Arkivhantering
Förbättra arkivhanteringen med automatisering
Affärsdokumentation spelar en viktig roll när det gäller att dokumentera organisatoriska aktiviteter. Från finansiella poster till kontrakt och korrespondens är poster vanligtvis information som måste behållas under en period för att uppfylla juridiska, finansiella, reglerande eller organisatoriska policykrav.
Effektiv dokumenthantering säkerställer att information är lättillgänglig, säker och begränsad till behöriga användare. Men eftersom volymen av en organisations register växer exponentiellt i dagens datadrivna affärsmiljö kan det bli en betydande utmaning att hantera dessa register på ett effektivt sätt.
M-Files automatiserar dokumenthanteringen för att säkerställa god förvaltning, förenkla efterlevnaden, öka effektiviteten och frigöra administratörer för att utföra mer värdeskapande uppgifter.
Fördelar och möjligheter med M-Files lösning för arkivhantering
M-Files erbjuder en heltäckande lösning för arkivhantering som ger organisationer flera fördelar och möjligheter:
- Förbättrad effektivitet: Automatisera arkivhanteringsprocesserna, minska de manuella uppgifterna och frigör tid för mer värdeskapande aktiviteter.
- Förbättrad efterlevnad: Hjälper organisationer att uppfylla juridiska, ekonomiska och regulatoriska krav genom att automatiskt upptäcka och hantera känslig information.
- Ökad säkerhet: Används kryptering i företagsklass och dynamiska behörigheter för att säkerställa att endast behöriga användare kan komma åt, redigera eller dela poster.
- Effektiviserade arbetsflöden: Automatiserar arbetsflöden för dokument, vilket säkerställer att dokument hanteras konsekvent och effektivt.
- Bättre tillgänglighet: Ger en 360° vy av dokumenten, vilket gör det enkelt att hitta och komma åt dokument från vilken enhet som helst, när som helst.
Viktiga funktioner i M-Files plattform för intelligent informationshantering
- Automatiserad övervakning: Övervakar intrång eller obehöriga ändringar i register och genererar resultatrapporter.
- Taggning av metadata: Använder AI för att föreslå metadataegenskaper, vilket gör det lättare att hitta och organisera dokument.
- Upptäckt av dubbletter: Identifierar och flaggar duplicerade dokument för att undvika redundans.
- Hantering av livscykeln: Automatiserar livscykeln för poster från skapande till borttagning, inklusive flaggning av poster för borttagning.
- Integration: Ansluts till olika affärsplattformar och arkiv, vilket gör att dokumenten kan ligga kvar i sina ursprungliga system samtidigt som de hanteras centralt.
M-FilesDen intelligenta plattformen för informationshantering säkerställer att dokumentationen är säker, lättillgänglig och hanteras effektivt, vilket hjälper organisationer att förbättra produktiviteten och efterlevnaden.
Hur automatisering kan förenkla arkivhanteringen
Genom att automatisera dokumenthanteringen med en lösning som M-Files kan företag uppnå flera viktiga mål.
Upptäckt av PII
Filer som innehåller personligt identifierbar information är föremål för många juridiska och regulatoriska krav. Genom att automatiskt söka igenom alla arkiv och äldre mappar kan M-Files identifiera och flagga dokument som innehåller känslig information, vilket bidrar till att förbättra efterlevnaden och minska riskerna.
Övervakning av ovanlig aktivitet
M-Files kan automatiskt övervaka intrång eller obehöriga ändringar i ett register. M-Files säkrar också register med anpassade behörighetsregler som gör det lättare att förhindra ett potentiellt intrång.
Övervakning av prestanda
M-Files kan automatisera övervakning och rapportering av arkivhanteringsaktiviteter under dokumentens hela livscykel. Rapporter kan genereras automatiskt för att visa vilka dokument som har kasserats och var andra dokument befinner sig i sin livscykel.
Hitta och ta bort onödigt innehåll
M-Files kan hjälpa till att eliminera triviala data genom att upptäcka vilken information som är viktig och vilken som inte är det. M-Files kan också upptäcka och meddela användare när ett dokument som är på väg att läggas till i ett IT-system är en kopia av något som redan finns lagrat.
Radering av onödiga filer
M-Files kan flagga poster för borttagning för manuell granskning eller automatiskt ta bort poster baserat på ett fördefinierat livscykelarbetsflöde.
Tagga filer med metadata
M-FilesAI-teknik kan analysera dokument och föreslå metadataegenskaper, vilket gör det lättare att hitta och organisera filer.
Ta itu med utmaningar med arkivhantering
Läs om hur organisationer kan centralisera register
M-Files: Intelligent informationshantering
M-Files erbjuder en lösning som löser alla utmaningar inom arkivhantering för företag och myndigheter. M-Files hjälper företag att skapa smarta kopplingar mellan olika delar av verksamheten och automatisera kritiska processer samtidigt som informationen är säker och kontrollerad.
M-FilesDet AI-drivna systemet kopplar samman alla dokument och all information på alla affärsplattformar och i alla arkiv i organisationen och analyserar dem sedan för att placera dem i ett sammanhang. Med M-Files behöver dokument inte migreras till ett centralt arkiv. Istället kan de fortsätta att leva i det system där de skapades eller ursprungligen lagrades - nätverksmappar, SharePoint, ECM-system, CRM -plattformar, fildelningstjänster och andra affärsplattformar och applikationer.
