Riskhantering för företag
Informationskaos och hantering av företagsrisker
Information är avgörande för alla aspekter av verksamheten inom en organisation. Från att förbättra beslutsfattandet och dokumentera avtal till att möjliggöra kommunikation och underlätta transaktioner, innehåller dokument en stor mängd viktig och känslig information. Följaktligen måste varje strategi för riskhantering omfatta lösningar för att hantera dokument på ett säkert och effektivt sätt.
De flesta organisationer står dock idag inför stora utmaningar när det gäller att lagra, säkra och använda innehåll på ett effektivt sätt. Företagen är ofta helt enkelt överväldigade av den stora mängden dokument som de har ansvar för. Anställda på många företag tycker att det är svårt att hitta dokument när de behöver dem och ägnar så mycket som 30% av sina dagar åt att söka efter information1. Tack vare otillräcklig dokumentkontroll skapar dubbletter av dokument och flera versioner av filer ytterligare kostnader och huvudvärk. Och intrång, obehörig åtkomst och oavsiktliga läckor skapar betydande ekonomiska, juridiska och affärsmässiga risker.
M-Files kan hjälpa till. Som nästa generations plattform för intelligent informationshantering förbättrar M-Files företagets riskhantering genom att göra det lättare att hitta och använda dokument på ett effektivt sätt, samtidigt som mänskliga fel minimeras, kritiska processer automatiseras och informationen hålls säker och kontrollerad.
Få omedelbar tillgång till den information du behöver
Se hur M-Files erbjuder ett smartare sätt att hantera dokument, e-postmeddelanden och allt annat innehåll, från skapande till bortskaffande.
Riskerna med dålig innehållshantering
Lösningar för hantering av företagsrisker kräver teknik som kan skydda organisationer från flera kritiska risker relaterade till dålig eller otillräcklig hantering av dokument och innehåll.
Informationsspridning
I takt med att en organisations IT-miljö utvecklas skapas dokument och innehåll oundvikligen i ett växande antal system, plattformar och applikationer. Faktum är att en genomsnittlig organisation använder fyra olika system för innehållshantering2. Resultatet blir att medarbetarna ofta inte vet var de ska hitta de dokument de behöver. Ett överlägset system för innehållshantering kan bidra till att minska riskerna för betydande ineffektivitet, ökat omarbete och oförmåga att använda information för att fatta smarta beslut.
Frånkopplat innehåll
Att dokument skapas och lagras på många olika sätt gör det också svårt att koppla samman information. För att få ut mesta möjliga värde av informationen måste företagen kunna koppla samman strukturerad data i CRM system, ERP-plattformar och databaser med ostrukturerat innehåll som ljud och video, dokument, sociala medier och annan ostrukturerad data. När detta inte är möjligt riskerar företagen att förlora tillgången till de insikter och den intelligens som starka kopplingar mellan data och system kan ge.
Intrång och läckor
Oavsett om det beror på en cyberattack, en illvillig anställd eller en oavsiktlig läcka innebär ett dokument som har hamnat i fel händer enorma risker för en organisation. Företagets riskhantering måste alltid omfatta strategier för att hantera de ekonomiska riskerna för böter, de juridiska riskerna för stämningar och de företagsrisker för förlust av anseende och affärer som kan uppstå när dokument inte är ordentligt skyddade. Dokumentsäkerhetssystem kan bidra till att säkerställa att dokument lagras, används och delas på ett sätt som ger optimalt skydd.
Duplikat och flera versioner
När anställda gör kopior av dokument för eget bruk eller hanterar dokumentlagring från sin e-postinkorg blir resultatet många dubbletter av samma dokument. När medarbetarna samarbetar genom att mejla dokument fram och tillbaka är det lätt att få flera versioner av ett dokument, vilket gör det svårt att veta vilken som är den riktiga och mest uppdaterade filen. Riskerna med dubbletter och flera versioner inkluderar ökade lagringskostnader, för mycket tid som går åt till att försöka hitta rätt dokument och risken för misstag när fel dokument används. Programvara för dokumentstyrning kan bidra till företagets riskhantering genom att styra hur dokument skapas, delas och används.
