Lösningar för riskhantering
Riskhanteringslösningar måste skydda dokument
Information är livsviktig för alla organisationer idag, men den utgör också en stor risk. En stor del av företagets känsligaste information finns i dokument som medarbetarna måste lagra, bearbeta, hantera och dela med sig av varje dag. Eftersom cyberattackerna blir allt fler och mer sofistikerade behöver företagen kraftfulla riskhanteringslösningar för dokument som kan hjälpa till att minimera risken för externa och interna hot samt felaktig hantering av värdefulla dokument och känsliga data.
M-Files kan hjälpa till. Som nästa generations plattform för intelligent informationshantering tillhandahåller M-Files AI-aktiverad teknik för dokumentkontroll som gör det enklare att hantera dokument effektivt, säkerställa efterlevnad av policyer och regler och hålla känslig information i dokument säker och kontrollerad.
Få omedelbar tillgång till den information du behöver
Se hur M-Files erbjuder ett smartare sätt att hantera dokument, e-postmeddelanden och allt annat innehåll, från skapande till bortskaffande.
Tre nycklar till riskminimering genom förbättrad dokumentsäkerhet
När företag överväger lösningar för riskhantering måste de välja teknik som kan hjälpa till att hantera tre kritiska uppgifter relaterade till dokumentsäkerhet.
Säkerställa synlighet
Det är svårt för en organisation att skydda sin information om den inte vet exakt vad den har, var den finns, vem som använder den och vilka risker den utgör. Många företag hindras fortfarande av segregerade system som skapar datasilos och begränsar insynen. Riskhanteringslösningar måste ge tydlig insyn i alla data och dokument i en IT-miljö.
Behålla kontrollen
Att kontrollera hur medarbetarna kommer åt och använder information är en viktig del av alla riskhanteringslösningar. Anställda skapar, delar, bearbetar, lagrar och hanterar otaliga dokument, varav många innehåller känslig information. Riskhanteringslösningar för företag hjälper till genom att upprätthålla kontrollen över hur dokument skapas, lagras, arkiveras och hanteras under hela deras livscykel. Det är viktigt att kontrollera vem som har tillgång till dokumenten och att spåra hur dokumenten har öppnats och ändrats.
Bevara flexibiliteten
Branscher och marknader utvecklas ständigt, så organisationer behöver riskhanteringslösningar som är flexibla. Rätt teknik bör enkelt kunna justera behörigheter och informationsåtkomst när personalförändringar sker eller nya regler införs.
Minimera riskerna med M-Files
M-Files tillhandahåller en plattform som samtidigt kan fungera som ett system för innehållshantering, en lösning för hantering av efterlevnad och en programvara för dokumentkontroll. M-Files ger insyn, kontroll och flexibilitet och har alla funktioner som krävs för en överlägsen lösning för riskhantering av dokument.
M-Files ger större synlighet för innehållet genom att använda ett annat sätt att lagra och organisera dokument. I stället för att kräva en kostsam datamigrering till ett centralt arkiv skapar M-Files kopplingar till dokument var de än finns i organisationen - i SharePoint, i nätverksmappar, i CRM -system, i fildelningstjänster eller i andra affärsapplikationer, plattformar och system. M-FilesAI-teknik analyserar automatiskt alla filer och taggar dem med metadata som beskriver vad de är, vem som skapade dem och vilket arbetsflöde de ingår i. Genom att organisera filer baserat på metadata - snarare än på platser i ett traditionellt mappsystem - gör M-Files det enkelt för medarbetarna att få tillgång till sina data på några sekunder, eftersom de inte längre behöver komma ihåg var ett dokument är lagrat eller hur det är namngivet.
Resultatet blir att M-Files ger en enhetlig bild av alla dokument inom en organisation. Automatiserade arbetsflöden ger ökad kontroll och effektivitet, medan M-Files:s metadatadrivna metod ger enastående flexibilitet för att skapa och lagra filer i alla system och IT-miljöer utan att skapa datasilos.
M-Fileslösningar för riskhantering
M-Files bidrar till att minimera risken i samband med dokument på flera sätt.
