System för innehållshantering för företag
Vad ska man leta efter i ett system för innehållshantering för företag?
Organisationer inom nästan alla branscher vänder sig till system för innehållshantering för att få bukt med informationskomplexiteten. Eftersom företag idag skapar data och dokument i en allt snabbare takt kan ECM-lösningar (Enterprise Content Management) bidra till att göra det enklare att organisera, lagra, hämta, säkra och behålla information.
Kunskapsarbetare ägnar idag upp till 30% av arbetsdagen åt att söka efter information1. För att eliminera denna anmärkningsvärda produktivitetsförlust måste rätt system för innehållshantering göra alla dokument tillgängliga på några sekunder. ECM-lösningar måste också ge insyn i varje dokument i varje system och arkiv, eliminera datasilos och göra det möjligt för organisationen att göra sig av med ROT - överflödig, föråldrad eller trivial data som kan kosta tusentals eller miljoner dollar att lagra2.
När man letar efter rätt system för innehållshantering vänder sig allt fler organisationer idag till M-Files, en intelligent plattform för informationshantering som gör det enkelt att hitta, komma åt och dela innehåll på ett effektivt sätt. M-Files kopplar samman dokument i hela organisationen och levererar automatiskt innehåll när det behövs, samtidigt som dokumentintensiva processer effektiviseras och känsliga data skyddas och hålls under kontroll.
ECM som verkligen kopplar samman ditt företag
Koppla samman allt ditt företagsinnehåll och stöd dina arbetsflöden med M-Files.
Fördelar med intelligent informationshantering
Som en intelligent plattform för informationshantering förbättrar M-Files företagets system för innehållshantering genom att organisera och lagra data och dokument på ett annorlunda sätt. I stället för att använda en traditionell filmappsstruktur som fokuserar på var informationen lagras, taggar M-Files varje dokument med metadata som beskriver filens innehåll och annan relevant information. Resultatet: användarna kan helt enkelt skriva in den typ av information de letar efter i sökfältet på M-Files och få kontakt med dokumentet på några sekunder - oavsett var det finns i organisationen.
Fördelarna med detta tillvägagångssätt är stora.
Högre produktivitet
Medarbetarna behöver inte längre ägna timmar varje dag åt att söka efter information eller återskapa dokument som de inte hittar. M-Files gör det enkelt att hitta dokument på några sekunder och att ge rätt information till rätt person i rätt tid.
Bättre användning av data
M-Files eliminerar problemet med "dark data" - dokument som inte är kategoriserade och därför okända för organisationen. M-FilesAI-driven teknik kan krypa genom arkiv för att hitta, identifiera och tagga dokument med metadata som kan visa relevanta dokument och utvinna insikter från annars mörka data.
Ingen migrering nödvändig
I stället för att migrera stora mängder dokument till en central lagringsplats låter M-Files innehållet ligga kvar där det finns - oavsett om det är i nätverksmappar, SharePoint, CRM plattformar, fildelningstjänster eller andra affärsplattformar, applikationer och system. Som ett resultat eliminerar M-Files effektivt datasilos och ger en enda, enhetlig bild av innehållet.
Eliminera skugg-IT
Genom att ge medarbetarna ett lättanvänt verktyg för att hitta, komma åt och dela dokument bidrar M-Files till att förhindra användningen av osäkra fildelningstjänster och lösningar för att komma åt och dela känslig information.
Automatisering av dokumentarbetsflöden och affärsprocesser
M-FilesECM-programvara automatiserar dokumentintensiva arbetsflöden för att förbättra effektiviteten, säkerställa konsekvens och minimera affärsrisker. Metadatataggar styr arbetsflödet för ett dokument och gör det möjligt för M-Files att skicka en fil till nästa person som behöver granska eller godkänna den och att automatiskt följa upp att åtgärder vidtas i tid. Metadata uppdateras automatiskt när filen flyttas genom varje steg i arbetsflödet.
M-Files Workflow engine är en enkel applikation som låter dig skapa anpassade arbetsflöden för att passa specifika behov. Du kan ge uppdrag till kollegor och låta M-Files ta hand om påminnelser och förfallodatum. M-Files gör det också enkelt att övervaka, rapportera om och analysera aktuella affärsprocesser för att ta tillvara på möjligheter att förbättra arbetsflöden och öka effektiviteten.
