Riskhantering för företag

Informationskaos och hantering av företagsrisker

Information är avgörande för alla aspekter av verksamheten inom en organisation. Från att förbättra beslutsfattandet och dokumentera avtal till att möjliggöra kommunikation och underlätta transaktioner, innehåller dokument en stor mängd viktig och känslig information. Följaktligen måste varje strategi för riskhantering omfatta lösningar för att hantera dokument på ett säkert och effektivt sätt.

De flesta organisationer står dock idag inför stora utmaningar när det gäller att lagra, säkra och använda innehåll på ett effektivt sätt. Företagen är ofta helt enkelt överväldigade av den stora mängden dokument som de har ansvar för. Anställda på många företag tycker att det är svårt att hitta dokument när de behöver dem och ägnar så mycket som 30% av sina dagar åt att söka efter information1. Tack vare otillräcklig dokumentkontroll skapar dubbletter av dokument och flera versioner av filer ytterligare kostnader och huvudvärk. Och intrång, obehörig åtkomst och oavsiktliga läckor skapar betydande ekonomiska, juridiska och affärsmässiga risker.

M-Files kan hjälpa till. Som nästa generations plattform för intelligent informationshantering förbättrar M-Files företagets riskhantering genom att göra det lättare att hitta och använda dokument på ett effektivt sätt, samtidigt som mänskliga fel minimeras, kritiska processer automatiseras och informationen hålls säker och kontrollerad.

Industri-sektion-bild-1-beskuren
M-Files-funktioner-ashboard-skärmdump

Få omedelbar tillgång till den information du behöver

Se hur M-Files erbjuder ett smartare sätt att hantera dokument, e-postmeddelanden och allt annat innehåll, från skapande till bortskaffande.

Läs mer

Riskerna med bristfällig innehållshantering

Lösningar för hantering av företagsrisker kräver teknik som kan skydda organisationer från flera kritiska risker relaterade till dålig eller otillräcklig hantering av dokument och innehåll.

Informationsspridning

I takt med att en organisations IT-miljö utvecklas skapas dokument och innehåll oundvikligen i ett växande antal system, plattformar och applikationer. En genomsnittlig organisation använder fyra olika system för innehållshantering. Det leder till att medarbetarna ofta inte vet var de ska hitta de dokument de behöver. Ett överlägset system för innehållshantering kan bidra till att minska ineffektiviteten, minska omarbetningen och säkerställa att informationen används effektivt för beslutsfattande.

Frånkopplat innehåll

Det sätt på vilket dokument skapas och lagras gör det ofta svårt att koppla samman information. För att maximera värdet måste företagen koppla samman strukturerad data i CRM , ERP-plattformar och databaser med ostrukturerat innehåll som dokument, ljud, video och sociala medier. När kopplingarna är svaga förlorar företagen tillgång till insikter och information som kan förbättra verksamheten och strategin.

Intrång och läckor

Oavsett om det beror på en cyberattack, en illvillig anställd eller en oavsiktlig läcka utgör komprometterade dokument betydande risker. Dålig dokumentsäkerhet kan leda till ekonomiska påföljder, stämningar och skadat anseende. Företagets riskhantering måste omfatta strategier för att skydda känslig information och säkerställa korrekta protokoll för lagring, användning och delning.

Duplikat och flera versioner

Anställda skapar ofta dubbletter av dokument för personligt bruk eller hanterar lagring från sin e-postinkorg, vilket leder till flera versioner av samma fil. När samarbetet sker via e-post blir det svårt att spåra den senaste och mest korrekta versionen. Detta leder till högre lagringskostnader, bortkastad tid på att leta efter rätt fil och fler fel när föråldrade dokument används. Programvara för dokumentstyrning hjälper till att skapa enhetlighet i dokumenthanteringen.

Felaktiga arbetsflöden

Många dokument går igenom arbetsflöden som omfattar redigering, granskning, godkännande och signering. När dessa arbetsflöden inte överensstämmer med företagets policyer eller lagstadgade krav ökar de ekonomiska och juridiska riskerna. Lösningar för hantering av efterlevnad hjälper till att minimera mänskliga fel och säkerställer att dokument hanteras korrekt i varje steg av processen.

Webbplats-image-AI

M-Files: Intelligent informationshantering

M-FilesDen AI-drivna plattformen förbättrar företagens riskhantering genom att leverera en enda lösning som enkelt löser alla utmaningar med att hantera dokument. Genom anslutet innehåll och intelligent automatisering ökar M-Files produktiviteten hos kunskapsarbetare, stärker samarbetet, säkerställer affärskontinuitet och minskar affärsrisker.

