till presentationer, e-post och mycket mer.
Åtkomst när som helst och var som helst
Få åtkomst till filer med vilken enhet som helst. M-Files kan även användas offline när du inte har någon internetanslutning.
Lätt att använda
Virtuella mappar ger en användarupplevelse som är omedelbart bekant, medan Desktop-, Web- eller Mobile-klienter låter användarna komma åt sina dokument från de enheter de föredrar.
Förenklat samarbete
Användarna kan redigera, anteckna och kommentera dokument samtidigt.
Hög säkerhet
M-Files krypterar dina data och låter dig skapa behörigheter som ger åtkomst baserat på roll, grupp, projekt, dokumenttyp och andra kriterier.
Förbättra kundrelationerna med bättre dokumenthantering
Varje kundrelation ger upphov till mängder av filer, från förslag och kontrakt till korrespondens och rapporter. M-Files dokumenthanteringsteknik gör det enkelt att organisera, skydda och samarbeta kring allt kundrelaterat material, vilket visar dina kunder att deras data är säkra i dina händer.
En enda vy
Eliminera datasilos inom tjänsteområdena och få en enda referenspunkt för alla kunddokument.
Effektiviserade arbetsuppgifter
Standardisera och automatisera kundkontaktpunkter som onboarding, avtalshantering och efterlevnadskrav.
Skydda känslig information
M-Files krypterar varje dokument och skyddar det med flexibla åtkomstbehörigheter.
Enklare avtalshantering
Från första utkast till undertecknande och arkivering kan M-Files hantera varje steg i avtalsprocessen.
Välbekanta verktyg
M-Files integreras enkelt med populära produktivitetsverktyg som Outlook, Gmail och Salesforce, så att dina anställda och kunder kan komma åt dokument med den teknik de föredrar.
Varför kunderna älskar M-Files
M-Files ger världens ledande kunskapsföretag verktyg som ökar prestandan i en digital värld där man kan arbeta från var som helst. Vår intelligenta plattform för informationshantering automatiserar kritiska affärsprocesser samtidigt som informationen alltid är säker och kontrollerad.
Vår teknik är arkivneutral. Den integreras enkelt med andra system för att koppla samman dokument och information i hela organisationen - utan att kräva datamigrering. Genom att automatisera och effektivisera informationshanteringen gör vi det möjligt för våra kunder att sluta oroa sig för att lagra och skydda data och istället fokusera på sin kärnverksamhet.
M-Files kan fungera som BPM-programvara och hjälpa till att automatisera, effektivisera och förfina dokumentintensiva arbetsflöden. M-Files används ofta som teknik för hantering av juridiska dokument eller redovisningsdokument och hjälper till att skapa ordning i de mest dokumentintensiva branscherna.
M-Files kan driftsättas som ett molnbaserat dokumenthanteringssystem, lokalt eller som en hybridlösning som optimerar molnbaserat samarbete med investeringar i lokal arkitektur. Och genom att göra det möjligt för medarbetarna att komma åt dokument med webb- eller mobilklienter stöder M-Files trenden mot distans- och hemarbetande personal.
Hur kan M-Files skapa effektivitet i ditt företag?
Snabbare sökning
Vad du behöver, när du behöver det. Det är så M-Files fungerar. Snabbt, enkelt och intuitivt.
Kännedom
Du kan använda dina dagliga favoritverktyg, t.ex. MS Teams eller Salesforce, för att hantera dina dokument.
Enkelt samarbete
Dela innehåll på ett säkert sätt och var med och skapa dokument samtidigt - var du än arbetar.
Effektiviserat dagligt arbete
Låt M-Files föreslå taggar för dina dokument och lägg till arbetsflöden för snabbare bearbetning.
Se hur M-Files fungerar
Boka en demo för att lära dig mer om förenklad sökning, automatiska arbetsflöden, intuitiva användargränssnitt och inbyggda integrationer med befintliga applikationer och filsystem.