Med automatisering av arbetsflöden från M-Files kan du se till att dokumenten går igenom processerna snabbt och effektivt. Automatisering säkerställer också efterlevnad av lagstadgade krav och företagspolicyer, vilket bidrar till att minska affärsriskerna. Och genom att förlita dig på AI-aktiverad teknik för att korrekt tagga filer med metadata kan du eliminera felbenägna manuella processer.
Omfattande verktyg i ett system för innehållshantering i företag
M-Files ger alla de funktioner och fördelar som företag behöver från ett system för innehållshantering.
Ett enkelt sätt att hitta filer
Användarna kan hitta dokument snabbt och enkelt samtidigt som de arbetar från sina föredragna plattformar som Outlook eller Microsoft Teams.
Verktyg för samarbete
Med M-Files kan medarbetare enkelt dela en länk till ett dokument med kollegor, partners och kunder. Flera användare kan samtidigt vara medförfattare till ett dokument.
Effektiviserade arbetsflöden
M-FilesECM-lösningen effektiviserar det dagliga arbetet genom att tagga dokument och lägga till arbetsflöden för snabbare bearbetning.
Automatiserad dokumentupptäckt
M-FilesAI-teknik genomsöker arkiv och förvaringsplatser för att upptäcka affärskritisk data och känslig information som PII så att den kan hanteras på rätt sätt.
Enklare efterlevnad
Med M-Files' automatiserade arbetsflöden är det enkelt att säkerställa att dokumenten överensstämmer med företagets policy och lagstadgade krav.
Starkare riskhantering
M-FilesECM-verktyg gör det möjligt att veta vilken information ett företag har kontroll över och att hantera den på ett effektivare och säkrare sätt.
Kryptering och åtkomsträttigheter
M-Files ger kryptering på företagsnivå och kontrollerad åtkomst till dokument baserat på roll, grupp, projekt, dokumenttyp och andra kriterier.
En enda version
Med M-Files finns det alltid bara en version av det mest aktuella dokumentet, vilket gör att du slipper huvudvärk och dubbletter när det gäller versionshantering.
Anpassa ditt system för innehållshantering för företag
M-Files är en mycket konfigurerbar plattform som kan skräddarsys för att stödja specifika krav. Som en molnklar lösning är M-Files tillgänglig i molnet, lokalt eller som en hybridlösning. Standardintegrationer med affärsapplikationer, äldre ECM-lösningar och andra arkiv säkerställer att M-Files fungerar enkelt med din befintliga teknikstack. Medarbetarna kan till och med använda sina dagliga favoritverktyg som utgångspunkt för att komma åt och hantera information i alla anslutna system eller arkiv.
För att påskynda tiden till värde tillhandahåller M-Files lösningsmallar och bästa praxis för flera användningsfall. Tillägg från tredje part möjliggör ytterligare användningsfall och utökar funktionerna på M-Files ännu mer.
Hur kan M-Files skapa effektivitet i ditt företag?
Snabbare sökning
Vad du behöver, när du behöver det. Det är så M-Files fungerar. Snabbt, enkelt och intuitivt.
Kännedom
Du kan använda dina dagliga favoritverktyg, t.ex. MS Teams eller Salesforce, för att hantera dina dokument.
Enkelt samarbete
Dela innehåll på ett säkert sätt och var med och skapa dokument samtidigt - var du än arbetar.
Effektiviserat dagligt arbete
Låt M-Files föreslå taggar för dina dokument och lägg till arbetsflöden för snabbare bearbetning.
Varför välja M-Files?
M-Files är valet för tusentals organisationer i mer än 100 länder runt om i världen. M-Files är nästa generations plattform för intelligent informationshantering och ger medarbetarna de verktyg de behöver för att hitta, komma åt och dela rätt dokument vid rätt tidpunkt. Som ett kraftfullt system för innehållshantering i företag ökar M-Files produktiviteten hos kunskapsarbetare, förbättrar samarbetet, främjar kontinuitet i verksamheten, minskar riskerna och säkerställer en sömlös digital upplevelse.
M-Files är tillgängligt via skrivbords-, webb- eller mobilklienter, och virtuella mappar ger en omedelbart bekant användarupplevelse. Förutom att göra slutanvändarna mer effektiva tillhandahåller M-Files verktyg som gör det möjligt för IT-administratörer att hantera innehåll på ett enklare sätt. Och regelbundna automatiska uppdateringar gör att IT-personalen kan fokusera på andra strategiska prioriteringar.
Se hur M-Files fungerar
Boka en demo för att lära dig mer om förenklad sökning, automatiska arbetsflöden, intuitiva användargränssnitt och inbyggda integrationer med befintliga applikationer och filsystem.
