Vårt sätt att hantera information påverkas självklart av det som händer omkring oss. Efter en pandemi där många arbetat utanför den ordinarie arbetsplatsen har flexibilitet och säkerhet blivit avgörande framgångsfaktorer. Och nu när medarbetarna ofta fortsätter att utföra delar av arbetet på distans ökar kraven på hur vi hanterar information.

Anders Edlund, nordisk säljchef på M-Files, blickar framåt och förutspår några trender som kommer att prägla utvecklingen inom informationshantering det närmaste året.

Vassare B2B-lösningar

Det kommer att krävas en snabbare anpassning till användarnas nya behov och krav. I det ingår konsumentanpassning av B2B-programvara och mer personliga användarupplevelser. De flesta B2B-mjukvarulösningar släpar efter när användarna jämför upplevelsen med det man använder privat. I dag förväntar sig allt fler användare en minst lika bra upplevelse på jobbet som i hemmet, och fler företag kommer att behöva börja utveckla sina lösningar för att möta dessa förväntningar. För att nå hela vägen krävs intuitiva lösningar med användarvänliga gränssnitt som inte kräver stora utbildningsinsatser.

AI som ger bättre sökresultat

Inom informationshantering har AI främst använts för att förstå innehåll och användarbeteenden – för att sedan klassificera dokument och extrahera information. Den naturliga utvecklingen är att börja använda AI för att förutse en användares behov och tillhandahålla relevant innehåll på samma sätt som exempelvis Spotify, Amazon och LinkedIn.

Att söka efter innehåll kommer därför att gå från att bara hitta dokument som har en specifik textsträng till sökmotor-liknande resultat och svar utifrån vad man letar efter. Företag kommer också att kunna börja ge bättre och mer relevanta innehållsrekommendationer baserade på vem du är och den uppgift du vill utföra.

Säkerhet som bygger på Zero Trust

Säkerhetsmodeller som bygger på så kallad Zero Trust kommer att bli normen inom dokumenthantering. Historiskt har företag ofta haft fokus på fysisk nätverkssäkerhet, autentisering och åtkomstkontroller på domännivå. Men nu ser vi en utveckling där medarbetare, applikationer, enheter och data inte längre är begränsade till kontor – de finns överallt. Därför blir det särskilt viktigt att säkerställa att den person som arbetar i systemen verkligen är den de utger sig att vara.

Med lösningar som bygger på Zero Trust kan man på ett effektivt och enkelt sätt ge tillgång enbart till de resurser som varje användare ska ha. Företag kommer också att behöva anpassa sig till strängare säkerhetskrav på ett sätt som inte påverkar produktiviteten. Här handlar det också om att de flesta databrotten och informationsläckorna kan härledas till den egna organisationen snarare än externa inkräktare.

När dessa tre trender slår igenom ökar förutsättningarna för en informationshantering som är både säkrare och mer flexibel. Och det i sin tur ger bättre förutsättningar att hantera osäkerhet och snabba förändringar i framtiden. Svaret ligger inte i att tillhandahålla ny mjukvara utan snarare erbjuda en plattform som kan integrera all programvara för att i framtiden kunna förändra och skala organisationens IT-miljö. Det är något vi vet behöver göras om och om igen.

Anders Edlund, nordisk säljchef på M-Files