Kontroll av efterlevnad
M-Files säkerställer efterlevnad av företagets riktlinjer och myndighetskrav genom att förlita sig på automatiserade arbetsflöden. Dessa arbetsflöden minskar den mänskliga faktorn och säkerställer att varje dokument hanteras på ett säkert, korrekt och ändamålsenligt sätt. Denna funktionalitet gör M-Files till en särskilt värdefull lösning för att hantera juridiska dokument och upprätthålla efterlevnad i olika branscher.
Snabb och effektiv sökning och hämtning
Dokument spelar en avgörande roll i den operativa tillsynen och riskhanteringen. M-Files gör det enkelt för medarbetarna att snabbt hitta alla dokument genom att skriva in några nyckelord i sökfältet. De dokument de behöver är bara några klick bort, vilket bidrar till att påskynda processer och minska tiden som läggs på att söka.
En vy över allt innehåll
Att skydda och bedöma risken med dokument som man inte kan se eller inte känner till är omöjligt. M-Files ger full insyn i alla dokument och allt innehåll inom en organisation, vilket gör det lättare att förstå var riskerna finns. Denna insyn ger företag möjlighet att vidta åtgärder och hantera risker mer effektivt.
Enkel versionskontroll
När medarbetare samarbetar genom att mejla flera versioner av ett dokument kan det bli svårt att avgöra vilken version som är den korrekta och mest aktuella. M-Files löser detta problem genom att lagra en enda, auktoritativ kopia av varje dokument. Medarbetarna kan redigera dokumentet samtidigt och M-Files sparar en historik över alla ändringar, vilket gör att dokumentet kan återställas till en tidigare version vid behov.
Hur M-Files håller dina dokument säkra
Säkerhet är en viktig komponent i lösningar för riskhantering av dokument. M-Files tillhandahåller dokumentsäkerhetssystem med funktioner i företagsklass som håller dokument säkra och kontrollerade. Varje dokument skyddas av kryptering under transport och i vila. Metadatadrivna behörigheter styr vem som kan komma åt, läsa, redigera, radera eller ändra ett dokument baserat på filtyp och vissa metadataegenskaper. Behörigheterna kan justeras automatiskt när anställda lämnar företaget eller byter tjänst. Och en automatisk verifieringskedja håller ständigt reda på när dokument redigeras och vem som har gjort ändringarna.
Hur M-Files möjliggör effektivitet för ditt företag
Snabbare sökning
Vad du behöver, när du behöver det. Det är så M-Files fungerar. Snabbt, enkelt och intuitivt.
Kännedom
Du kan använda dina dagliga favoritverktyg, t.ex. MS Teams eller Salesforce, för att hantera dina dokument.
Enkelt samarbete
Dela innehåll på ett säkert sätt och var med och skapa dokument samtidigt - var du än arbetar.
Effektiviserat dagligt arbete
Låt M-Files föreslå taggar för dina dokument och lägg till arbetsflöden för snabbare bearbetning.
Varför välja M-Files Solutions för riskhantering?
M-Files tillhandahåller en intelligent plattform för informationshantering som förbättrar affärsresultaten genom att göra det lättare att hitta och använda information på ett effektivt sätt. Med M-Files kan organisationer öka produktiviteten hos sina kunskapsarbetare, förbättra samarbetet, säkerställa affärskontinuitet och leverera en sömlös digital upplevelse samtidigt som affärsriskerna minskar.
M-Files integreras enkelt med befintlig teknik, vilket säkerställer att innehåll och dokument i alla system enkelt kan upptäckas och nås. M-Files låter också medarbetarna använda sina välbekanta verktyg som Microsoft Teams eller Google Workspace för att komma åt sina dokument med hjälp av M-Files teknik. Eftersom M-Files är en mycket konfigurerbar plattform kan den enkelt anpassas för att uppfylla behoven i specifika användningsfall. Lösningsmallar och tillägg från tredje part hjälper företag att öka värdet av sina implementeringar av M-Files genom att lägga till ytterligare funktioner och starta initiativ för informationshantering.
Idag förlitar sig tusentals företag i mer än 100 länder över hela världen på M-Files för att hantera affärsinformation mer effektivt.
Se hur M-Files fungerar
Boka en demo för att lära dig mer om förenklad sökning, automatiska arbetsflöden, intuitiva användargränssnitt och inbyggda integrationer med befintliga applikationer och filsystem.
