Informationshantering

Överlägsen informationshantering ger bättre resultat

Information är en integrerad del av affärsverksamheten. Från omvärldsbevakning och finansiell analys till marknadsföringskampanjer och e-postkorrespondens - information är avgörande för alla aspekter av affärsverksamheten.

Samtidigt är informationshantering idag en utmaning eftersom företagen praktiskt taget översköljs av enorma mängder data. Verksamheter måste också hantera alltmer varierat innehåll från ett växande antal källor, inklusive ostrukturerad information i mediefiler, innehåll i sociala medier, webbplatser, e-post, IoT-data och mycket mer.

För att hantera den komplexa informationsmängden söker många företag idag efter teknologier för datahantering som kan göra information lättillgänglig och samtidigt göra informationshanteringen säkrare och effektivare. För ett växande antal företag över hela världen tillhandahåller M-Files det intelligenta datahanteringssystem som de behöver för att använda information för att driva affärsresultat.

Industri-sektion-bild-1-beskuren
M-Files-funktioner-ashboard-skärmdump

Få omedelbar tillgång till den information du behöver

Se hur M-Files erbjuder ett smartare sätt att hantera dokument, e-postmeddelanden och allt annat innehåll, från skapande till bortskaffande.

Utmaningarna med informationshantering

För organisationer som väljer en plattform för dokumenthantering måste den rätta produkten erbjuda lösningar på flera viktiga utmaningar.

Oförmåga att hitta dokument

I takt med att affärsvärlden genererar mer information i allt snabbare takt har det blivit en utmaning för medarbetarna att hitta rätt dokument. Alltför ofta skapas och lagras dokument i en mängd olika system, arkiv, applikationer, delade filer, ECM-system, CRM -plattformar och andra tekniker. Denna verklighet - plus inkonsekvenser i konventioner för filnamn - innebär att många kunskapsarbetare tillbringar nästan en tredjedel av sina dagar med att söka efter den information de behöver för att få jobbet gjort1.

Versionskontroll

För många medarbetare är e-postinkorgen den plats där dokument oftast lagras och hämtas. Men när medarbetarna mejlar dokument fram och tillbaka och gör ändringar i flera filer skapar de oundvikligen en versioneringsmardröm som gör det praktiskt taget omöjligt att veta vilken fil som är den mest uppdaterade. Detta leder till slöseri med tid och risk för misstag när fel fil publiceras, skickas till kunder eller används för att föra ett projekt framåt.

Arbetsflöde för dokument

Många filer är en del av ett flerstegsarbetsflöde som kräver att en mängd olika intressenter granskar, godkänner och signerar dokument. När den här processen hanteras manuellt kan det lätt uppstå flaskhalsar. Och eftersom många företag fortfarande använder pappersdokument för signaturer, lägger medarbetarna extra tid på att skriva ut filer och digitalisera dem igen efter att de har signerats.

Mobil åtkomst

Trots att allt fler anställda arbetar på distans eller hemifrån är det bara 31% som uppger att de har stöd för mobil åtkomst inom hela företaget. Resultatet är att dessa medarbetare ofta inte kan få tillgång till de dokument de behöver i rätt tid.

Fördelar - Minska affärsriskerna - 800

M-Files: Intelligent informationshantering

M-Files är en intelligent plattform för informationshantering som skapar smarta kopplingar till innehåll var som helst i en organisation och automatiserar arbetsflöden för dokument samtidigt som informationen hålls säker och kontrollerad.

M-FilesAI-driven teknik hittar och ansluter till dokument i en organisation över alla plattformar och arkiv, inklusive CRM och ERP-plattformar, nätverksmappar, DMS- och ECM-system, SharePoint och andra affärssystem och applikationer. Genom att märka dessa dokument med metadata gör M-Files det enkelt för medarbetarna att hitta information bara genom att veta vad de letar efter, snarare än var den är lagrad.

Ingen migration

I stället för att kräva en kostsam datamigrering som samlar dokument i ett enda arkiv, ger M-Files en centraliserad bild av innehållet samtidigt som befintliga dokument och system lämnas orörda.

