Filhantering

Förbättra filhanteringen med hjälp av metadata

Traditionella mappbaserade system för lagring av digitala filer är starkt begränsade. Även om denna metod för hantering av företagsdata är snabb och bekväm att använda, skapar den ett antal utmaningar. Från problem med duplicering av dokument och versionshantering till avsaknad av konsekventa namnkonventioner eller mappstrukturer - traditionell mappbaserad filhantering är full av ineffektivitet, dolda kostnader och en oförmåga att hitta och använda information på ett effektivt sätt.

M-Files kan hjälpa till. Som nästa generations plattform för intelligent informationshantering använder M-Files ett metadatadrivet tillvägagångssätt för filhantering som förbättrar affärsresultaten genom att göra information lättillgänglig, automatisera arbetsflöden för dokument och hålla filer säkra och kontrollerade.

Industri-sektion-bild-1-beskuren
M-Files-funktioner-ashboard-skärmdump

Ett smartare sätt att arbeta med dokument

Se hur M-Files kopplar ihop dig med rätt innehåll, vid rätt tidpunkt, för rätt person.

Läs mer

Problemet med traditionell filhantering

Traditionell filhanteringsmetodik - där filer lagras på fildelningsplatser i nätverket - innebär ett antal utmaningar när företag arbetar för att göra information lättillgänglig.

Problem med dokumentdubblering och versionshantering

I en traditionell filhanteringsstruktur kopieras dokument ofta av olika anställda och avdelningar i organisationen. När medarbetarna redigerar dessa olika filer skapas flera versioner av dokumenten, vilket gör det svårt att veta vilken som är den senaste och mest korrekta versionen. Förutom den bortkastade tid som går åt till att försöka hitta den senaste filen kan problem med versionshanteringen skapa betydande problem när fel fil publiceras, delas med kunder eller används som ett kontrakt.

Inkonsekventa namnkonventioner och strukturer

Eftersom dokument lagras i olika fildelar och olika system blir det oerhört svårt att veta vilken fil som är vilken, vilket gör det mycket svårare att hantera filer och dokument, eftersom det inte går att tillämpa konsekventa konventioner för att upprätta mappstrukturer och namnge filer och mappar.

Ineffektiv sökning

Det kaos som uppstår på grund av dubbla dokument, flera versioner och inkonsekventa namnkonventioner gör det mycket svårt för medarbetarna att hitta de dokument de letar efter.

Oförmåga att ansluta data

Traditionell filhantering gör det svårt att koppla samman data i olika arkiv eller affärssystem. Som ett resultat går företag miste om värdefull insikt och intelligens som kommer från förmågan att aggregera information.

Frågor om datastyrning och efterlevnad

Med dubbla dokument, flera versioner av filer och en oförmåga att snabbt hitta nödvändig information kan datastyrningen bli svårhanterlig och hanteringen av efterlevnaden av företagets policy och lagstadgade krav kan bli en mardröm.

Fördelar - Minska affärsriskerna - 800

M-Files: en smartare lösning för filhantering

Den intelligenta datahanteringsplattformen M-Files erbjuder ett mer effektivt sätt att lagra, hämta, säkra och använda dokument och innehåll. I stället för att använda en traditionell filmappsstruktur - som kräver att medarbetarna vet hur en fil namngavs och var den lagrades - använder M-Files ett metadatadrivet tillvägagångssätt som gör att medarbetarna kan hitta alla dokument i alla system på några sekunder.

M-FilesDen AI-drivna tekniken upptäcker och skapar kopplingar till alla dokument och all information på alla plattformar och i alla arkiv. M-Files analyserar sedan varje fil och taggar den med metadata som beskriver vad den är, varför den är viktig, vem den tillhör, vad som behöver hända med den härnäst och annan relevant information. Metadata kan omfatta allt från kundnamn och projektnummer till förfallodatum och arbetsflödesstatus.

För att hitta en fil i ett M-Files -system behöver användarna bara ange några få ord i sökfältet på M-Files och de kan kopplas till de dokument de behöver med bara några klick. De kan också enkelt se alla dokument som är relaterade till ett visst projekt, en viss kund, ett visst förfallodatum eller ett visst ämne. Och eftersom M-Files kopplar samman dokument och innehåll i alla affärssystem och datalager får administratörerna en fullständig bild av innehållet, vilket underlättar datahantering, riskhantering och efterlevnad.

