Papperslös dokumenthantering

Framtidens arbete kräver papperslös dokumenthantering

Den digitala teknikens framfart har gjort det papperslösa kontoret till en verklig möjlighet. Förutom att spara pengar och minska ditt koldioxidavtryck kan eliminering av pappersdokument dramatiskt förbättra produktiviteten, säkerheten och efterlevnaden.

Men för att verkligen kunna släppa taget om papperet behöver du ett överlägset system för papperslös dokumenthantering. Med rätt teknik blir det enklare att digitalisera dokument, hålla dem säkra, se till att de är lätta att hitta och göra det möjligt för dina medarbetare att dela dem på ett säkert och kontrollerat sätt med kunder, partners och kollegor.

Som en intelligent lösning för informationshantering levererar M-Files alla de funktioner du vill ha från en papperslös dokumenthanteringslösning. Från att förena data och bryta ner informationssilos till att automatisera arbetsflöden och minska affärsrisker, effektiviserar M-Files företagets dokumenthantering och förbättrar på ett genomgripande sätt hur du gör affärer i en digital värld där du kan arbeta var som helst.

Industri-sektion-bild-1-beskuren

Fördelarna med ett papperslöst kontor

Att övergå till ett papperslöst system kan vara en utmaning. Att omforma pappersbaserade arbetsflöden och förbinda sig att följa nya metoder tar tid och engagemang. Men med rätt dokumenthanteringslösning (DMS) kommer fördelarna med ett papperslöst kontor att göra alla dina ansträngningar värda besväret.

Kostnadsbesparingar

På ett papperslöst kontor sparar du naturligtvis in på kostnaderna för papper, bläck, lagring och utskriftsutrustning. Men du sparar också pengar genom att göra det enklare för medarbetarna att hitta och dela filer och genom att effektivisera arbetet med säkerhet och efterlevnad.

Högre säkerhet och enklare efterlevnad

Digitala dokument kan skyddas med mycket starkare säkerhetsåtgärder, t.ex. kryptering och åtkomstbegränsningar. Och det är mycket enklare att skapa en verifieringskedja för åtkomst till och ändringar i digitala dokument.

Lättare åtkomst

Digitala dokument kan enkelt nås från vilken plats som helst, när som helst och på i stort sett vilken enhet som helst. Denna bekvämlighet resulterar i snabbare affärsprocesser, bättre samarbete och mer produktiva arbetsdagar.

Automatisk lagring och säkerhetskopiering

På det papperslösa kontoret behöver du inte längre skapa fysiska säkerhetskopior av dokument eller oroa dig för hur länge lådorna med dokument ska sparas eller när de ska strimlas. Genom att automatisera lagring och säkerhetskopiering kan du spara tid och pengar samtidigt som dina IT-administratörer kan fokusera på andra uppgifter.

Minskat koldioxidavtryck

Att eliminera användningen av papper, bläck och toners kan ha en betydande inverkan på ditt koldioxidavtryck.

Fördelar - Minska affärsriskerna - 800

Hur man automatiserar arbetsflöden

För att stödja papperslös dokumenthantering gör M-Files det enkelt att automatisera arbetsflöden för dokument som ökar produktiviteten och eliminerar manuella fel. Med M-Files Workflow Engine kan du skapa anpassade arbetsflöden baserade på befintliga manuella affärsprocesser. M-Files kan automatiskt skapa uppdrag för kollegor och följa upp för att se till att saker och ting är på rätt spår. M-Files använder metadatataggar för att vägleda varje dokument genom arbetsflödets olika steg och uppdaterar automatiskt metadata när filen går från utkast till granskning, kommentar, godkännande och signatur.

Att göra det möjligt att signera dokument elektroniskt kan bidra till att påskynda arbetsflödet. Med M-Files:s funktioner för elektronisk signering kan du låta vem som helst signera ett dokument från var som helst på jorden på ett säkert och granskningsbart sätt. M-Files verifierar signaturens äkthet, lagrar omedelbart de signerade dokumenten enligt policy och initierar arbetsflöden som stöder arkiverings- och hämtningsregler.