Åtkomst när som helst, från vilken plats som helst, på vilken enhet som helst

M-Files tillhandahåller en klient för skrivbord, webb och mobil som gör det möjligt för medarbetarna att enkelt komma åt de dokument de behöver med vilken enhet som helst, var de än befinner sig på jobbet.

Metadata-driven

Genom att organisera filer baserat på deras metadata - snarare än på lagringsplatsen - gör M-Files det enklare att hitta, hantera och säkra information.

Fördelar med informationshantering med M-Files

Snabb sökning och hämtning

Medarbetarna kan helt enkelt skriva in vad de letar efter i sökfältet på M-Files och få tillgång till de dokument de behöver med bara några klick.

Automatiserade arbetsflöden

M-Files kan automatisera arbetsflöden för dokument, medarbetare och projekt, vilket gör att metadatataggarna på varje dokument kan styra dokumenten genom varje steg i arbetsflödet.

Enkla verifieringskedjor

Med M-Files är det enkelt och snabbt att skapa verifieringskedjor för efterlevnad. M-Files lagrar automatiskt varje ändring som görs av varje användare i varje dokument.

Automatisk versionshantering

M-Files håller en enda och slutgiltig kopia av varje dokument som användarna kan komma åt via en länk.

Effektiviserat samarbete

Flera användare kan vara medförfattare till dokument och samtidigt redigera, kommentera och skriva anteckningar om filer. Ändringar sparas automatiskt och automatiska behörigheter säkerställer att endast behöriga användare kan komma åt, visa eller redigera ett dokument.

Förbättra avtalsförvaltningen

M-FilesAutomatiserade arbetsflöden kan ersätta programvara för avtalshantering och automatiskt skapa avtal från mallar och dirigera dem genom processen så att de undertecknas och verkställs i rätt tid och på ett konsekvent och effektivt sätt.

Förbättrad efterlevnad och styrning

Genom att automatiskt se till att dokumenten följer ett visst arbetsflöde säkerställer M-Files efterlevnad av lagstadgade krav och policyer för datastyrning.

Säkerställa säkerheten för dina uppgifter

M-Files skyddar dokument i vila och under transport med kryptering i företagsklass, vilket ger ytterligare en säkerhetsnivå mot intrång, illvilliga insiders och oavsiktliga läckor.

För att säkerställa att dokument endast är tillgängliga för rätt personer tillhandahåller M-Files dynamiska behörigheter som styr vem som kan komma åt en fil baserat på specifika roller, grupper, arbetsflöden, dokumentegenskaper och andra kriterier. Behörigheterna uppdateras automatiskt när anställda byter befattning eller lämnar organisationen.

Fördel-Eliminera informationskaos
Fördelar - Minska affärsriskerna - 800

Varför M-Files?

Organisationer väljer M-Files eftersom plattformen ger tillgång var som helst och när som helst till relevant, aktuell och korrekt information, oavsett var data lagras eller vilket format den har. Genom att bryta ner datasilos och skapa kopplingar till dokument var som helst i organisationen gör M-Files det enkelt att leverera rätt information till rätt personer - precis när de behöver den. Och eftersom M-Files enkelt kan integreras med en befintlig teknikstack kan företag fortsätta att få värde från äldre arkiv och förvaringsplatser samtidigt som medarbetarna kan fortsätta att använda sina dagliga favoritverktyg för att komma åt filer via M-Files.

M-Files är en molnbaserad teknik som kan driftsättas i molnet, lokalt eller som en hybridlösning. Tusentals organisationer i mer än 100 länder världen över väljer idag M-Files för att hantera sin affärsinformation, automatisera processer och ge sina anställda ett smartare sätt att arbeta.

Hur kan M-Files skapa effektivitet i ditt företag?

Snabbare sökning

Vad du behöver, när du behöver det. Det är så M-Files fungerar. Snabbt, enkelt och intuitivt.

Lär dig mer

Kännedom

Du kan använda dina dagliga favoritverktyg, t.ex. MS Teams eller Salesforce, för att hantera dina dokument.

Lär dig mer

Enkelt samarbete

Dela innehåll på ett säkert sätt och var med och skapa dokument samtidigt - var du än arbetar.

Lär dig mer

Effektiviserat dagligt arbete

Låt M-Files föreslå taggar för dina dokument och lägg till arbetsflöden för snabbare bearbetning.

Lär dig mer