Fördelar med att hantera filer

M-Files' tillvägagångssätt för filhantering erbjuder anmärkningsvärda fördelar för alla företag.

Snabb sökning och hämtning

Eftersom dokumenten i M-Files är märkta med metadata som beskriver vad de är och vad de innehåller, är det alltid lätt för medarbetarna att hitta det de behöver.

En samlad bild av dokument

Förutom att leverera en fullständig bild av filer på alla plattformar och i alla arkiv kan M-Files' AI-aktiverad teknik genomsöka äldre arkiv och system för att få fram, analysera och tagga affärskritiska data som annars kan vara dolda.

Automatiserade arbetsflöden

M-Files förenklar filhanteringen genom att automatisera arbetsflöden för dokument. M-Files använder ett dokuments metadata för att automatiskt skicka filen till nästa användare eller nästa steg i ett arbetsflöde. M-Files kommunicerar också med enskilda personer när åtgärder krävs.

Enkel versionshantering

M-Files behåller bara en slutgiltig kopia av varje dokument, så att medarbetarna alltid vet vilken version som är korrekt. Användarna kan komma åt alla dokument via en länk som de också kan dela med andra.

Enklare avtalshantering

M-Files' kan ersätta programvaran för avtalshantering med verktyg som automatiskt skapar avtal utifrån mallar och skickar filerna till lämpliga parter för granskning, redigering, godkännande och underskrift.

Effektiviserad efterlevnad

M-Files automatiserar hanteringen av dokument och ger en verifieringskedja för varje fil, vilket gör det lättare att följa företagets policyer och att följa regelverket.

Högre säkerhet

M-Files skyddar varje fil med kryptering i företagsklass och styr åtkomsten till dokument med dynamiska behörigheter som säkerställer att endast behöriga användare kan visa, redigera eller dela en fil.

Effektivisera samarbetet med M-Files

M-Files gör samarbetet kring dokument till en barnlek. I stället för att skicka filer fram och tillbaka som e-postbilagor - vilket snabbt leder till problem med versionshanteringen - kan medarbetarna använda en länk för att komma till den slutgiltiga versionen av en fil. Samma länk kan användas för att enkelt dela dokument på ett säkert sätt med interna och externa intressenter. Automatiska behörigheter ser till att endast rätt personer har tillgång till innehållet.

När du samarbetar med dokument kan flera medförfattare arbeta på samma dokument samtidigt och redigera, kommentera och kommentera med hjälp av välbekanta verktyg som Microsoft Office-applikationer. Varje ändring i dokumentet sparas automatiskt och en ny version skapas vid utcheckning och incheckning.

Fördel-Eliminera informationskaos
Fördelar - Minska affärsriskerna - 800

Varför välja M-Files?

M-Files ger världens ledande kunskapsföretag möjlighet att förbättra sina resultat genom att använda information mer effektivt. Oavsett om M-Files används i molnet, lokalt eller som en hybridlösning blir det lättare att hitta dokument och innehåll, samtidigt som affärskritiska processer automatiseras och informationen säkras och hålls under kontroll.

M-Files är en arkivneutral teknik som gör det enkelt att integrera med befintlig teknik, äldre arkiv och affärssystem i hela organisationen. Medarbetarna kan fortsätta att använda sina dagliga favoritverktyg som Microsoft Teams eller Google Workspace som utgångspunkt för att hitta och använda information på M-Files.

Med filhanteringstekniken M-Filesär dokument tillgängliga på alla enheter, när som helst och var som helst, vilket säkerställer att distansarbetare och anställda som arbetar hemifrån har tillgång till den information de behöver för att utföra sina jobb. Det är inte konstigt att tusentals organisationer i mer än 100 länder förlitar sig på M-Files för att använda och hantera information mer effektivt.

Hur kan M-Files skapa effektivitet i ditt företag?

Snabbare sökning

Vad du behöver, när du behöver det. Det är så M-Files fungerar. Snabbt, enkelt och intuitivt.

Läs mer

Kännedom

Du kan använda dina dagliga favoritverktyg, t.ex. MS Teams eller Salesforce, för att hantera dina dokument.

Läs mer

Enkelt samarbete

Dela innehåll på ett säkert sätt och var med och skapa dokument samtidigt - var du än arbetar.

Läs mer

Effektiviserat dagligt arbete

Låt M-Files föreslå taggar för dina dokument och lägg till arbetsflöden för snabbare bearbetning.

Läs mer