Felbenägna arbetsflöden
Många dokument är en del av ett arbetsflöde som omfattar redigering, kommentering, granskning, godkännande och signering. När arbetsflöden utförs på ett sätt som inte överensstämmer med företagets policy eller lagstadgade krav kan de ekonomiska och juridiska riskerna vara stora. Compliance management-lösningar för dokument kan förbättra företagets riskhantering genom att säkerställa att filer alltid hanteras korrekt och genom att minimera eller eliminera risken för mänskliga fel.
Hur M-Files förbättrar företagets riskhantering
M-Files hanterar frågor om riskhantering i samband med dokument genom att tillhandahålla en mängd olika funktioner.
Snabb sökning och hämtning
Med M-Files behöver medarbetarna inte längre komma ihåg vad en fil heter eller var den är lagrad. De kan helt enkelt hitta filer snabbt, enkelt och intuitivt.
Automatiserade arbetsflöden
M-Files använder metadata för att automatisera arbetsflödet för dokument, automatiskt flytta filer genom en föreskriven process och kommunicera med individer när åtgärder krävs. Arbetsflödena utförs korrekt och i tid, vilket minimerar mänskliga fel och säkerställer efterlevnad av policyer och regelverk.
En enhetlig vy över data
Genom att skapa kopplingar till innehåll i olika system och plattformar i hela organisationen ger M-Files en enda, enhetlig bild av allt innehåll som gör det möjligt för företag att veta exakt vilken typ av data de har och vilka risker de utgör.
Ökad säkerhet
M-Files tillhandahåller kryptering av företagsklass för allt innehåll och använder dynamiska behörigheter för att styra vem som kan komma åt, redigera, dela eller ladda ner det.
Versionskontroll
M-Files behåller bara en kopia av varje dokument och tillhandahåller en länk som enskilda personer kan använda för att komma åt och redigera det. Det innebär att användarna alltid vet att de arbetar med den senaste versionen.
Anpassning av plattformen M-Files
M-Files kan enkelt anpassas för att uppfylla behoven hos specifika företag, användningsområden och strategier för riskhantering.
Plattformen är mycket konfigurerbar och kan enkelt anpassas för att stödja specifika affärskrav. API:er gör det enkelt för M-Files att kommunicera med andra system, vilket säkerställer att dokument och data från befintliga system finns tillgängliga i M-Files. Lösningsmallar och bästa praxis för vissa användningsfall gör det möjligt för företag att bygga informationshanteringslösningar snabbare och enklare. Tillägg från tredje part ger ytterligare funktioner som utökar kraften i M-Files för att lösa utmaningar inom riskhantering.
Hur kan M-Files skapa effektivitet i ditt företag?
Snabbare sökning
Vad du behöver, när du behöver det. Det är så M-Files fungerar. Snabbt, enkelt och intuitivt.
Kännedom
Du kan använda dina dagliga favoritverktyg, t.ex. MS Teams eller Salesforce, för att hantera dina dokument.
Enkelt samarbete
Dela innehåll på ett säkert sätt och var med och skapa dokument samtidigt - var du än arbetar.
Effektiviserat dagligt arbete
Låt M-Files föreslå taggar för dina dokument och lägg till arbetsflöden för snabbare bearbetning.
Varför välja M-Files för hantering av företagsrisker?
M-Files kan distribueras i molnet, på plats eller som en hybridlösning som ger optimal flexibilitet och kontroll. Tusentals organisationer i mer än 100 länder använder M-Files för att hantera dokument, information och processer mer effektivt.
Med hjälp av artificiell intelligens och maskininlärning gör M-Filesdet möjligt att ge rätt information till rätt personer vid rätt tidpunkt, vilket leder till ökad produktivitet, bättre beslutsfattande och bättre affärsresultat.
M-Files integreras enkelt med en befintlig teknikstack. Medarbetarna kan till och med använda sina favoritverktyg, t.ex. Microsoft 365 eller Google Workspace , som grund för att komma åt dokument via M-Files.
Med M-Files blir det mycket enklare och mindre riskfyllt att lagra, säkra, använda och bevara dokument.
Se hur M-Files fungerar
Boka en demo för att lära dig mer om förenklad sökning, automatiska arbetsflöden, intuitiva användargränssnitt och inbyggda integrationer med befintliga applikationer och filsystem.