För att göra det enkelt att visualisera och hitta innehåll i dessa olika system organiserar M-Files dokument efter "vad" de är snarare än "var" de lagras. M-Files taggar varje dokument med metadata som identifierar all relevant information om det. Metadata kan innehålla information om typen av dokument, författaren och den kund eller det projekt som dokumentet avser. Det kan också innehålla datum, fakturanummer och annan identifierande information, samt detaljer om det arbetsflöde som dokumentet är en del av.
Förutom att göra det enklare att snabbt hitta och lagra dokument, automatiserar M-Files många aspekter av arbetet med dokument för att förbättra effektiviteten, noggrannheten och säkerheten i dokumenthanteringen.
M-Files Fördelar
M-Files erbjuder betydande fördelar för administratörer som övervakar arkivhanteringen.
Registren är lättare att hitta
Med M-Files får administratörerna en 360-gradersvy över register och innehåll och kan enkelt hitta alla dokument, oavsett var de finns i en IT-miljö.
Inga fler dubbletter eller flera versioner
M-Files behåller bara en slutgiltig kopia av varje dokument, som användarna kan komma åt via en länk. På så sätt behöver användarna inte längre lagra dubbla dokument på sina personliga hårddiskar eller enheter, och man undviker de problem med versionshantering som uppstår när användarna skickar bilagor via e-post fram och tillbaka.
Få tillgång till alla filer, när som helst, på alla enheter
Med M-Files är dokumenten alltid tillgängliga för behöriga användare via M-Files :s skrivbords-, webb- eller mobilklient. Anställda som inte är på kontoret eller arbetar på distans har alltid tillgång till de register de behöver för att kunna utföra sitt arbete.
Effektivisera efterlevnaden
Genom att automatisera arbetsflöden för dokument och tillhandahålla en fullständig verifieringskedja för åtkomst till och ändringar i dokument förenklar M-Files avsevärt arbetet med att hantera datastyrning och efterlevnad av policyer och bestämmelser.
Anslut alla data
M-Files gör det enkelt att koppla samman data i olika system och silos. M-Files kan till och med krypa igenom äldre system och arkiv för att hitta och lyfta upp viktiga dokument.
Håll register säkra och skyddade
M-FilesDet intelligenta datahanteringssystemet skyddar register med kryptering i företagsklass och använder dynamiska behörigheter för att säkerställa att endast rätt personer kan visa, redigera och dela information.
Effektivisera arbetsflöden med automatisering
M-Files M-Files använder en dokuments metadata för att styra filen genom varje steg i ett arbetsflöde, automatiskt dirigera den till rätt personer vid rätt tidpunkt och följa upp med påminnelser om uppgifter som ska slutföras. Dokumentets metadata uppdateras automatiskt när det rör sig genom varje steg i arbetsflödet, och administratörer kan få varningar när det finns problem eller potentiella flaskhalsar som måste lösas.
M-FilesAutomatisering av arbetsflöden bidrar till att säkerställa att processerna utförs korrekt varje gång och att dokumenten hanteras på ett sätt som överensstämmer med företagets policy och lagstadgade krav. M-Files kan till och med ersätta punktlösningar som programvara för avtalshantering genom att automatisera upprättande, granskning, godkännande och undertecknande av avtal.
Hur M-Files möjliggör effektivitet för ditt företag
Snabbare sökning
Vad du behöver, när du behöver det. Det är så M-Files fungerar. Snabbt, enkelt och intuitivt.
Kännedom
Du kan använda dina dagliga favoritverktyg, t.ex. MS Teams eller Salesforce, för att hantera dina dokument.
Enkelt samarbete
Dela innehåll på ett säkert sätt och var med och skapa dokument samtidigt - var du än arbetar.
Effektiviserat dagligt arbete
Låt M-Files föreslå taggar för dina dokument och lägg till arbetsflöden för snabbare bearbetning.
Varför välja M-Files för arkivhantering?
Tusentals organisationer i mer än 100 länder förlitar sig på M-Files för en effektiv och ändamålsenlig hantering av register, dokument och information. M-Files erbjuder fördelarna med intelligent och automatiserad registerhantering redan från början, utan de kostnader och risker som en långvarig datamigrering innebär.
M-Files är en mycket anpassningsbar plattform för hantering av företagsdata som kan anpassas för olika användningsområden. Med standardintegrationer och API:er integreras M-Files sömlöst med befintlig teknik. Medarbetarna kan utnyttja M-Fileskraftfulla funktioner direkt i sina dagliga verktyg som Microsoft Teams, Office 365, Google Workspace och Salesforce.
Oavsett om M-Files distribueras i molnet, lokalt eller som en hybridlösning, erbjuder den ett omfattande utbud av funktioner och möjligheter. Den stöder allt från grundläggande elektroniska dokument- och registerhanteringssystem (EDRMS) till avancerade lösningar för automatisering av arbetsflöden, vilket hjälper företag att maximera värdet av sin information och sina register.
Se hur M-Files fungerar
Boka en demo för att lära dig mer om förenklad sökning, automatiska arbetsflöden, intuitiva användargränssnitt och inbyggda integrationer med befintliga applikationer och filsystem.