M-Files: Ett smartare papperslöst dokumenthanteringssystem

M-Files är en molnbaserad, intelligent lösning för informationshantering som erbjuder överlägsna verktyg för papperslös dokumenthantering. Med M-Files kan dina medarbetare enkelt digitalisera pappersdokument och komma åt digitala dokument var som helst, oavsett var de lagras eller i vilket format. Dessutom automatiserar M-Files arbetsflöden för dokument och gör det enklare att hantera dokumentens livscykel.

Konvertera papper till digitala filer

M-Files Med OCR-funktioner (Optical Character Recognition) kan du söka och hämta information från skannade dokument, vilket gör det enklare att organisera, lagra, hantera och hämta dem.

Spara och hämta dokument snabbare

M-Files organiserar dokument med en mapplös lösning som backas upp av robust automatisering. I M-Files är varje dokument taggat med metadata om vad som finns i dokumentet, vem som skapade det, vem som behöver se det och mycket annan viktig information. För att hitta en fil behöver du inte längre veta var den lagrades. Istället kan du ange några detaljer om dokumentet i sökfältet på M-Files och få tillgång till din information med bara några klick.

Eliminera datasilos

M-FilesDen AI-drivna tekniken hittar och kopplar samman dokument som finns i hela organisationen i olika system, arkiv, nätverksmappar, plattformar, applikationer och enheter. I stället för att flytta alla dessa dokument till ett centralt arkiv lämnar M-Files varje dokument på sin plats samtidigt som det ger en samlad bild av all information inom organisationen. Som ett resultat kan du enkelt bryta ner informationssilos och få tillgång till alla dokument på några sekunder.

Håll dokumenten säkra

M-Files ger automatiserade, rollbaserade användarrättigheter som gör det enkelt att kontrollera vem som har tillgång till filer. Behörigheterna ändras automatiskt när det sker förändringar i organisationen eller arbetsgrupperna.

Undvik huvudvärk vid versionshantering

M-Files' papperslösa DMS-programvara behåller en slutgiltig version av varje dokument, så du behöver aldrig oroa dig för att flera versioner skickas fram och tillbaka via e-post. För att samarbeta om en fil delar du helt enkelt en länk till den auktoritativa versionen med kollegor, kunder och partners. Flera användare kan redigera och granska dokument samtidigt.

Integrera M-Files med dina favoritverktyg

M-Files integreras enkelt med de flesta vanliga affärsapplikationer och produktivitetslösningar. Det innebär att dina medarbetare kan dra nytta av M-Files:s funktioner för papperslös dokumenthantering utan att behöva lära sig ett nytt verktyg eller logga in på en ny plattform. Från Microsoft 365, SharePoint och Teams till Salesforce och Google Workspace, M-Files kan du komma åt dina dokument med de program du använder varje dag.

Dessutom integrerar M-Files data i alla dina system för att eliminera datasilos. Oavsett om dina dokument lagras i nätverksmappar, äldre ECM-lösningar eller på enskilda enheter får du en samlad bild av ditt innehåll som gör det enklare att organisera, hantera och säkra ditt papperslösa kontor.

Fördel-Eliminera informationskaos

Hur kan M-Files skapa effektivitet i ditt företag?

Snabbare sökning

Vad du behöver, när du behöver det. Det är så M-Files fungerar. Snabbt, enkelt och intuitivt.

Läs mer

Kännedom

Du kan använda dina dagliga favoritverktyg, t.ex. MS Teams eller Salesforce, för att hantera dina dokument.

Läs mer

Enkelt samarbete

Dela innehåll på ett säkert sätt och var med och skapa dokument samtidigt - var du än arbetar.

Läs mer

Effektiviserat dagligt arbete

Låt M-Files föreslå taggar för dina dokument och lägg till arbetsflöden för snabbare bearbetning.

Läs mer

Fördelar - Minska affärsriskerna - 800

Varför välja M-Files?

M-Files är valet för tusentals organisationer i mer än 100 länder runt om i världen. Med M-Files får du alla fördelar med smart automatiserad informationshantering från dag ett, utan huvudvärken av ett kostsamt och tidskrävande datamigreringsprojekt. M-Files automatiserar dina dokumenttunga arbetsflöden på ett enkelt och effektivt sätt så att din information kan arbeta för dig snarare än tvärtom. Från enkla användningsfall för dokumenthantering till sofistikerad automatisering av arbetsflöden, M-Files stöder dina affärsprocesser och låter dig få ut mer värde av dina investeringar i information.