Värdet av M-Files för riskhantering i företag baseras på det sätt som M-Files hanterar och lagrar innehåll. I stället för den traditionella mappbaserade hierarkin för att organisera innehåll använder M-Files ett metadatadrivet system som gör det enkelt att hitta alla filer på några sekunder. M-FilesAI-teknik identifierar och analyserar filer i hela företaget, oavsett vilket system eller vilken lagringsplats de finns i. M-Files kan skapa kopplingar till dokument i nätverksmappar, SharePoint, fildelningstjänster, molnlagring, CRM system och andra affärsplattformar och applikationer.

M-Files gör det enkelt att tagga varje fil med metadata som beskriver vad dokumentet innehåller, vem som äger det, arbetsflödet som det är en del av och annat relevant innehåll. Det innebär att medarbetarna helt enkelt kan skriva in några ord om vad de letar efter i ett sökfält och få tillgång till vilket dokument som helst med bara några klick.

M-FilesPlattformen gör det också enkelt att koppla samman dokument på olika platser, att automatisera arbetsflöden för att minimera mänskliga fel och att se till att innehållet alltid är säkert och kontrollerat. Som ett resultat av detta är M-Files en extremt värdefull lösning inom områden som dokumenthantering för redovisnings- och advokatbyråer samt för företag som ingår i starkt reglerade branscher.

Hur M-Files förbättrar riskhanteringen i företag

M-Files hanterar frågor om riskhantering i samband med dokument genom att tillhandahålla en mängd olika funktioner.

Snabb sökning och hämtning

Med M-Files behöver medarbetarna inte längre komma ihåg en fils namn eller plats. De kan helt enkelt söka intuitivt och hitta filer snabbt, vilket minskar tiden som läggs på att söka och förbättrar produktiviteten.

Automatiserade arbetsflöden

M-Files använder metadata för att automatisera arbetsflöden för dokument, säkerställa att filer går igenom rätt process och meddela individer när åtgärder krävs. Detta minimerar mänskliga fel och säkerställer efterlevnad av policyer och regler.

En enhetlig vy av data

Genom att koppla samman innehåll från olika system och plattformar ger M-Files en enda, enhetlig bild av all data. Det gör det möjligt för företag att förstå vilken typ av information de har och vilka potentiella risker den utgör.

Ökad säkerhet

M-Files erbjuder kryptering av företagsklass för allt innehåll och tillämpar dynamiska behörigheter för att styra vem som kan komma åt, redigera, dela eller ladda ner filer. Detta säkerställer att känslig information förblir skyddad.

Versionskontroll

M-Files upprätthåller en enda, auktoritativ kopia av varje dokument, som är tillgänglig via en säker länk. Detta förhindrar förvirring över flera versioner och säkerställer att användarna alltid arbetar med den mest uppdaterade filen.

Anpassning av plattformen M-Files

M-Files kan enkelt anpassas för att uppfylla behoven hos specifika företag, användningsområden och strategier för riskhantering.

Plattformen är mycket konfigurerbar och kan enkelt anpassas för att stödja specifika affärskrav. API:er gör det enkelt för M-Files att kommunicera med andra system, vilket säkerställer att dokument och data från befintliga system finns tillgängliga i M-Files. Lösningsmallar och bästa praxis för vissa användningsfall gör det möjligt för företag att bygga informationshanteringslösningar snabbare och enklare. Tillägg från tredje part ger ytterligare funktioner som utökar kraften i M-Files för att lösa utmaningar inom riskhantering.

Webbplats-image-Microsoft-Word-Excel-PowerPoint

Hur kan M-Files skapa effektivitet i ditt företag?

Snabbare sökning

Vad du behöver, när du behöver det. Det är så M-Files fungerar. Snabbt, enkelt och intuitivt.

Läs mer

Kännedom

Du kan använda dina dagliga favoritverktyg, t.ex. MS Teams eller Salesforce, för att hantera dina dokument.

Läs mer

Enkelt samarbete

Dela innehåll på ett säkert sätt och var med och skapa dokument samtidigt - var du än arbetar.

Läs mer

Effektiviserat dagligt arbete

Låt M-Files föreslå taggar för dina dokument och lägg till arbetsflöden för snabbare bearbetning.

Läs mer

Webbplats-bild-dokument-automatisering

Varför välja M-Files för hantering av företagsrisker?

M-Files kan distribueras i molnet, på plats eller som en hybridlösning som ger optimal flexibilitet och kontroll. Tusentals organisationer i mer än 100 länder använder M-Files för att hantera dokument, information och processer mer effektivt.

Med hjälp av artificiell intelligens och maskininlärning gör M-Filesdet möjligt att ge rätt information till rätt personer vid rätt tidpunkt, vilket leder till ökad produktivitet, bättre beslutsfattande och bättre affärsresultat.

M-Files integreras enkelt med en befintlig teknikstack. Medarbetarna kan till och med använda sina favoritverktyg, t.ex. Microsoft 365 eller Google Workspace , som grund för att komma åt dokument via M-Files.

Med M-Files blir det mycket enklare och mindre riskfyllt att lagra, säkra, använda och bevara dokument.