Hantering av företagsdata
Förbättra prestandan med bättre hantering av företagsdata
Information är kärnan i dagens affärsverksamhet. Det är svårt att tänka sig någon affärsmetod eller verksamhet som inte i hög grad är beroende av data och dokument. I denna verklighet skulle man kunna förvänta sig att företag lägger högsta prioritet på överlägsna informationshanteringssystem.
Men i många organisationer hindrar dåliga rutiner för hantering av företagsdata produktiviteten och skapar betydande kostnader i form av tid och pengar. Medarbetarna kan ofta inte hitta de dokument de behöver och kan ägna timmar varje dag åt fruktlösa sökningar eller åt att återskapa dokument som har gått förlorade. Att mejla dokument fram och tillbaka som bilagor skapar oundvikligen huvudvärk med versionshanteringen. Och till och med det mest grundläggande dokumentarbetsflödet - att få ett dokument granskat, godkänt och undertecknat - kan ta alldeles för lång tid.
M-Files kan hjälpa till. Som nästa generations plattform för intelligent informationshantering gör M-Files det enkelt för användarna att hitta, komma åt och dela dokument samtidigt som dokumentarbetsflöden automatiseras och informationen säkras och kontrolleras.
Ett smartare sätt att arbeta med data
Se hur M-Files kopplar samman dig med rätt data, vid rätt tidpunkt, för rätt person.
Hindren för effektiv datahantering
När organisationer väljer ett system för dokumenthantering eller ECM (Enterprise Content Management) måste de fokusera på lösningar som kan hantera de kritiska utmaningarna för företagets datahantering.
Lokalisering av dokument
När mängden innehåll i en organisation ökar exponentiellt kan det vara en utmaning att snabbt hitta rätt dokument. Många kunskapsarbetare ägnar upp till 30% av sin arbetsdag åt att söka efter rätt information1. Ett effektivt system för hantering av företagsdata måste göra det möjligt för medarbetarna att få tag på alla dokument inom några sekunder.
Hantera versioner
Alltför ofta lägger medarbetarna extra tid på att gå igenom e-postmeddelanden och filmappar för att avgöra vilken version av ett dokument som är mest aktuell. En överlägsen lösning för hantering av företagsdata bör göra det möjligt för medarbetarna att alltid veta att det dokument de tittar på är den senaste versionen
Lagring av filer
I genomsnitt använder organisationer fyra olika arkiv för att lagra och hantera dokument och annat innehåll2. För att göra saken ännu svårare uppger nästan 70% av medarbetarna att de lagrar och hanterar dokument i sina e-postinkorgar3. Detta gör det bara ännu svårare att hitta filer snabbt och enkelt. För att förbättra företagets datahantering behöver organisationer en lösning som gör det så enkelt som möjligt att lagra filer - samt att hitta och hämta dem.
Spåra arbetsflöde
Dokumentarbetsflöden kräver ofta att flera parter granskar, godkänner eller skriver under ett dokument, och den här processen kan vara tidskrävande att spåra och hantera. Ett effektivt datahanteringssystem bör automatisera så många rutinuppgifter som möjligt för att påskynda arbetsflödena samtidigt som det minskar mänskliga fel och säkerställer efterlevnad.
Använda mobila enheter
Allt fler anställda arbetar antingen på distans eller hemifrån. Att ge dessa medarbetare tillgång till dokument på sina mobila enheter är avgörande för att säkerställa att affärsprocesserna fortsätter i samma takt.
M-Files: Intelligent datahantering för företag
Plattformen M-Files erbjuder intelligenta lösningar som löser utmaningarna med företags datahantering. Till skillnad från traditionell filhantering eller arkivhanteringsteknik kräver M-Files inte att dokument migreras till en central lagringsplats. Istället genomsöker M-Files:s AI-drivna teknik befintliga arkiv, system och plattformar för att identifiera och analysera dokument och märka dem med metadata som gör dem lätta att hitta på några sekunder.
Genom att skapa kopplingar till dokument snarare än att flytta dem till en central plats bryter M-Files effektivt ner informationssilos för att leverera en upplevelse i sammanhanget för åtkomst till och utnyttjande av innehåll i alla system eller arkiv. Filer och dokument kan ligga kvar där de finns för närvarande - i nätverksmappar, SharePoint, ECM-system, CRM plattformar eller andra affärssystem och arkiv.
Denna unika metod - att hantera filer baserat på vad ett dokument är snarare än var det finns - innebär att medarbetarna inte längre behöver komma ihåg var något har lagrats. De kan helt enkelt skriva in några ord om vad de letar efter i sökfältet på M-Files och få kontakt med sina dokument på några sekunder. Metadata i varje dokument identifierar information om vad dokumentet innehåller, vem som skapade det, vem som behöver se det härnäst och annan viktig och relevant information. Följaktligen kan M-Files ge en fullständig bild av alla dokument som rör ett visst ämne - till exempel alla dokument för ett visst projekt, all korrespondens med kunden eller alla kontrakt som löper ut den här månaden.
