Experter har länge sagt att distansarbete, alltså att arbeta hemifrån, skulle vara “framtidens våg”. Få kunde dock ha förutspått att vågen skulle slå så snabbt som den gjorde och att det skulle bli det “nya normala”.

I en nyligen genomförd studie uppgav ungefär 20 % att de arbetade hemifrån innan COVID-19 bröt ut. I slutet av 2021 rapporterades att 71 % av arbetstagarna arbetade hemifrån. Av de uppgav 54 % att de skulle föredra att fortsätta arbeta på distans efter att pandemin har gått tillbaka till endemisk nivå. För de flesta företagen innebär detta paradigmskifte en utmaning när det kommer till att bygga upp en ny teknisk infrastruktur som på ett jämnt sätt underlättar för minst tre arbetsformer, nämligen kontors-, hybrid- och distansarbete.

Den roll som plattformar för informationshantering spelar, där en ny normal känsla av samarbete och kommunikation främjas, är av central betydelse – särskilt för företag med anställda som är spridda över avlägsna länder och tidszoner. Steve Jobs sade en gång: “Stora saker i näringslivet görs aldrig av en person, utan av en grupp av människor.” Men för att göra “stora saker” behöver en organisation “större” verktyg för kommunikation och samarbete.

Att möta utmaningen “var som helst, när som helst”.

I takt med att amerikanska arbetstagare fortsätter att sprida ut sig i distansgrupper kan vikten och värdet av projektsamarbete inte överskattas. Kunskapsarbetare måste kunna arbeta tillsammans var som helst, när som helst och från vilken enhet som helst. I en Gartner-studie från 2021 uppskattades att nästan 80 % av arbetstagarna använde samarbetsverktyg; en ökning med mer än 40 % sedan första kvartalet 2020.

Tillsammans med denna förändring kom nya skrämmande utmaningar. Arbetstagare rapporterade till exempel att de inte kunde få tillgång till viktiga dokument på grund av brist på samarbetssystem och tillgängliga dokumenthanteringssystem. Det var inte bara arbetstagarna som var utspridda, utan även deras dokument och data. Eller ännu värre, arbetstagarna använde felaktiga versioner av dokument som ofta kunde gå förlorade i ett myller av e-postbilagor.

Att hantera frustration kopplat till samarbete

Hur kan företag som arbetar framåtsträvande ta itu med dessa utmaningar och få ut det bästa av sina medarbetare på kontoret och på distans? Svaret börjar med en förstklassig plattform för informationshantering.

Arbetarna måste få kunna dela information enkelt och säkert såväl som möjligheten att kunna samarbeta produktivare. Det är inte möjligt om viktig information fortfarande är instängd i avskilda databaser eller i en hårddisk på ett kontor någonstans.

De goda nyheterna? Lösningar för dokumenthantering som M-Files möter och besegrar de nya normala utmaningarna som distansarbetare möter. Oavsett var eller vad ditt team fokuserar sina resurser och sin tid på lagras all viktig data i ett centraliserat arkiv så att alla har tillgång till exakt det de behöver. Resultatet? Förbättrad kommunikation med både kunder och varandra.

Att hålla kunder informerade

Att sätta den digitala upplevelsen först har länge gett organisationer möjlighet att skapa mer personliga kundupplevelser. Om en kund exempelvis behöver ett dokument måste ditt team ha ett effektiviserat system som gör det enkelt och säkert att hämta det. Lösningar som M-Files minskar problemen på dessa områden genom att göra innehållet tillgängligt både internt och externt, men bara för dem som behöver tillgång.  Framsteg som dessa är i slutändan anledningen till att samarbeten mellan parter har fortsatt att öka under de senaste två åren, detta trots de massiva störningar som COVID-19 medförde. Om man ger människor resurserna de behöver för att kunna prestera på bästa sätt kommer de att göra det.

Om du vill veta hur din organisation kan ta samarbete till nästa nivå och uppnå en upp till 270%  avkastning på investeringen, kontakta en av våra experter på M-Files redan idag.