Moln och säkerhet: hantera utmaningarna med att hantera information på arbetsplatsen
Lär dig hur organisationer kan bekämpa tillväxten av Shadow IT och återta kontrollen över sin affärsinformation.
Omfattande verktyg för hantering av innehåll
M-FilesTekniken för hantering av företagsdata gör det enkelt för medarbetare att hitta och använda information på ett mer effektivt sätt och för organisationer att få ut mer värde av sina investeringar i data och dokument.
Snabb sökning
Medarbetarna kan hitta alla dokument snabbt, enkelt och intuitivt.
Välbekanta verktyg
Medarbetarna kan fortsätta att arbeta med sina dagliga favoritverktyg som Microsoft Teams eller Salesforce när de hanterar dokument i M-Files.
Säkert samarbete
Dela innehåll på ett enkelt och säkert sätt och var medförfattare till dokument samtidigt.
Enkel efterlevnad
Automatiserade arbetsflöden säkerställer att dokumenten hanteras korrekt, noggrant och i enlighet med företagets policyer och lagstadgade krav.
Kryptering och dynamiska behörigheter
M-Files förbättrar säkerheten i företagets datahantering genom att kryptera varje dokument och styra åtkomsten till det med dynamiska åtkomstbehörigheter baserade på roller, arbetsflödesstadier, dokumentmetadata och andra kriterier.
Enkel versionshantering
M-Files behåller bara en kopia av varje dokument för att eliminera problem med versionshantering. Äldre versioner spårar varje ändring som görs i dokumentet, så det är lätt att gå tillbaka till en tidigare version om det behövs.
Styrning av data
För att förbättra styrningen av företagets datahantering ger M-Files tydlig insyn i vilken information som finns och vilket värde och vilken risk som varje dokument representerar. Revisionsspår beskriver varje interaktion med dokumentet.
Avtalshantering
M-Files förbättrar avtalshanteringen genom att automatisera arbetsflödena för att skapa och genomföra avtal.
Öka effektiviteten med automatisering av arbetsflödet
M-Files funktioner för automatisering av arbetsflöden sätter stopp för felbenägna manuella processer samtidigt som de förbättrar effektiviteten och frigör medarbetare som kan fokusera på mer värdefulla uppgifter. Med hjälp av en fils metadata styr M-Files dokument genom arbetsflöden, dirigerar filen till rätt personer i rätt ordning och säkerställer att uppgifterna utförs korrekt och i tid.
M-Files kontaktar automatiskt personer och gör uppföljningar när det krävs åtgärder för ett dokument. Dokumentets metadata uppdateras när det rör sig genom arbetsflödet. M-Files gör det möjligt för processledare att se framstegen i varje steg, så att de kan vidta åtgärder för att eliminera flaskhalsar som kostar tid och pengar.
Med M-Files Workflow Engine är det enkelt att anpassa arbetsflöden för dokument, medarbetare och projekt så att de passar organisationens behov.
Hur kan M-Files skapa effektivitet i ditt företag?
Snabbare sökning
Vad du behöver, när du behöver det. Det är så M-Files fungerar. Snabbt, enkelt och intuitivt.
Kännedom
Du kan använda dina dagliga favoritverktyg, t.ex. MS Teams eller Salesforce, för att hantera dina dokument.
Enkelt samarbete
Dela innehåll på ett säkert sätt och var med och skapa dokument samtidigt - var du än arbetar.
Effektiviserat dagligt arbete
Låt M-Files föreslå taggar för dina dokument och lägg till arbetsflöden för snabbare bearbetning.
Varför välja M-Files?
Som en lösning för hantering av företagsdata erbjuder M-Files en AI-driven plattform som kopplar samman innehåll med intelligent automatisering. M-Files ökar produktiviteten hos kunskapsarbetare, stärker samarbetet, möjliggör kontinuitet i verksamheten, minskar affärsriskerna och säkerställer en sömlös digital upplevelse.
M-Files kan distribueras i molnet, på plats eller som en hybridlösning. API:er gör det möjligt för M-Files att enkelt kommunicera med befintliga system medan standardintegrationer säkerställer att M-Files kan arbeta med en befintlig teknikstack. Som en mycket konfigurerbar plattform kan M-Files enkelt anpassas till behoven i specifika användningsfall. Lösningsmallar hjälper organisationer att komma igång med intelligent informationshantering från dag ett, medan tillägg från tredje part ger ytterligare funktioner och utökningsmöjligheter.
Idag förlitar sig tusentals organisationer i mer än 100 länder över hela världen på M-Files för att hantera information, dokument och processer mer effektivt.